Расширенная отчетность для управления производственным предприятием Пинскдрев

О компании

ЗАО «Холдинговая компания «Пинскдрев» — крупнейший деревообрабатывающий холдинг и производитель мебели в Европе с 145-летней историей.

Компания специализируется на производстве мягкой и корпусной мебели, используя натуральную древесину, безопасное сырье и современные технологии.

Ассортимент продукции включает решения для различных бюджетов и стилей, а полный цикл деревообработки и многоступенчатый контроль качества обеспечивают соответствие продукции высоким стандартам, подтвержденным сертификатами и наградами.

Мебель «Пинскдрев» используется как в жилых помещениях, так и в общественных и административных зданиях.

Проблема, с которой пришел клиент

Представители ЗАО «Пинскдрев» сотрудничают с нами с апреля 2016 года. Компания активно пользовалась облачной версией портала Битрикс24, однако возможностей облака со временем стало не хватать — требовались доработки, чтобы можно было:

1. Построить свою систему отчетности
2. Реализовать сложные бизнес-сценарии внутри системы
3. Интегрировать в дальнейшем Битрикс24 с «1С:Управление Торговлей»

Чем большое сотрудников, а также представительств и магазинов, в компании, тем выше шанс потерять контроль над ситуацией. Стандартные отчеты Битрикс24 клиента не устраивали — они не давали нужной глубины и гибкости, в то время как клиенту нужно было видеть всё в деталях, по каждому магазину. Нужны были свои отчеты, заточенные под конкретные задачи.

Юлия Вершок — руководитель проекта Пинскдрев со стороны компании ПУСК

В сентябре 2018 года руководители компании приняли решение о переезде на коробочную версию, для дальнейшего выстраивания комфортных условий работы в системе. Обозначив направление работ и приоритетные задачи, мы приступили к реализации.

В данном кейсе расскажем о части интересных решений для портала Пинскдрев и доработках, которые можно повторить на любой коробочной версии Битрикс24.

Результаты внедрения Битрикс24. Расширенная отчетность

Переход на коробочную версию позволил реализовать сложную систему отчетности с использованием возможностей кастомизации Битрикс24. Нашими специалистами были созданы отдельные страницы с отчетами, выводящими данные из системы с учетом необходимых разрезов и показателей.

Отчет по конверсиям

В проекте для Пинскдрев требовалось упростить анализ работы филиалов. Существующие инструменты не позволяли быстро получать наглядную картину эффективности каждого магазина торговой сети. Мы решили эту проблему, создав отдельные страницы с отчетами, представляющими данные в удобном формате и с учетом нужных разрезов и показателей.

Для подсчета результатов работы филиалов (магазинов) на портале Пинскдрев мы создали отчет по конверсиям:

Данные представлены как в виде таблицы, так и в виде диаграммы для наглядного отображения количественных показателей продаж, суммы договоров и фактических заходов в торговую точку.

Данная доработка упростила анализ конверсии продаж и визуализировала продуктивность работы филиалов. В распоряжении руководства компании Пинскдрев наглядный инструмент для контроля продаж, который собирает данные из портала и выводит их в удобном формате.

Отчет по оценке внутреннего аудита

Следующий отчет был разработан для решения проблем с консолидацией и анализом данных внутреннего аудита. Управляющие магазинов заполняли отчеты о качестве работы, но сводить эти данные в единую картину, отслеживать динамику и выявлять проблемные зоны было крайне сложно. 

Руководству не хватало наглядного представления об эффективности работы магазинов в различных регионах, а также о влиянии управляющих на результаты. Анализ отчетов, разбросанных по разным источникам, отнимал много времени и не позволял оперативно принимать управленческие решения.

Юлия Вершок — руководитель проекта Пинскдрев со стороны компании ПУСК

Для «Пинскдрев» был разработан кастомизированный сводный отчет по данным внутреннего аудита, интегрированный в их портал Битрикс24. Отчет основывается на данных, содержащихся в смарт-процессах «Внутренний аудит», и предоставляет наглядное представление об итоговой оценке работы каждого магазина:

Решение не только автоматизировало процесс анализа, но и предоставило руководству компании инструмент для принятия обоснованных решений, улучшения контроля за соблюдением стандартов и повышения общей эффективности работы.

Отчет по сотрудникам

Для организации единого стандарта работы большого числа филиалов в Пинскдрев используется своя внутренняя система контроля качества. 

Ранее этот процесс был построен на основе таблиц Excel, что приводило к значительным временным затратам на сбор и консолидацию данных, а также затрудняло оперативное реагирование на нарушения стандартов.

Для решения проблемы со сбором данных и ведением учета по персоналу мы использовали инструмент списков. Информация вносится в корпоративный портал, после чего можно работать с данными, используя нужную фильтрацию непосредственно в списке:

Доступ и работа с данными списка регулируется через настройку прав пользователей. Единое пространство для ведения учета позволило увеличить скорость реакции на отклонения от принятых в компании стандартов работы. Информация отражается сразу после занесения и доступна в любой момент времени в актуальном состоянии.

Отчеты по продажам

Анализ лидов и сделок можно проводить с применением различных методов, делать срезы и фильтры по нужным ракурсам. В штатных отчетах Битрикс24 предустановлены типы вывода данных и можно настроить свой собственный отчет. 

Разрабатывать и использовать свой собственный отчет следует, если:

• в компании много различных направлений продаж
• нужно сопоставить данные с разными периодами
• необходимо учесть внешние факторы

Для анализа сделок по их конверсии (в сравнении с определенным периодом), мы собрали отдельный отчет по списку требований, предоставленных аналитиком продаж Пинскдрев.

Данные собираются в наглядном представлении с обозначением на текущий период и сравниваемый:

Отчет предусматривает использование фильтра для выбора Отчетного периода, Ответственного, Диапазона для сравнения, по которым собирается информация.

Все цифры в отчете кликабельны для получения детализации по лидам или сделкам. Отчет собирается по данным из CRM и отображает текущее состояние по конверсиям (в режиме реального времени).

Дополнительно в отдельном табличном представлении анализируется количество лидов, поступивших на каждого менеджера, а также показатели конверсии и сумма по заключенным сделкам за выбранный период:

Отчет доступен для выгрузки в привычный Excel, где дальше можно продолжить работу по анализу собранных данных.

Кликабельные цифры позволяют получить детальную информацию о результатах работы каждого менеджера.

Данный отчет позволил компании получить наглядную картину эффективности воронки продаж и выявить узкие места (а также определить сотрудников, не выполняющих план).

Доработка: остатки по суммам платежей в канбане сделок

Любая сделка проходит несколько стадий до своего логического завершения. По взаимной договоренности клиенты компании Пинскдрев могут вносить оплату за работу или товар полностью или частично на любом этапе. Движение фиксируется в Битрикс24.

Но как быстро получить анализ по сделкам, а именно: какой объем остатка платежа еще числится по стадиям? Чтобы визуализировать информацию по денежным средствам в разрезе стадий сделок, наша команда разработки добавила строку с суммой остатка.

Теперь информация по планируемым поступлениям видна на канбане сделок. Пример одной из стадий представлен на скриншоте:

Менеджеру необходимо лишь занести данные в поле Предоплата внутри карточки Сделки:

Битрикс автоматически рассчитает остаток по сделке, обновит информацию в канбан-отображении и посчитает общую сумму остатков по всем сделкам на каждой стадии.

Данная схема работы позволяет оценить текущее поступление средств и планируемое. Сценарий подходит для всех компаний, которые принимают платежи по сделке несколькими частями.

Резюме по проекту

В кейсе описана лишь часть решений, выполненных нами за 4 года сотрудничества с компанией Пинскдрев. Мы продолжаем выполнять задачи различного типа для оптимизации работы в системе. Отдельной статьей опишем работы, связанные с интеграцией 1С для данного проекта.

Помимо доработок для Пинскдрев, мы обеспечиваем комплексную поддержку их портала Битрикс24:

• Инфраструктурные работы по порталу: контроль резервного копирования, общая работоспособность и бесперебойность системы
• Безопасная установка обновлений
• Разработка новых бизнес-процессов и поддержка текущих настроек
• Консультация и обучение пользователей

Улучшения, которые были сделаны на портале Пинскдрев, связали в единую систему все коммуникации с клиентами и коллегами. Учет коммерческой части в CRM и выстроенный план аналитики помогают контролировать продажи и принимать решения на основании операционных данных. 

Мы открыты к долгосрочным отношениям и с удовольствием возьмемся за нестандартные сценарии для работы внутри Битрикс24. Обращайтесь по контактам нашей компании для получения бесплатной консультации. Звоните +7 (495)118-39-18 или оставьте заявку в форме ниже — мы реализуем ваши задачи или проведем обучение, основываясь на специфику работы вашей сферы