О компании

ООО «Лидер» занимается оптовой торговлей и снабжением непродовольственными товарами предприятий ресторанного и гостиничного бизнеса, а также государственных учреждений. На сегодняшний день московская компания имеет более 18 000 организаций- заказчиков и развивается семимильными шагами.

Чтобы быть всегда в процессе и не упускать возможности из-за наплыва заказов фирма обратилась к нам за настройкой портала Битрикс24. Конкретно им нужна была лицензия на интернет-магазин+CRM.

Количество офисов: 1

Тип лицензии Битрикс24: Интернет-магазин + CRM

План работы

• Создать структуру и пригласить сотрудников

• Провести настройки CRM

• Настроить воронки лидов, одно направление сделок, процесс согласования и хранения договоров, а также начальную автоматизация к ним

• Подключить почту

• Установить виджет на сайт и сделать интеграцию с Телеграм-ботом

• Провести обучение для сотрудников и руководителей основным функциям Битрикс24 и реализованного функционала

Выполненные задачи

Настройка CRM

В процессе работы мы настроили стадии лидов в следующем виде: Холодный обзвон, Не распределено, Взять в работу, В работе, Встреча, Доработка, Завершение обработки, Сконвертирован, Отказался сотрудничать

А также стадии направления сделок: Создание заказа, Отправлен счет, Реализация.Отправка, Сделка успешна, Счет не оплачен, Другие варианты.

Такая система стадий удобна для оптимизации рабочего процесса и помогает отследить процесс на любом уровне. А также помогает систематизировать лиды и сделки.

Следующим шагом мы настроили поля в сущностях CRM: О лиде, Комментарий, Причины отказа, Количество циклов на менеджере.

И поля в компании: О компании, Отсрочка (дней).

Это поможет сотрудникам быстро и удобно работать с клиентами, информация о которых фактически всегда будет у них под рукой. Доступность материалов для работы сотрудников важный нюанс, в том числе от которого зависит эффективность и скорость выполнения задач.

Далее мы создали смарт-процесс Договор со следующими параметрами: Подготовка документов → Документы отправлены → Договор подписан → Подписание отклонено

Смарт-процесс – это настраиваемый тип элемента в CRM. Если раньше нужно было адаптировать сделки, лиды или предложения под внутренние процессы компании, то теперь можно самостоятельно создать собственные сценарии работы.

Данный процесс включает в себя соответствующие поля: Основная информация, Клиент, Договор, Приложения, Отсрочка (дней), Ответственный, Количество циклов на менеджере.

Следующий пункт нашей работы – автоматизация.

Настройка автоматизации

Это не просто бизнес-процесс, это мастхев для сотрудников организации. Автоматизация стократно облегчает рутинные задачи в работе с клиентами. Также функция является отличным помощником для руководителя, который принимает решения или контролирует выбор менеджера в процессе продаж.

Ниже опишем подробнее некоторые аспекты автоматизации:

• Процесс при стадии Отказался сотрудничать

При перемещении сделки в Отказался сотрудничать запускается процесс, в ходе которого непосредственному руководителю поступает запрос на утверждение с текстом:

Необходимо утвердить перенос лида в стадию Отказался сотрудничать.

1. В случае утверждения ответственному отправляется уведомление с текстом: Перенос утвержден 

2. В случае отклонения стадия меняется на Доработка, а ответственному приходит уведомление с текстом: Перенос отклонен

Этот процесс отличный инструмент контроля для руководителя. Благодаря ему можно отслеживать действительно ли клиент отказался сотрудничать и больше не осталось путей развития клиентских отношений или сотрудник решил проявить халатность.

• Процесс при стадии Продажи/Другие варианты (закрытие сделки)

При перемещении сделки на стадию Продажи/Другие варианты непосредственному руководителю поступает запрос на утверждение с текстом:

Необходимо утвердить перенос сделки в стадию Продажи/Другие варианты.

1. В случае утверждения ответственному отправляется уведомление с текстом: Перенос утвержден 

2. В случае отклонения стадия переходит на Отправлен счет, ответственный получает уведомление с текстом: Перенос отклонен

Польза процесса аналогична процессу, описанному выше. Руководитель может проверить получилось ли прийти к договоренностям с клиентом или его еще стоит проработать.

• Процесс для согласования пропуска встречи

Этот процесс активируется вручную менеджером. При запуске процесса у менеджера запрашивается заполнение поля Причина со следующими вариантами:

1. Перенос на другую дату

2. Другое

Далее схема та же, как и в предыдущих двух процессах.

Благодаря этому процессу руководитель может проверить и проконтролировать по какой причине будет пропущена встреча. Соответственно, если причина удовлетворительна, согласовывается перенос даты.

• Передача лида после 3х циклов

Тут тоже все просто. На стадии лида Доработка, если поле лида Количество циклов на менеджере более трех, ответственный меняется на следующего в соответствии с глобальной константой Ротация менеджеров и устанавливается значение поля Количество циклов на менеджере 0. В остальных случаях значение поля Количество циклов на менеджере на увеличивается на +1.

Далее запускается таймер на 4 рабочих дня, по истечении которого стадия лида меняется на В работе.

Благодаря этому бизнес-процессу в автоматическом режиме распределяется нагрузка по менеджерам. Однозначно отличное решение, если в компании большие количество сотрудников и поток новых клиентов.

• Передача договоров после 3х циклов

На стадии Документы отправлены в смарт-процессе Договор настроена следующая функция: в 10:00 каждого рабочего дня отправляется уведомление с текстом:

Проверьте статус подписания договора в течении 2 циклов.

Через 3 дня после перехода на стадию специалисту приходит уведомление с текстом:

Договор не подписан в течении 3 дней. Переместите договор в статус Повторный контакт и свяжитесь повторно.

На стадии Повторный контакт, если поле элемента Количество циклов на менеджере более 3, происходит ситуация аналогичная предыдущей стадии.

Далее планируется звонок на текущее время.

Процесс автоматизации разгружает и без того загруженного менеджера тем, что проверяет за менеджера подписали договор или нет, чтобы он мог не держать на контроле, а заниматься своими делами.

• Таймер контроля срока выставленного счета

Мы настроили функцию, которая при переводе сделки на стадию Счет запускает таймер в 1 рабочий день. По истечении времени менеджеру приходит уведомление с текстом

Проверьте статус оплаты счета. Если не оплачен, выставьте новый.

Польза - напоминание об оплате. Не редки ситуация, когда сотрудник отправил счет и забыл. Так как все люди взрослые и ответственные, конечно же, рассчитываешь, что оплата пройдет в оговоренные сроки. Но, увы и ах, не всегда все выполняется четко. Чтобы не упустить момент, когда клиент не уложился с оплатой в срок - поможет этот инструмент.

• Таймер контроля оплаты по счету с отсрочкой

Работу над сделкой на стадии Продажи/Реализация. Отправка мы настроили следующим образом:

Если поле Компания/Отсрочка больше 0, запускается таймер на 1 день. Если указанная дата является выходным/праздником, то таймер автоматически корректируется на ближайший предшествующий рабочий день.

После истечения таймера отправляется уведомление менеджеру с текстом

До окончания отсрочки остался 1 день и таймер перезапускается на 1 рабочий день.

После истечения времени поступают уведомления менеджеру и непосредственному руководителю с текстом

Срок отсрочки оплаты истек. Примите меры.

Далее запустится цикличный таймер на 1 рабочий день, после истечения которого менеджеру отправится уведомление с текстом:

Сделка не оплачена. Примите меры.

Эта автоматизация, для клиентов, с которыми договорились об отсроченной оплате. Она поможет не забыть о том, что у вашей компании есть клиент - должник и, когда подойдет срок, напомнит менеджеру, что пришло время собирать дань.

Таким образом автоматизация некоторых бизнес-процессов - это мастхев как для менеджеров, так и для руководителя. Первому облегчает рутинную работу и помогает ничего не упустить, а второму проконтролировать работу своих сотрудников и быть в курсе происходящего.

Настройка сквозной аналитики

Следующим шагом мы настроили виджеты с чатом для стороннего сайта, который функционирует с 9:00 до 18:00. Также сделали интеграцию с телеграмм-аккаунтом фирмы.

Настройка Unisender

Какая же работа без почты? Мы подключили к порталу клиента удобный сервис email рассылок Unisender. Он помогает создать нужные формат и оформление письма, позволяет смотреть статистику и дает большое количество удобных рабочих инструментов в почте.

Обучение

Конечно же, немаловажная часть внедрения портала – обучение. Мы провели 2 масштабных урока для руководителей и менеджеров. Наши специалисты в мельчайших деталях, подробно рассказали о функционале и объяснили работу с ним. Нам важно, чтобы сотрудникам клиентов нашей компании было работать просто и комфортно.

Результат

С ООО «Лидер» мы начали сотрудничество в 2022 году. Клиент доволен проделанной нами работой и планирует дальше осуществлять партнёрство. А мы всегда рады помочь.

Хотите обсудить ваш проект? Звоните по номеру +7 (495) 118-39-18  или закажите обратный звонок, чтобы получить бесплатную консультацию.

Заказать обратный звонок