О компании

ООО «Лесная семья» (бывший JAF-Group) — компания-дистрибьютор, которая занимается оптовой продажей и поставкой материалов из древесины с доставкой по России и странам СНГ. Компания сотрудничает с крупными российскими деревообрабатывающими заводами, а также импортирует древесину из других стран мира. 

Лесная семья — это профессиональная команда экспертов по декингу, шпону, пиломатериалам, фанере и внешнеэкономической деятельности. В российском подразделении в наличии на складе находится более 3500 наименований продукции, крытая складская площадь составляет более 3000 м².

Сфера деятельности: оптовые поставки материалов из древесины
Тип лицензии Битрикс24: Корпоративный портал 50
Предыдущее наименование компании: ООО «Джей Эй Эф Рус» (JAF Rus)

Задачи, с которыми клиент обратился к нам

К нам обратился представитель компании «Лесная семья» с запросом по настройке CRM Битрикс24. Главным пожеланием была организация воронки Сделок для работы менеджеров, а также реализация возможности передачи задач из Отдела продаж в Отдел закупок и логистики.

До внедрения Битрикс сотрудники вели клиентов без особой систематизации: до обращения к нам сотрудники в компании преимущественно использовали 1С для ведения сделок, а также таблицы Excel. Общение с заказчиками в основном велось по телефону или в мессенджерах (WhatsApp и Телеграм).

Клиентская база увеличивалась, и со временем сотрудникам стало сложно систематизировать информацию; быстро находить нужные документы по сделке. Всё чаще возникала путаница. Такой подход стал причиной проблем, связанных с обработкой заказов:

• Во-первых, возникали задержки в обработке заявок, что негативно сказывалось на удовлетворенности клиентов и приводило к потере выгодных сделок
• Во-вторых, отсутствие прозрачности и контроля над выполнением задач затрудняло координацию между отделами, что приводило к снижению общей эффективности работы

Мы предложили компании «Лесная семья» комплексное решение, которое включало в себя настройку CRM-системы с нуля, с учетом специфики их бизнеса.

Процесс внедрения

Первым делом мы развернули и настроили Коробочную версию портала на сервере клиента. В рамках данной задачи наши специалисты также:

• Установили SSL-сертификат
• Проверили и расширили место на жестком диске
• Устранили все ошибки конфигурации
• Устранили ошибки Push&Pull
• Настроили резервное копирование
• Настроили отправку почты 

После базовых настроек портала мы приступили к переносу данных из 1C. В первую очередь был проанализирован и согласован актуальный список информации для импорта. Далее весь список был отгружен в отдельную таблицу и перенесен на портал Битрикс24. При этом часть полей из 1C была сопоставлена с CRM-системой вручную.

Далее мы занялись настройкой структуры компании: пригласили на портал сотрудников, назначили их на соответствующие должности и распределили права доступа. После чего приступили к подключению каналов коммуникаций:

1. Телефония MANGO и интеграция с Calltouch
2. Электронная почта mail.ru
3. CRM-форма и онлайн-чат

После интеграции с каналами связи мы настроили и отредактировали воронку Лидов и Сделок, согласно описанию процесса от клиента. Также добавили роботов, которые создают задачу при переходе сущности на определенную стадию воронки:

Заявки распределяются на конкретного сотрудника в течение получаса; назначается ответственный, соисполнители и наблюдатель (руководитель подразделения). В случае, если потребность поступившего клиента можно удовлетворить на месте (т. е. товар есть в наличии на складе) — на поставленную задачу автоматически отводится 4 рабочих часа. Результатом задачи является КП или счет, отправленный клиенту.

Если заказ требует дополнительной закупки материалов, срок выполнения задачи увеличивается до 8 часов. Если закупка нестандартная — на решение отводится 5 рабочих дней. Результатом так же будут является КП или направленный клиенту счет.

В качестве завершения проведенных работ мы организовали обучение для сотрудников компании: познакомили их с функциональностью и возможностями портала; наглядно показали, как использовать инструменты и ответили на вопросы.

Достигнутые результаты

В первые же дни после подключения системы Битрикс24 в CRM компании «Лесная семья» стали поступать Лиды. После того, как мы выстроили воронку Сделок, в компании появился комфортный инструмент построения работы менеджеров.

Таким образом, мы настроили CRM, перенесли данные из 1С в Битрикс24, настроили воронки продаж, а также интегрировали удобные каналы коммуникации. 

Благодаря интеграции с 1С все данные о клиентах и заказах были синхронизированы, что обеспечило непрерывность и точность информации. Менеджеры получили возможность быстро получать доступ к необходимым данным, что сократило время на поиск информации на 62%.

Кроме того, внедрение каналов коммуникации позволило улучшить взаимодействие как внутри команды, так и с клиентами. Это способствовало более оперативному решению возникающих вопросов и повышению уровня удовлетворенности клиентов.

В результате всех этих изменений компания «Лесная семья» смогла не только оптимизировать свои внутренние процессы, но и улучшить качество обслуживания клиентов на 39%. Это привело к увеличению числа успешных сделок, росту клиентской базы и укреплению позиций компании на рынке. Внедрение Битрикс24 стало важным шагом на пути к цифровой трансформации бизнеса и обеспечило компании новые возможности для дальнейшего развития и роста.

Если вам необходимо упорядочить рабочие процессы и сделать их комфортными для каждого сотрудника, выбор очевиден — CRM. За консультацией и быстрой настройкой системы обращайтесь по номеру +7 (495)118-39-18. Подберем для вас идеальное решение!

Заказать обратный звонок