Автоматизация и HR-аналитика в «Рэмос-Альфа»: как модуль Цели и матрица ответственности в Битрикс24 увеличили эффективность производства

Описание проекта

О компании

ООО «Рэмос-Альфа» — компания, основанная в 1996 году, специализирующаяся на производстве гофрированного картона и упаковки из него. Предлагает широкий ассортимент продукции, включая:

• гофроящики
• гофрокороба
• шоу-боксы
• лотки и треи
• четырехклапанные короба
• упаковку по индивидуальным заказам

Полный цикл производства позволяет контролировать качество на каждом этапе.

В своей работе сотрудники компании используют следующие программные решения для автоматизации производства и бизнес-процессов:

1. Битрикс24
   Повышение эффективности работы менеджеров по работе с клиентами, улучшение корпоративной культуры и вовлеченности сотрудников. Прозрачное ведение проектов, оперативное реагирование на изменения.
2. PC TOPP
   Сокращение запасов на промежуточном складе, оптимизация производственного потока на гофроагрегате, снижение времени реакции на срочные заказы до 47 секунд. Информирование сотрудников о ходе производства и загруженности машин в режиме 24/7.
3. Impact
   Обеспечение оперативной проработки входящих заявок, снижение вероятности ошибок при проработке типовых чертежей, возможность создания 3D-презентаций конструкций.
4. Qlik
   Обработка больших объемов данных по складским операциям, операциям отдела качества и продажам. Создание наглядных визуализаций для принятия управленческих решений и экономии времени на обработке данных. Информирование сотрудников о ходе производства и загруженности машин в режиме 24/7.

Проблема, с которой пришел клиент

В 2022 году компания «Рэмос-Альфа» обратилась к нам со следующим запросом: перенос облачного портала в коробочную версию Битрикс24. На момент обращения компания уже активно использовала облачную версию платформы для управления задачами, коммуникациями и клиентской базой.

Однако по мере роста бизнеса и усложнения внутренних процессов, возникла потребность в более гибкой и контролируемой IT-инфраструктуре, а также в расширенных возможностях интеграции с другими бизнес-системами (например, платформой Yva).

Ключевые факторы, повлиявшие на решение о переходе:

1. Ограничения облачной версии
   Стандартные тарифные планы облачного Битрикс24 не позволяли реализовать все необходимые интеграции и кастомизации
2. Локальное хранение данных
   Компания стремилась получить полный контроль над конфиденциальностью информации, хранящейся на портале
3. Перспективы масштабирования
   Коробочная версия предлагала более широкие возможности для адаптации системы под будущие потребности бизнеса
4. Интеграция с другими системами
   Планировалась интеграция с внешними платформами и бизнес-приложениями, что было затруднительнее реализовать для облачной версии Битрикс24

Перенос облачного портала в коробочную версию Битрикс24 рассматривался как оптимальное решение для достижения поставленных целей.

Основные задачи

• Установка и настройка коробочной версии Битрикс24
• Подключение Telegram к Битрикс24 через Umnico для централизованного общения с клиентами
• Развертывание Zabbix для постоянного мониторинга состояния Битрикс24 и оперативного выявления проблем
• Обеспечение синхронизации Битрикс24 и Yva.ai для анализа и принятия управленческих решений

• Внедрение контроля времени нахождения сделок на этапах воронки продаж для оперативного реагирования на «зависшие» сделки
• Разработка матрицы ответственности на основе структуры компании для четкого распределения ролей в компании
• Создание модуля «Цели» на базе смарт-процессов для постановки, отслеживания и достижения целей сотрудников и компании
• Автоматическое создание задач при заполнении CRM-формы для ускорения обработки заявок
• Добавление кнопки «Тикет» для быстрого и удобного создания запросов в службу поддержки

Результаты внедрения Битрикс24. Проделанные работы

В рамках внедрения коробочной версии Битрикс24 была проведена работа по настройке и интеграции системы, призванная оптимизировать ключевые бизнес-процессы компании. Базовые задачи, такие как разворачивание системы, интеграция с мессенджерами и почтой, а также настройка прав доступа, были выполнены в полном объеме и обеспечили фундамент для дальнейшей автоматизации. 

В данном кейсе мы сфокусируемся на наиболее интересных и значимых реализованных задачах.

Контроль времени нахождения сделок на каждом этапе воронки продаж

Требовалось реализовать эффективный инструмент для контроля времени нахождения сделок на каждом этапе воронки продаж, чтобы оперативно выявлять и обрабатывать «зависшие» сделки.

Какую проблему решали?

Отсутствие визуального контроля времени нахождения сделки на каждом этапе воронки приводило к замедлению процесса продаж, увеличению количества забытых сделок и, как следствие, снижению конверсии.

Решение:

• В заголовке каждого этапа воронки продаж был добавлен лимит времени нахождения сделки в рабочих днях (например, «Выявление потребностей — 7 дней»)
• В карточке сделки (в неразвернутом виде) отображается фактическое время нахождения сделки на текущем этапе. Если это время превышает установленный лимит, оно подсвечивается красным, привлекая внимание менеджера. При переходе на следующую стадию счетчик времени обнуляется
• После превышения установленного лимита времени, ответственный за сделку сотрудник автоматически получает уведомление с рекомендациями: «Превышен период в стадии — необходимо проработать приоритезацию/эскалировать руководителю/проиграть»
• Менять лимиты для каждой стадии могут только администраторы портала через административную панель 

Результат:

• Визуальная индикация и автоматические уведомления позволили менеджерам мгновенно определять сделки, требующие особого внимания
• Благодаря оперативному реагированию на забытые сделки, процесс продаж стал более динамичным и эффективным
• Сокращение времени цикла продаж и ускорение обработки заявок привело к увеличению конверсии
• Руководители получили эффективный инструмент для контроля эффективности работы менеджеров по продажам и оценки состояния воронки продаж

Данное решение подходит для компаний, стремящихся повысить эффективность работы отдела продаж и оптимизировать процесс управления воронкой продаж. Оно позволяет не только выявлять проблемные сделки, но и повысить ответственность менеджеров за своевременное продвижение сделок по воронке. 

Матрица ответственности внутри Битрикс24

Требовалось создать кастомный раздел в Битрикс24 для наглядного отображения и управления зонами ответственности сотрудников.

Какую проблему решали?

Существующая организационная структура в Битрикс24 не обеспечивала достаточной гибкости и прозрачности для отображения распределения ответственности между сотрудниками и отделами.

Решение:

• Разработан раздел в Битрикс24, по аналогии со стандартной организационной структурой, но с другим назначением







• Раздел обеспечивает визуальное отображение структуры компании с возможностью добавления, редактирования и назначения Ответственных и Помощников
• Доступ к редактированию есть только у сотрудников с определенными правами доступа (Администратор раздела)
• Администратор раздела может создавать произвольные ссылки для переходов по шапкам подразделений, непосредственно связывая их с соответствующими задачами, группами или другими элементами Битрикс24, обеспечивая быстрый доступ к необходимой информации
• Функция Drag-and-drop, в отличие от штатной структуры, в разделе ограничена, для предотвращения внесения случайных изменений

Результат:

• Наглядное отображение зон ответственности сотрудников повысило прозрачность рабочих бизнес-процессов
• Интуитивно понятный интерфейс позволил значительно упростить распределение зон ответственности

Возможность кастомизации интерфейса в коробочном Битрикс24 позволяет адаптировать систему под специфические потребности любой компании.

Модуль Цели в Битрикс24

Требовалось разработать автоматизированный, прозрачный и удобный процесс отслеживания достижения поставленных целей в Битрикс24, обеспечивающий связь между планируемыми показателями и фактическими результатами.

Какую проблему решали?

Отсутствие автоматизированного процесса сбора фактических показателей по целям приводило к ручному ведению отчетности, снижению оперативности и повышению вероятности ошибок. Не хватало визуального представления данных для оперативного мониторинга прогресса.

Решение:

• При создании новой цели автоматически запускается бизнес-процесс, формирующий задачу для ответственного лица
• Ответственное лицо получает уведомление и задание со ссылкой на цель, требующее заполнения фактических показателей, соответствующих планируемым
• После выполнения задания, в связанном списке «Фактические показатели» автоматически создается новая запись, привязанная к данной цели и заполненными показателями
• Предусмотрена возможность ручного добавления фактических показателей, что позволяет оперативно вносить изменения и учитывать нештатные ситуации
• Фактические показатели визуализируются в виде спидометров и графиков, позволяя наглядно оценивать прогресс достижения целей в режиме реального времени

Реализацию данной функциональности мы подробно рассмотрели в нашей статье. В данном кейсе мы остановились только на ключевых моментах реализации

Результат:

• Устранена необходимость ручного сбора и обработки данных, снижена вероятность ошибок
• Данные о достижении целей доступны в режиме реального времени, что позволяет оперативно принимать управленческие решения
• Наглядная визуализация данных позволяет контролировать прогресс достижения целей и выявлять отклонения от плана
• Наглядное отображение прогресса достижения целей повышает мотивацию сотрудников и стимулирует их к достижению высоких результатов
• Светофор, закрепленный в верхнем меню, отражает текущий прогресс по стратегическим целям, позволяя всем сотрудникам видеть общую картину в режиме реального времени

Данное решение позволяет автоматизировать процесс управления целями в Битрикс24, от постановки целей до отслеживания результатов. Визуализация данных и автоматические уведомления обеспечивают прозрачность и контроль на всех этапах, позволяя оперативно принимать управленческие решения и повышать эффективность работы компании.

Гибкость настройки и интеграция со стандартными инструментами Битрикс24 позволяют адаптировать решение под потребности любой сферы бизнеса.

Автоматическое создание задач при заполнении CRM-формы

Требовалось автоматизировать процесс создания задач в группе ППУ (предложения по улучшению) с помощью заполнения CRM-формы и дальнейшей автоматизации.

Какую проблему решали?

Ручное создание задач для группы ППУ отнимало у сотрудников много времени и могло приводить к задержкам в обработке предложений.

Решение:

• Разработан механизм автоматического создания задач в группе ППУ на основе данных, введенных в CRM-форму
• Название задачи формируется автоматически по шаблону: ППУ [порядковый номер]/[текущий год]. [Название задачи]
• Разработана логика, позволяющая автоматически определять постановщика задачи в зависимости от отдела сотрудника, заполнившего CRM-форму (например, если сотрудник из Коммерческого отдела, постановщиком будет Иванов Иван). Был создан список соответствий отделов и постановщиков
• Для всех создаваемых задач ответственным назначен отдельный бот-пользователь
• При заполнении и отправке CRM-формы автоматически создается задача с заданными параметрами в группе Предложения по улучшению

Результат:

• Сокращено время на ручное создание задач и снижена вероятность ошибок
• Сотрудники могут легко и быстро подавать предложения через CRM-форму
• Автоматическое создание задач в группе ППУ обеспечивает своевременную обработку предложений
• Повышена прозрачность процесса подачи и обработки предложений по улучшению

Данное решение позволяет автоматизировать рутинные задачи и оптимизировать бизнес-процессы, связанные с обработкой информации, полученной через CRM-формы. Автоматическое создание задач в нужной группе и с нужными параметрами упрощает работу сотрудников, экономит время и повышает эффективность. 

Это решение будет полезно компаниям, собирающим информацию через CRM-формы и использующим ее для решения различных задач, таких как обработка заявок, сбор предложений по улучшению и других.

Добавление кнопки «Тикет» для создания запросов в техническую поддержку

Требовалось разработать модуль Тикет для Битрикс24, обеспечивающий простой и эффективный процесс подачи заявок в техническую поддержку, с автоматическим назначением ответственных в зависимости от типа заявки.

Какую проблему решали?

Отсутствие структурированного и удобного способа подачи заявок в техническую поддержку затрудняло отслеживание проблем и распределение задач между ответственными сотрудниками.

Решение:

• Разработан модуль Тикет для Битрикс24, который позволяет сотрудникам быстро и удобно создавать заявки в техническую поддержку компании
• Выпадающий список «Выберите вид заявки» предоставляет пользователю возможность выбрать тип заявки из предопределенного списка. Например: электрика, сантехника, уборка
• В зависимости от выбранного типа заявки, автоматически назначается ответственный сотрудник (например, за сантехнику ответственным является Иванов Иван, а за электрику — Святов Святослав)
• Созданный тикет автоматически преобразуется в задачу в отдельном смарт-процессе Битрикс24 с указанием типа заявки, описанием и ответственным сотрудником

Результат:

• Сотрудники могут легко и быстро создавать заявки в техническую поддержку через удобную форму
• Устранена необходимость ручного распределения задач между сотрудниками
• За счет автоматического назначения ответственных по заявкам и задачам, процесс обработки тикетов стал более оперативным
• Оптимизировано отслеживание состояния заявок и контроль над их выполнением

Данное решение позволяет значительно упростить и автоматизировать процесс подачи и обработки заявок в техническую поддержку. Модуль Тикет обеспечивает удобный интерфейс для пользователей, автоматическое назначение ответственных сотрудников и интеграцию с системой управления задачами, что повышает эффективность работы технической поддержки и улучшает удовлетворенность сотрудников.

Интеграция Битрикс24 с Yva.ai

Требовалось интегрировать Битрикс24 с платформой Yva.ai, чтобы получить доступ к расширенной HR-аналитике, позволяющей оценивать вовлеченность сотрудников, уровень стресса, эффективность работы и другие важные показатели.

Какую проблему решали?

Отсутствие комплексного представления о вовлеченности, эффективности и благополучии сотрудников затрудняло принятие обоснованных решений в области управления персоналом и развития корпоративной культуры.

Решение:

• Реализована интеграция Битрикс24 с платформой Yva.ai, которая является системой HR-аналитики, собирающей данные из различных корпоративных систем и проводящей «умные» микро-опросы сотрудников
• Был установлен и настроен коннектор для интеграции Yva.ai с Битрикс24
• Настроена передача данных о сотрудниках и их взаимодействии в Битрикс24 в платформу Yva.ai
• Реализована автоматическая синхронизация данных между Битрикс24 и Yva.ai для обеспечения актуальности информации

Результат:

• Обеспечен сбор данных о сотрудниках и их активности в Битрикс24 для проведения HR-аналитики
• HR-отдел и руководство получили доступ к расширенной информации о вовлеченности, эффективности и ментальном благополучии сотрудников

Данное решение позволяет значительно улучшить HR-аналитику и управление персоналом. Интеграция с Yva.ai предоставляет ценную информацию о вовлеченности, эффективности, уровне стресса и других важных показателях, позволяя принимать обоснованные решения в области управления персоналом, развития корпоративной культуры и повышения эффективности бизнеса. Использование «умных» микро-опросов и анализа данных из различных корпоративных систем обеспечивает комплексный и объективный взгляд на состояние команды. 

Ключевые результаты и итоги проекта

1. Повышение эффективности работы отдела продаж
2. Автоматизация рутинных задач и сокращение ошибок
3. Оптимизация процесса управления целями
4. Сокращение времени обработки заявок в техническую поддержку

Внедрение и кастомизация Битрикс24 позволило компании-клиенту значительно оптимизировать ключевые бизнес-процессы, повысить эффективность работы сотрудников, улучшить принятие управленческих решений и создать прочную основу для дальнейшего развития и роста. Реализованные кастомные решения, такие как визуализация матрицы ответственности, автоматизация управления целями и обработка заявок в техническую поддержку, обеспечивают долгосрочные конкурентные преимущества и способствуют достижению стратегических целей бизнеса.