О компании

Санкт-Петербургский городской Дворец творчества юных (СПб ГДТЮ) — крупнейшее в России и Европе государственное бюджетное учреждение дополнительного образования, расположенное в Санкт-Петербурге. Во Дворце творчества занимается 16000 петербуржцев разных возрастов – от 3 до 18 лет.

Количество офисов: 1 офис в г. Санкт-Петербурге
Число сотрудников, работающих в Битрикс24: 99
Тип лицензии Битрикс24: Коробочная версия

С представителем Дворца творчества юных мы познакомились благодаря нашим постоянным клиентам. До внедрения CRM-системы сотрудники СПб ГДТЮ использовали собственную программу для фиксации поступающих заявок. Для оптимизации работы было решено провести интеграцию заявок с Битрикс24. На момент начала сотрудничества коробка Битрикс24 уже была приобретена и развернута на сервере, от нас требовалась помощь в реализации ряда задач.

В кейсе расскажем о работах, выполненных для коробочной версии Битрикс24 СПб ГДТЮ:

1. Настройка воронки для регистрации заявок на обучение
2. Адаптация полей карточек CRM
3. Настройка бизнес-процесса с использованием универсальных списков
4. Интеграция с собственной программой

Дополнительно требовалась подробная демонстрация настроенной автоматизации сотрудникам СПб ГДТЮ, для дальнейшего упрощения работы в системе.

В конечном итоге требовалось получить удобный для фиксации поступающих заявок портал образовательного учреждения.

Настройка воронки «Заявка на обучение»

Наша работа на портале началась с создания воронки для регистрации заявок на обучение. Прием новых заявок и работу с ними мы настроили на воронке Сделок.

Куратор проекта сформулировал требования к стадиям. Мы настроили систему регистрации заявок, определив этапы движения и статусы браковки, согласно пожеланиям клиента:

1. Новая заявка – сюда поступают новые обращения в виде сделки
2. Получено – на данный этап попадают сделки, готовые к обработке менеджером. В них заполняется информация, обязательная для рассмотрения заявки и перехода на следующую стадию 
3. В обработке – на данной стадии хранятся сделки, обрабатываемые менеджером и ожидающие уточнений от абитуриентов или их представителей
4. Резерв – статус для сделок, взятых в работу, но по той или иной причине отложенных на неопределенный срок
5. Принят – финальная, успешная стадия
6. Отказ – финальная, не успешная стадия

После настройки этапов работы с заявками нужна была оптимизация карточек Сделки и Контакта. Поля требовалось адаптировать с учетом запланированной дальше автоматизации.

Мы добавили параметры, помогающие в дальнейшей классификации заявок:

Проведенные настройки полей помогут:

• Оптимизировать сбор данных о ребенке и скорректировать направление работы менеджеров
• Составить индивидуальный подход к каждому учащемуся СПб ГДТЮ благодаря дополнительной информации, зафиксированной в карточке сущности

После настройки воронки и карточек CRM мы приступили к созданию универсальных списков и автоматизации.

Настройка автоматизации с использованием списков

Для удобства учета учебных программ образовательного учреждения в карточках Сделок выбрали универсальные списки.

Списки разбили на две составляющие:

1. Программа (список из 350 обучающих программ, и вся информация о них)
2. Ответственный отдел (12 подразделений)

Мы добавили списки, загрузив из Excel необходимую информацию по программам: 

Внесли информацию в перечень отделов и ответственных:

В результате получили 2 отдельных списка, учитывающих разные параметры, но при этом отражающие нужные для работы поля с данными.

После выгрузки информации перешли к следующему шагу – автоматизации.

Бизнес-процесс над списками

Этап настройки бизнес-процессов на портале СПб ГДТЮ включал в себя два подпункта:

1. Автоматизировать сопоставление данных по выбранным программам и отделам, курирующим каждую программу
2. Автоматизировать назначение ответственных отделов в карточке Сделки и отправку уведомлений о необходимости начать работу

Данный этап был необходим по нескольким причинам:

• Постепенный отказ от ручной обработки данных менеджерами
• Сведение к минимуму частоты ошибок менеджера из-за некорректного сопоставления учебных отделов и программ
• Прогрев уже существующих клиентов и привлечение новых

Основываясь на специфику работы образовательной организации и требования куратора СПб ГДТЮ, мы составили несколько бизнес-процессов, которые последовательно выполняют следующие действия:

1. Автоматическое заполнение поля «Отдел» в зависимости от параметров, выбранных в поле «Программа»:

   

   Данная настройка проверяет поле «Программа», и, в зависимости от выбранных учебных предметов, подключает соответствующий отдел. Менеджеру при этом не требуется вручную заполнять необходимые поля, которых может быть несколько (в зависимости от количества программ).

2. Отправка почтового сообщения ответственному за отдел менеджеру о новой заявке:

   

   Данный пункт автоматизации уведомляет менеджера о новой заявке. Это сводит количество потерянных в большом потоке или забытых лидов к нулю.

3. Уведомление клиента о приёме данных для записи:

   

Теперь, основываясь на выбранных клиентом СПб ГДТЮ программах, автоматически отправляются письма как клиентам лицея, так и ответственным за обучение.

Для реализации мы использовали 2 бизнес-процесса над сделкой и 1 бизнес-процесс над списком:

Алгоритм формирования новой заявки после настройки выглядит следующим образом:

1. Абитуриент заполняет регистрационные данные на сайте, жмёт кнопку «Зарегистрировать». Все данные передаются в карточку сущности Битрикс24.
2. Будущий ученик проходит тестирование. По окончании тестирования данные передаются в карточку сущности в Битрикс24. Два поля – «Дата тестирования» и «Результат тестирования» – связываются по ID клиента.
3. Абитуриент или его представитель выбирает программы (по желанию). Данные передаются в карточку сущности Битрикс24. Автоматизация подвязывает необходимые отделы, затем отправляет письма ответственным и клиенту.
4. По желанию клиент выбирает «Запросить консультацию». Данные уходят в карточку сущности Битрикс24.

Все данные, переданные на этапах 2, 3, 4, досылаются в карточку Сделка/Контакт, которые формируются в момент регистрации клиента, на 1 этапе.

Настройка интеграции со сторонней системой

После того, как мы закончили настройку на стороне Б24, приступили к финальному этапу – подключению внешней системы сбора заявок.

Куратор СПб ГДТЮ прислал методы выгрузки информации из внешней системы. От нас требовалось прописать методы получения информации со стороны Битрикс для дальнейшей настройки интеграции.

На портале клиента нашими специалистами был создан обработчик, который фиксирует все входящие POST-запросы и сохраняет в файл параметры этого запроса:

• Регистрация → создается контакт, заполняются переданные поля
• Выбор программ → создается или обновляется сделка, заполняются переданные поля, запускается бизнес-процесс (БП) для данной сделки
• Запрос консультации → создается или обновляется сделка, заполняются переданные поля, запускается БП для данной сделки

Данная доработка актуальна, если на сайте требуется проверять корректность введенных данных и по наличию определенных полей определять дальнейшие действия. В нашем случае автоматически выбирается один из трех перечисленных сценариев.

Итоги

Требования к образовательным организациям с каждым годом растут, как и количество заявок на обучение. Использование современных технологий и автоматизаций рутинных процессов позволило СПб ГДТЮ:

• упростить работу сотрудников по обработке заявок, сократив время на их рассмотрение;
• повысить лояльность учеников и их родителей за счет быстрой реакции на их заявления;
• сохранить порядок в базе данных и автоматизировать участки с большим числом взаимосвязей.

В описанном проекте мы максимально упростили работу сотрудников СПб ГДТЮ. Настроили воронки под требования обучающей организации, автоматизировали процесс обработки данных и создали обработчик POST-запросов.

Поставленные задачи реализованы нами за 30 часов. Дополнительно мы провели «Скайп» с разработчиками СПб ГДТЮ, где продемонстрировали логику работы проведенных настроек. На текущий момент мы поддерживаем связь с представителями образовательной организации и готовы оказать помощь в дополнительных настройках.

Обращайтесь по контактам нашей компании для организации комфортной работы на портале Битрикс24. Звоните +7 (495)118-39-18 или заполните форму ниже – мы реализуем задачи любой сложности, основываясь на специфику вашего бизнеса.