О компании

В целях развития санаторно-курортного комплекса России ежегодно на протяжении 13 лет проводится форум «Здравница». Мероприятие проходит при поддержке правительства и министерства здравоохранения РФ, в рамках которого ведутся научно-практические семинары, лекции, тренинги и мастер-классы.

Количество офисов: 1 офис в г. Москве
Число сотрудников, работающих в Битрикс24: 10
Тип лицензии Битрикс24: Коробочная версия

Руководитель обратилась к нам летом 2019 года с целью автоматизировать процесс работы с заявками. Требовалась новая система для обработки и фиксации потока обращений клиентов, т.к. число заявок на участие в форуме росло. Для обработки сделок вручную не хватало персонала. Заявки поступали на сайт, далее информация заносилась в 1С. Если заявка повторная, менеджер вручную классифицировал ее как вторичную и фиксировал в 1С, проверяя соответствие внесённых данных. На первичную обработку одной заявки тратилось в среднем 15 минут.

Для минимизации ручной работы менеджеров, сокращения времени обработки данных и построения автоматической цепочки ведения участников мероприятия выбран корпоративный портал на базе Битрикс24. Установлена коробочная версия системы с расчетом, что потребуются индивидуальные доработки функционала.

В кейсе расскажем о некоторых особенностях настройки портала Здравница:

1. Классификация лидов на этапе заявки
2. Проверка обращений на уникальность
3. Быстрая обработка заказа за счет шаблонов документов
4. Аналитика по счетам
5. Сегментация базы
6. Отчет по доп. оборудованию

Описанные решения направлены на улучшение рабочих процессов компании за счет оптимизации и автоматизации сценариев обработки входящих обращений. 

Настройка CRM-формы

Заполнение заявки на участие в форуме – ключевой этап работы «Здравницы». Основной источник лидов – сайт организации, поэтому главной задачей при переносе деятельности организации в Битрикс24 было не потерять новых клиентов. Мы приступили к настройке CRM-формы по имевшемуся старому образцу заявки.

Мы создали форму, поля для заполнения которой отличаются в зависимости от выбранной зоны ответственности клиента (физическое и юридическое лицо):

Подобная автоматизация сразу сортирует поступающие с сайта заявки, квалифицируя лидов по их принадлежности к типу участия (один участник или организация). Заполненные клиентом сведения из формы автоматически попадают в карточку CRM в виде нового или повторного лида, способствуя росту продаж в компании. 

Проверка лидов на уникальность

Всероссийский Форум «Здравница» проводится ежегодно в разных городах, что означает наличие повторных лидов с идентичными данными.

Следующая задача, которую нам требовалось решить – проверка полей в карточке сущности по уникальности. Штатными средствами реализовать подобный сценарий не было возможности. Требовался обработчик, который при создании лида проверяет следующие заполненные поля:

1. ИНН
2. ФИО
3. Телефон
4. E-mail

Мы создали обработчик события, который:

• проверяет по всем компаниям в справочнике «Компании» есть ли организация с таким же ИНН. Если совпадение обнаружено, то найденная компания прикрепляется к лиду (лид при этом повторный);
• проверяет по всем контактам в справочнике «Контакты», есть ли клиент с идентичными ФИО, телефоном и почтовым ящиком. Если совпадение обнаружено, то найденный контакт прикрепляется к лиду (лид при этом повторный).

Подобная доработка дает возможность не прибегать к штатному Контролю дублей, а проверять лид на уникальность в момент создания. Таким образом, автоматизация помогает менеджерам не тратить время на обогащение карточки лида и ручной поиск совпадений. 

Шаблоны документов

Для сокращения времени работы менеджера с документами было решено использовать шаблоны Битрикс24. Для автоматической генерации мы загрузили в систему следующие документы:

• 3 типа договора
• Счет-фактура
• Бланк акта

Нужный документ формируется менеджером из карточки CRM меньше чем за минуту и уже содержит данные из сделки. При необходимости можно экспортировать файл сразу с печатью и подписью компании.

Таким образом, вся бумажная работа по созданию, редактированию и отправке документов автоматизирована. Менеджеру необходимо проверить правильность заполненных данных и отправить документ клиенту. 

Отчет по оплаченным счетам

Для контроля над оплаченными счетами руководство Всероссийского Форума «Здравница» хотело видеть отчеты по оплаченным счетам в разрезе на каждого сотрудника организации.

Мы собрали отчет «Оплаченные счета» через встроенный конструктор отчетов Битрикс24. Дополнительно использовали 2 поля для удобства сортировки: Контакт и Ответственный.

Созданный отчет легко изменить через инструмент фильтра – выбрать только одного ответственного из списка всех сотрудников, выставить промежуток даты оплаты, отсортировать данные по статусу и компании.

Таблицу можно выгрузить в Excel, проводя вторичный и более подробный анализ собранных данных.

Благодаря созданному отчету руководитель может отслеживать этапы оплаты и эффективность работы каждого менеджера. 

Отчет по участникам

Информация по участникам Форума хранится не только в карточках сделок, но и в связанных списках, для удобства работы менеджеров. Анализ участников, их сортировку по нужным критериям можно выполнить разными способами, меняя фильтры и срезы по необходимым данным. Однако отсортировать данные, находящиеся в двух разных местах – в Сделках и Списках штатными средствами Битрикс24 нельзя.

Единственное решение – разработать собственный сводный отчет над сущностями: сделка и связанный список.

Поля для отчета собирались следующим образом:

• Поле ФИО участника. Данные берутся из полей «Фамилия», «Имя», «Отчество» из списка «Список Участников».
• Название компании. Данные берутся из поля «Название компании» в Сделке.

Дополнительно мы настроили фильтры по отчету:

1. Дата создания участника в списке «Список Участников»
2. Мероприятие (привязка к элементу инфоблока «Список Мероприятий»)

Реализовали выгрузку Excel для дальнейшей проработки отчета в привычном представлении. 

Отчет по дополнительному оборудованию и организациям

Контролировать оплаченные организацией счета можно, не только при помощи штатных отчетов, как мы писали выше, но и более детализировано. Следующей доработкой на портале Всероссийского Форума «Здравница» стал отчет по оплате, который показывает связь счета со сделкой и типом платежа. 

Для дальнейшего анализа сформулированной отчетности мы добавили возможность фильтровать информацию и выгружать получившиеся данные в Excel.

Подобный отчет помогает контролировать выставленные счета и степень их оплаты, не прибегая к ручному перебору каждого счета. 

Итоги

В кейсе описана часть решений, реализованных на портале Всероссийского Форума «Здравница». 

Помимо выполненных доработок мы помогли:

• Обучить сотрудников «Здравницы» работе с CRM
• Сопроводить работу администратора портала со стороны заказчика
•  Оказать поддержку пользователей в Skype

Настройки, которые были сделаны на портале, не только облегчили работу менеджеров по сортировке поступающих заявок, но и автоматизировали сбор отчетности по уже сформированным сделкам. Время на первичную фиксацию заявки сократилось с 15 минут до 1 минуты.

Пульс компании демонстрирует вовлеченность сотрудников в работу с системой. Особенно активно менеджеры используют модуль CRM и Чаты:

Мы возьмемся за настройку нестандартных сценариев работы внутри Битрикс24, основываясь на специфику вашей сферы бизнеса. Обращайтесь по контактам нашей компании для получения бесплатной консультации. Звоните по номеру +7 (495)118-39-18 или оставьте заявку в форме ниже – наши специалисты свяжутся с вами.