О компании

Компания «Микробор» — предприятие по производству и разработке сверхтвердых композиционных материалов и инструментов. Организация развивает продажи в России, СНГ и на мировом рынке – Китай, Индия, страны Европы.

Количество офисов: 1 офис в г. Москве
Число сотрудников, работающих на портале: 49
Тип лицензии Битрикс24: Коробочная версия

С представителями компании Микробор Композит мы познакомились в ноябре 2019 года на промышленной выставке «Металл-Экспо 2019». В предварительном диалоге мы выяснили, что сотрудники компании работали в облачной версии Битрикс24, однако для полноценного управления рабочим процессом и отделом продаж в частности, было необходимо:

• оптимизировать работу отдела продаж с сущностью «Компания»
• реализовать бизнес-процесс согласования отсрочки платежа в компании
• развернуть коробочную версию на сервер

Дополнительно требовалось обучить сотрудников работе в системе по новым сценариям Битрикс24. В кейсе расскажем об особенностях настройки портала Микробор и поделимся интересными решениями по автоматизации рутинных процессов. 

Настройка полей в карточке Компании

Настройку облачного портала начали с редактирования полей карточки Компании:

1. Добавили недостающие поля.
2. Настроили последовательность полей внутри карточки.

Дополнительно внесли ряд правок, по мере согласования задачи:

• Упорядочили варианты полей по алфавиту
• Добавили группу реквизитов
• Добавили все страны
• Убрали лишние поля

Таким образом, представление карточки оптимизировано под задачи Микробор. Как мы отмечали в других кейсах – индивидуальная настройка полей не только позволяет менеджерам быстро адаптироваться в системе, но и фиксировать необходимые данные для детальной сегментации.

Автоматизация отсрочки платежей

Следующий этап работ – настройка бизнес-процесса (БП) на изменение карточки компании. В каждой компании существует определенный регламент по работе с дилерами. Для автоматизации этого процесса компании Микробор нужно было разработать БП по трехэтапному оповещению. «Ручная» проверка сроков была неудобной и занимала время менеджеров.

Мы разработали бизнес-процесс, основываясь на внутренний регламент предприятия:

Данный БП работает на изменение карточки компании: если значение в поле Текущая дата превышает значение поля Дата до которой клиент закреплен за дилером, то на следующий день, ответственному приходит уведомление:

Если действий от менеджера не последовало, то через 2 дня, менеджеру вновь приходит уведомление. Если и в данном случае от менеджера не будет никаких действий по изменению даты, то еще через 2 дня уведомление придёт руководителю.

Настроенная автоматизация позволяет не пропустить важный этап сотрудничества с дилерами и повысить лояльность к компании. Описанное решение поможет организовать работу каждого сотрудника и ускорить процесс назначения нового дилера.

Бизнес-процесс по согласованию платежей

Следующим этапом была разработка автоматизированного бизнес-процесса по отсрочке платежа. Для реализации данной задачи требовался сложный БП, состоящий из нескольких параллельных веток. Подобный процесс был необходим по нескольким причинам:

• более тщательная и детальная оценка рисков, и проверка деловой репутации контрагентов
• сокращение временных затрат на утверждение документов
• установление четких сроков согласования
• минимизация ошибок при документальном оформлении сделки
• закрепление за каждым этапом согласования конкретного сотрудника

Реализацию продолжили на сущности Компания.

С помощью бизнес-процесса менеджеру приходит уведомление: утвержден ли запрос на отсрочку платежа или отклонен. При утверждении также указывается, на какое количество дней согласован перенос оплаты. До этого момента БП проходит два этапа согласования:

• Менеджерам юридического и финансового отделов приходит уведомление на согласование. На данном этапе происходит оценка финансовой платежеспособности клиента и его юридическая устойчивость.
• Комментарии двух отделов уходят далее по структуре на согласование. Руководитель видит:
  - запрос от менеджера;
  - мнение юридического и финансового отделов.

Основываясь на данные пункты, руководитель принимает окончательное решение по отсрочке платежа для каждой конкретной компании.

Теперь каждый запрос на отсрочку платежа происходит в автоматическом режиме – менеджеру нет необходимости согласовывать лишние бумаги. Правильно адаптированный бизнес-процесс способен сократить временные затраты в несколько раз, благодаря контролю сроков и фиксации ответственного лица на каждом этапе.

Перенос данных из облака в коробку

После завершения критичных для бизнеса Микробор задач, мы приступили к переносу данных из облака в коробку. Требовалось перенести информацию, включая описанные выше задачи, с облачного портала на коробочную версию. При переносе действовали поэтапно:

1. Проверили параметры сервера Микробор – удовлетворяют ли они требованиям приобретаемой лицензии.
2. Получили доступ к серверу Микробор по SSH.
3. Активировали ключ купленной лицензии на тестовой коробке.
4. Запросили бэкап с облачной версии портала:
   - сделали запрос в техподдержку Битрикс24
   - связались с разработчиками используемых приложений, с вопросом о переносе в коробку установленных на облаке решений
   - получили сделанный бэкап от Битрикс24
   - проверили объем снятой копии портала. На данном этапе, при необходимости, клиент добавляет объем жесткого диска на сервер. Места должно быть минимум в 3 раза больше, чем объем предоставленного бэкапа
5. Перенесли бэкап.
6. Проверили и исправили возникшие при переносе ошибки.

Таким образом, менеджеры компании Микробор продолжили работу в коробочной версии Битрикс24 без каких-либо потерь с точки зрения клиентских данных и привычной функциональности. Все данные обрабатываются по заданной логике с применением автоматизации на необходимых этапах.

Итоги проекта внедрения Битрикс24 в компании «Микробор»

Поставленные задачи выполнены. Благодаря настройкам процессы компании не требуют «ручного» контроля и заточены под логику Микробор. Дополнительно в ходе сотрудничества были решены следующие вопросы:

• Проведено несколько Скайп-аудитов с руководителями компании.

• Исправлены возникшие в процессе работы мелкие ошибки.

• Перенастроена почта и телефония после переноса из облака в коробку.

Пульс компании демонстрирует высокую вовлеченность менеджеров в работу:

Вам требуются индивидуальные настройки и автоматизация рутинных процессов? Обращайтесь по контактам, указанным ниже или просто заполните форму. Наши менеджеры подберут оптимальное решение, сэкономив ваши средства на внедрении и доработке системы. У нас действуют постоянные скидки и спецпредложения.