Описание проекта
- Комплексное сопровождение и поддержка портала Битрикс24 для стабильной и эффективной работы.
- Оперативное решение возникающих технических и функциональных вопросов, адаптация системы под бизнес-процессы клиента.
- Постоянное взаимодействие с пользователями: обучение, консультации и оптимизация работы портала для повышения продуктивности команды.
О компании
Складное место — это российская компания, специализирующаяся на предоставлении в аренду складских контейнеров в Москве и Московской области. Организация предлагает клиентам широкий выбор контейнеров различного размера и назначения, обеспечивая удобные и безопасные условия для хранения имущества.
На сегодняшний день Складное место располагает более чем 20 площадками по всей Москве, предлагая более 1 200 контейнеров различного размера — от небольших кладовок площадью 3,5 м² до просторных 40‑футовых контейнеров объёмом 76 м³. Каждый контейнер оснащён освещением, розетками на 220 В и системой вентиляции, что обеспечивает комфортные условия для хранения.
Клиенты компании ценят круглосуточный доступ к своим контейнерам, высокий уровень безопасности благодаря видеонаблюдению и охране, а также удобство подъезда для любого вида транспорта, включая фуры. Дополнительным преимуществом является возможность дистанционного оформления аренды и гибкие условия оплаты.
Среди клиентов Складного места — предприниматели, использующие контейнеры для хранения товаров, торгующих на маркетплейсах, а также частные лица, которым необходимо временное или постоянное хранение личных вещей.
Лет на рынке: более 4
Лицензия Битрикс24: Энтерпрайз (облако)
Количество сотрудников, работающих в системе Битрикс24: до 250
Проблема, с которой пришел клиент
Руководитель компании обратился к нам с уже работающей облачной версией Битрикс24. До этого клиент сотрудничал с несколькими подрядчиками, включая сертифицированных интеграторов, однако система всё ещё требовала доработки, чтобы соответствовать нужной глубине и надёжности, необходимой бизнесу.
Главной проблемой была нестабильность и отсутствие контроля: казалось бы, при облачном размещении система должна работать без проблем, но на практике возникали регулярные сбои и рассинхронизации, особенно в части интеграций. Это не частая история, но без должного сопровождения портала такое может происходить. Проблемы могли оставаться незамеченными до тех пор, пока не приводили к серьёзным последствиям.
Дополнительную тревогу вызывали сбои в документообороте: в договоре могли оказаться реквизиты одного юрлица, а печать — другого, клиенту могла прийти ссылка на оплату, позволяющая выбрать из трёх разных ИП (а должен быть один конкретный).
Также система требовала внимания к ежедневной рутине. Отдельные отчёты (например, выручка по месяцам) РОП компании готовила вручную, несмотря на то что CRM и бизнес-процессы были в целом настроены. Вместо того чтобы управлять продажами и развитием отдела, ей приходилось разбираться в технических тонкостях, чтобы держать работу системы на плаву. Это перегружало ключевого специалиста и снижало управляемость процессов.
Попытка перейти на другую систему — amoCRM, не оправдала ожиданий: спустя 9 месяцев работы в системе требуемый результат так и не был достигнут. К тому же в amoCRM требовалось большое количество доработок, что не устраивало клиента. В итоге было принято решение остаться на Битрикс24, но с новым подходом к сопровождению и технической поддержке.
Ключевой запрос клиента — стабильная работа системы, предсказуемость и оперативное реагирование на сбои. Клиенту важно было передать зону ответственности за CRM-комплекс в надёжные руки и получить партнёра, который берёт на себя проактивную роль.
Формат работы, при котором специалист сообщает: «На этой неделе отключилась интеграция с банком из-за новых настроек безопасности, мы всё поправили — можете работать дальше», оказался критически важным.Дмитрий Володин — руководитель проекта со стороны компании ПУСК
Мы начали сотрудничество с тщательной диагностики: запросили доступ к порталу и детальное описание всех технических и организационных проблем, которые вызывали дискомфорт.
Основные задачи
- Обеспечение стабильной и бесперебойной работы портала Битрикс24.
- Настройка и оптимизация бизнес-процессов, интеграций и автоматизации в соответствии с потребностями клиента.
- Регулярная поддержка пользователей: обучение, консультации и оперативное решение технических вопросов.
- Обеспечение безопасности данных и корректного доступа к функционалу портала.
- Внедрение новых функций для повышения эффективности работы команды.
Результаты внедрения Битрикс24. Проделанные работы
В рамках проекта клиент приобрёл услугу Сопровождение и развитие, в которую входят:
- настройка и адаптация портала под бизнес-процессы компании
- обеспечение безопасности и прав доступа
- создание роботов и бизнес-процессов
- настройка интеграций (телефония, сайт, почта, платёжные системы и др.)
- онлайн-обучение пользователей
- консультации по работе с системой
- аудит текущих настроек портала
- регулярные встречи с функциональными заказчиками и согласование доработок
Работы проводились поэтапно в соответствии с текущими приоритетами клиента и по согласованному плану. Ниже представлены выполненные задачи с описанием решаемых проблем, примененных решений и достигнутых результатов.
Что сделали
Настроили автоматическое формирование и сохранение документов (акты, счета и др.) в определенные папки на Диске внутри Битрикс24. Документы также автоматически отправляются клиенту по доступным каналам коммуникации — email, SMS, мессенджеры.
Какую проблему решали
Клиент работает по недельной модели оплаты, что порождает большое количество сделок — на каждую оплату создаётся отдельная сделка. При необходимости предоставить клиенту подборку документов за длительный период (например, 1-2 года), менеджерам приходилось вручную заходить в каждую сделку и скачивать документ. Это занимало значительное количество времени и создавало высокую вероятность ошибок или пропусков.
Решение
Мы реализовали автоматическую генерацию документов и их структурированное сохранение в логически организованных папках на корпоративном Диске Битрикс24. Параллельно настроили автоматическую отправку этих документов клиентам через все активные каналы связи. В случае необходимости все документы за любой период можно найти в одном месте без необходимости открывать каждую отдельную сделку.
Результат
Менеджеры теперь не тратят время на рутинную ручную выгрузку документов. Доступ к необходимым документам осуществляется централизованно, за счёт чего повышена скорость подготовки отчетности, улучшена клиентская поддержка и снижена нагрузка на команду. Система стала более прозрачной и надежной в части документооборота.
Что сделали
Провели полный аудит и наладили работу всех подключенных внешних интеграций, включая мессенджеры, платёжные системы и формы с сайта. В перечень работ вошли:
- ChatApp для WhatsApp, Telegram, Viber
- Whatsabi — официальный WhatsApp Business API
- Интеграция с формами на сайте WordPress
- Платёжные шлюзы: Тинькофф Касса, СБП, ЮKassa
Мы самостоятельно взаимодействовали с технической поддержкой каждой из систем, без привлечения клиента, и устранили все выявленные проблемы в связке с Битрикс24.
Какую проблему решали
Интеграции играют критически важную роль в бизнес-процессах клиента: мессенджеры используются для оперативной коммуникации с клиентами, формы на сайте — для генерации лидов, платёжные сервисы — для онлайн-оплаты. Нестабильная работа или отсутствие связи между этими системами и Битрикс24 приводила к потере заявок, сбоям в оплате, дублированию контактов и упущенным обращениям.
Решение
Мы взяли на себя техническое взаимодействие со всеми интеграционными сервисами, выявили и устранили причины сбоев, повторно протестировали корректность передачи данных и обеспечили надежную двустороннюю связь с Битрикс24. Интеграции были не просто «подключены», а доведены до рабочего состояния с учетом реальных бизнес-сценариев клиента.
Результат
Интеграционные каналы работают стабильно, обращения и оплаты корректно передаются в Битрикс24. Коммуникация с клиентами теперь не теряется, данные из форм сайта обрабатываются автоматически, а оплата — точно сопоставляется с нужными сделками. Это дало бизнесу стабильную инфраструктуру для обработки заявок и продаж, без ручных вмешательств и технических простоев.
Что сделали
Провели анализ обращений от пользователей, чтобы понять, с какими затруднениями они чаще всего сталкиваются в процессе работы с порталом. На основе этих данных предложили и внедрили решения по оптимизации интерфейса и функциональности. Также провели аудит всех установленных приложений в Битрикс24: проанализировали более 20 подключенных решений, определили их актуальность, частоту использования, наличие дублирующего функционала. По согласованию с клиентом удалили ненужные и неиспользуемые приложения.
Какую проблему решали
Пользователи регулярно сталкивались с техническими трудностями и перегруженностью интерфейса. Большое количество неиспользуемых или дублирующих приложений затрудняло навигацию, увеличивало количество технических сущностей в системе и усложняло поддержку портала. Всё это снижало общую эффективность работы сотрудников и затрудняло масштабирование.
Решение
На основе собранных обращений была сформирована картина реального пользовательского опыта. Это позволило точечно улучшить слабые места. По итогам аудита приложений мы составили таблицу всех решений с указанием: названия, назначения, даты последнего использования и частоты применения. Список был согласован с заказчиком, и после одобрения мы удалили устаревшие и лишние интеграции, оптимизировав нагрузку на систему.
Результат
Интерфейс стал более чистым и понятным для пользователей, снизилось количество технических ошибок и обращений в поддержку. Были устранены лишние отвлекающие элементы, что позволило сотрудникам сосредоточиться на рабочих задачах. Портал стал проще в администрировании и готов к дальнейшему развитию без риска накопления «технического мусора».
Что сделали
Разработали и внедрили робота в Битрикс24, который автоматически конвертирует лид в контакт после его отбраковки на определённых стадиях, связанных с отказом или неподходящими условиями.
Какую проблему решали
Клиента не устраивало, что при повторном обращении одного и того же потенциального клиента создавался новый лид с уже существующими контактными данными, что приводило к дублированию и путанице в базе данных, затрудняло работу менеджеров и снижало качество ведения клиентов.
Решение
Настроили робота, который после отбраковки лида на конкретных стадиях («Отказался», «Не подошла локация», «Невозможно связаться», «Дорого», «Нужен тёплый/холодный склад») автоматически преобразует лид в контакт. Это позволило сохранить информацию о клиенте в единой карточке, без создания новых дублирующих записей.
Результат
Улучшилась структура базы данных: исключены дубли лидов, что упростило поиск и обработку информации о клиентах. Менеджеры получили более прозрачную и эффективную систему работы с клиентскими данными, что повысило качество взаимодействия и ускорило повторное обращение клиентов.
Что сделали
Создали и внедрили в Битрикс24 автоматизированный опросник, который отправляется клиентам после подписания договора с просьбой оценить качество обслуживания. Настроили ежемесячную рассылку и автоматическую генерацию отчетов по каждому менеджеру на основе полученных оценок.
Какую проблему решали
Клиенту было важно систематически получать обратную связь о работе менеджеров, чтобы контролировать качество обслуживания и выявлять зоны для улучшения. Ранее сбор отзывов был ручным и несистемным, что снижало эффективность анализа.
Решение
Разработали и настроили автоматическую рассылку опросников через CRM сразу после отправки договора клиенту. Внедрили систему сбора и обработки оценок, которая автоматически объединяет данные и формирует удобные отчеты для руководства.
Результат
Клиент получил инструмент для регулярного мониторинга качества обслуживания, что позволяет своевременно реагировать на отзывы и улучшать работу менеджеров. Автоматизация процесса снизила нагрузку на сотрудников и повысила точность и полноту собираемых данных.
Что сделали
- Провели рассылку дополнительного соглашения клиентам
- Подготовили и внедрили новые договоры аренды с учётом НДС
- Разместили шаблон универсального передаточного документа (УПД) вместо акта
- Отправили акты по закрытию финансового года и УПД на остаток оплаты за декабрь
- Создали два новых поля в CRM: «НДС при помесячной оплате» и «НДС при авансовой оплате», которые подтягивались в договор, в зависимости от его типа. Настроили запуск БП расчёта НДС на стадии «Договор отправлен» в воронке продаж перед генерацией договора.
Какую проблему решали
Клиент переходил на учёт НДС, что требовало точного и своевременного расчёта налогов в документации и договорах. Ручной расчёт и оформление создавали риски ошибок и задержек, усложняли процессы бухучёта.
Решение
Автоматизировали расчёт НДС в CRM, создали и интегрировали необходимые документы (УПД), а также обеспечили корректное формирование и отправку актов и дополнительной документации. Бизнес-процессы автоматически рассчитывают НДС в зависимости от способа оплаты, что гарантирует точность данных.
Результат
Клиент получил корректную и полностью автоматизированную систему расчёта и документооборота по НДС, что снизило вероятность ошибок и упростило бухгалтерские операции. Процесс оформления договоров и актов стал быстрее и прозрачнее, что повысило доверие и удобство для всех участников сделки.
Что сделали
Провели обучение сотрудников по работе с каталогом товаров в Битрикс24, ответили на все возникающие вопросы. Также подготовили подробную текстовую инструкцию по новым бизнес-процессам, в которой полно описали все действия, необходимые для корректной работы менеджера с бизнес-процессами.
Какую проблему решали
Сотрудник испытывал трудности при работе с каталогом товаров и новыми бизнес-процессами, что замедляло обработку заказов и влияло на качество работы.
Решение
Обучили сотрудников на практике, объяснили ключевые моменты, а также создали текстовый документ-инструкцию, который стал постоянным справочником для работы с бизнес-процессами, чтобы избежать ошибок и ускорить освоение.
Результат
Сотрудник получил уверенность в работе с каталогом и бизнес-процессами, сократилось количество ошибок и вопросов, повысилась скорость обработки заказов и качество работы с CRM. Инструкция стала удобным пособием для новых сотрудников и поддержки существующих.
Объем работы по сопровождению клиента был значительным и включал также множество других важных доработок и настроек, среди которых:
- Изменение логики создания сделок: теперь сделки создаются для следующего периода вне зависимости от оплаты текущего, что повысило гибкость и непрерывность работы с клиентами
- Автоматизация выставления счетов для повышения точности и скорости работы
- Настройка корректную конвертацию файлов для беспроблемного обмена данными и документов
- Обеспечение стабильной и корректной оплаты по ссылке без сбоев и перебоев
- Настройка интеграции с банком Точка, чтобы клиент автоматически получал банковские выписки и статусы оплаты заказов прямо в Битрикс24
- Настройка интеграцию с Телфин
- Реализация интеграции с системой электронного документооборота (ЭДО) для упрощения обмена юридически значимыми документами
- Настройка интеграции с маркетплейсом Юла для удобства работы с заказами и клиентами
- Обеспечили корректную настройку и безопасность всех прав доступа в системе для защиты данных и процессов
- Организовали работу авансовой оплаты с учетом специфики бизнеса клиента
- Подключили кабинеты Авито для интеграции с торговой площадкой и упрощения управления заказами.
В сентябре компания приняла решение не только продолжить сопровождение у нас, но и приобрести лицензию напрямую – программу для ЭВМ «1С-Битрикс24». Был приобретён тариф «Энтерпрайз-250» в облаке на 12 месяцев.
В мае 2025 года клиент приобрел Сертификат «1С-Битрикс24.Маркет Плюс» с подпиской «Энтерпрайз 250» на 12 месяцев.
По сей день мы продолжаем продуктивно сотрудничать и рады, что оправдали доверие клиента, обеспечивая надежную поддержку и развитие его бизнеса.
Ключевые результаты и итоги проекта
В ходе реализации проекта было выполнено комплексное сопровождение и настройка Битрикс24 с учетом бизнес-процессов клиента. Выполненные работы позволили улучшить управление сделками, автоматизировать документооборот и упростить взаимодействие с внешними сервисами.
В результате:
- Оптимизированы процессы хранения и обработки документов, что снизило затраты времени на их поиск и подготовку.
- Настроены интеграции с ключевыми системами (телефония, банковские сервисы, маркетплейсы), обеспечивающие стабильный обмен данными и прозрачность операций.
- Автоматизированы бизнес-процессы в CRM, включая работу с лидами, сделками и оплатами, что повысило эффективность работы менеджеров.
- Внедрена система сбора отзывов и контроля качества работы сотрудников.
- Обеспечен необходимый уровень безопасности и разграничения доступа.
- Проведено обучение пользователей и подготовлена документация для поддержки новых процессов.
Данный комплекс мероприятий позволил клиенту использовать функционал Битрикс24 максимально эффективно в соответствии с текущими задачами бизнеса.