О компании и её целях в Битрикс

ЗАО «Холдинговая компания «Пинскдрев» — крупнейший деревообрабатывающий холдинг в современной Европе. Предприятие основано в 20-х годах 20-го века.

Пинскдрев — компания полного технологического цикла, которая выпускает около 100 разновидностей мягкой мебели, гарнитуры для отдыха и еще свыше 1500 наименований товаров.

Количество офисов: 112 магазинов сети Пинскдрев, 16 представительств в России и СНГ
Число сотрудников, работающих в Битрикс24: 117
Тип лицензии Битрикс24: Коробочная версия — Корпоративный портал на 250 пользователей

Представители ЗАО «Пинскдрев» сотрудничают с нами с апреля 2016 года. Компания активно пользовалась облачной версией портала Битрикс24, однако возможностей облака со временем стало не хватать — требовались доработки, чтобы можно было:

1. Построить свою систему отчетности
2. Реализовать сложные бизнес-сценарии внутри системы
3. Интегрировать в дальнейшем Битрикс24 с 1С:Управление Торговлей

В данном кейсе расскажем о части интересных решений для портала Пинскдрев и доработках, которые можно повторить на любой коробочной версии Битрикс24

Переезд в коробку

Переезд из облачной версии в коробочную осложнился наличием установленных платных и бесплатных приложений, которые нужно было сохранить для работы в коробке.

Для решения проблемы мы связались с разработчиками приложений. Предоставив ключ лицензии, попросили перенести приложения вместе с данными базы на новый адрес портала. В результате удалось перенести 7 бесплатных и 2 платных приложения, что было важно для сотрудников Пинскдрев.

На переезд портала вместе с переносом приложений суммарно было затрачено 1,5 недели. Резервная копия самого портала разворачивалась трое суток, поскольку данных в исходной системе было много. После окончания работ, связанных с переносом на сервер Пинскдрев, были выполнены дополнительные настройки системы. Все пользователи перешли к работе в новой среде без дополнительных адаптаций. 

Отчет по конверсиям

Особенность коробочной версии в том, что можно доработать штатную функциональность Битрикс при помощи кода. В проекте для Пинскдрев были сделаны изменения, которые касаются аналитики. Мы собрали отдельные страницы с отчетами для вывода данных из системы с учетом нужных разрезов и показателей.

Для подсчета результатов работы филиалов (магазинов) на портале Пинскдрев мы создали отчет по конверсиям:

Данные представлены как в виде таблицы, так и в виде диаграммы для наглядного отображения количественных показателей продаж, суммы договоров и фактических заходов в торговую точку.

Данная доработка упростила анализ конверсии продаж и визуализировала продуктивность работы филиалов. В распоряжении руководства компании Пинскдрев наглядный инструмент для контроля продаж, который собирает данные из портала и выводит их в удобном формате.

Отчет по сотрудникам

Для организации единого стандарта работы большого числа филиалов в Пинскдрев используется своя внутренняя система контроля качества. В компании есть несколько типов анкет для сбора данных по продавцам и консультантам в торговых точках. Процесс раньше был построен через таблицы Excel. На сбор информации из разных источников и ее объединение уходило много времени, что вызывало определенные трудности и тормозило скорость реакции на нарушения.

Для решения проблемы со сбором данных и ведением учета по персоналу мы использовали инструмент списков. Информация вносится в корпоративный портал, после чего можно работать с данными, используя нужную фильтрацию непосредственно в списке:

Доступ и работа с данными списка регулируется через настройку прав пользователей. Единое пространство для ведения учета позволило увеличить скорость реакции на отклонения от принятых в компании стандартов работы. Информация отражается сразу после занесения и доступна в любой момент времени в актуальном состоянии.

Отчеты по сделкам

Анализ сделок можно проводить с применением различных методов, делать срезы и фильтры по нужным ракурсам. В штатных отчетах Битрикс24 предустановлены типы вывода данных и можно настроить свой собственный отчет. Однако единственное решение — использовать свой собственный отчет, если:

• в компании много различных направлений продаж
• нужно сопоставить данные с разными периодами
• необходимо учесть несколько факторов

Для анализа сделок по их конверсии (в сравнении с определенным периодом), мы собрали отдельный отчет по списку требований, предоставленных аналитиком продаж Пинскдрев.

Данные собираются в общую таблицу с разделением на текущий период и сравниваемый:

Отчет предусматривает использование фильтра для выбора Типа сделки, Отчетного периода, Магазина и прочих данных, по которым собирается информация.

Все цифры в отчете кликабельны для получения детализации по каждой из сделок. Отчет собирается по данным из CRM и отображает текущее состояние по конверсиям.

Дополнительно наши сотрудники собрали отчет, который выводит информацию по забытым сделкам, в которых не было никакой активности за определенный период времени. С помощью фильтров формируется список сделок с разными характеристиками:

• Количество сделок без дел
• Количество сделок с просроченными делами
• Количество сделок без активности

Отчет доступен для выгрузки в привычный Excel, где дальше можно продолжить работу по анализу собранных данных.

Цифры также кликабельны, для получения полной информации по той или иной сделке. При необходимости работу над интересующей сущностью легко возобновить.

Отчет по забытым сделкам помогает контролировать работу менеджеров и сохранять высокую конверсию в продажах.

Остатки по суммам платежей в канбане сделок

Любая сделка проходит несколько стадий до своего логического завершения. По взаимной договоренности клиенты компании Пинскдрев  могут вносить оплату за работу или товар полностью или частично на любом этапе. Движение фиксируется в Битрикс24.

Но как быстро получить анализ по сделкам, а именно: какой объем остатка платежа еще числится по стадиям? Чтобы визуализировать информацию по денежным средствам в разрезе стадий сделок, наша команда разработки добавила строку с суммой остатка.

Теперь информация по планируемым поступлениям видна на канбане сделок:

Менеджеру необходимо лишь занести данные в поле Предоплата внутри карточки Сделки:

Битрикс автоматически рассчитает остаток по сделке, обновит информацию в канбан-отображении и посчитает общую сумму остатков по всем сделкам на каждой стадии.

Данная схема работы позволяет оценить текущее поступление средств и планируемое. Сценарий подходит для всех компаний, которые принимают платежи по сделке несколькими частями.

Резюме по проекту

В кейсе описана лишь часть решений, выполненных нами за 4 года сотрудничества с компанией Пинскдрев. Мы продолжаем выполнять задачи различного типа для оптимизации работы в системе. Отдельной статьей опишем работы, связанные с интеграцией 1С для данного проекта.

Помимо доработок для Пинскдрев, мы обеспечиваем комплексную поддержку их портала Битрикс24:

• Инфраструктурные работы по порталу: контроль резервного копирования, общая работоспособность и бесперебойность системы
• Безопасная установка обновлений
• Разработка новых бизнес-процессов и поддержка текущих настроек
• Консультация и обучение пользователей

Улучшения, которые были сделаны на портале Пинскдрев, связали в единую систему все коммуникации с клиентами и коллегами. Учет коммерческой части в CRM и выстроенный план аналитики помогают контролировать продажи и принимать решения на основании операционных данных. 

Мы открыты к долгосрочным отношениям и с удовольствием возьмемся за нестандартные сценарии для работы внутри Битрикс24. Обращайтесь по контактам нашей компании для получения бесплатной консультации. Звоните +7 (495)118-39-18 или оставьте заявку в форме ниже — мы реализуем ваши задачи или проведем обучение, основываясь на специфику работы вашей сферы