Мы помогаем с переездом порталов Битрикс24 из облака в коробку ежегодно десяткам наших клиентов. Причины для перехода на коробочную версию всегда разные:
- Первоначально продукт покупали и изучали в облаке, далее решили перенести, чтобы сохранить все данные внутри компании.
- Потребовалась тесная интеграция с внутренними системами и сторонними сервисами.
- Появилась необходимость реализовать нестандартные решения и бизнес-процессы.
Самая частая причина перехода - процессы, которые нельзя реализовать в облачной версии.
В статье поделимся опытом переноса собственного портала из облака в коробку с использованием арендованного сервера. Причин тому было несколько, ключевая: перенос производственных процессов на адаптированную версию системы канбан для решения задач клиентов.
Перенос данных с облачного сервера в 10% случаев проходит по штатному сценарию. Остальные 90% сопровождаются особенностями, которые могут повторяться или быть уникальными. Каждая непредвиденная ошибка в системе скажется на работоспособности сотрудников.
Чтобы минимизировать простои в работе, расскажем на примерах о способе решения возникших нюансов после разворота бэкапа портала в новой среде.
Битрикс заранее предупреждает нас, что штатная Телефония и установленные приложения из Маркетплейс24 автоматом на новый портал не перенесутся. Однако из практики знаем, что это не весь список сервисов, которые потребуется заново перенастроить или переподключить к порталу.
Дополнительных работ после разворота системы на новом сервере требуют:
- Телефония
- Приложения
- Экстранет-пользователи
- CRM-формы, виджет и открытые линии
- Лендинги
- Индивидуальные особенности
Телефония Битрикс24 после переезда на коробку
Если телефония для вас основной канал, по которому приходят клиенты – начать настройку после разворота системы нужно именно с нее.
Чтобы подключить к порталу по новому адресу телефонию МТС, Билайн, Манго или другого стороннего оператора – потребуется пара минут. Достаточно установить приложение для интеграции нужного оператора из Маркетплейс. Настройки маршрутизации и прочие параметры учета звонков на вашем портале останутся теми же, что были до перехода на свой сервер.
В случае, когда вы используете штатную телефонию Битрикс24, то после переноса портала в коробку сначала подключается доверенный SSL-сертификата. Далее формируется запрос на перенос аккаунта Телефонии из облака на коробку в техподдержку Битрикс24.
Ожидать переподключения аккаунта и арендованных номеров можно от 2-х дней до нескольких недель. В некоторых случаях может потребоваться заново подать документы, чтобы сменить адрес сайта на стороне АТС.
После ответа об активации телефонии по новому адресу портала, требуется выполнить новую настройку:
- установить правила обработки звонков;
- настроить очередь распределения входящих вызовов на менеджеров.
Что делать в тех случаях, когда перенастройка телефонии занимает длительное время и нет возможности предупредить клиентов о технических работах:
- Продолжайте принимать звонки в облачном портале. Новых лидов и контактов, созданных на основании входящего звонка, можно будет выгрузить из облака и импортировать на коробку в ручном режиме.
- Когда нет возможности продолжить работу в облаке – настройте временно автоответчик или переадресацию звонков на свой альтернативный номер.
Звонки продолжат записываться на облачный портал до тех пор, пока не будет настроена новая маршрутизация на коробку.
Приложения для Битрикс24 в коробке
Установленные на облачном портале решения из Маркетплейс24 не переносятся в коробку автоматом.
Потребуется заново установить приложения из каталога готовых решений для Битрикс24. Если решение платное, придется обратиться к разработчику приложения для активации купона по новому адресу.
Рекомендуем перед сменой портала:
- Определить список тех решений, которые вам потребуются на коробке.
- Если в вашем списке есть платные решения – обратитесь предварительно к их разработчикам для уточнения деталей переезда в каждом конкретном случае.
- Сохраните список отобранных приложений, чтобы после переезда на коробку можно было быстро восстановить их на своем портале.
Не отказывайтесь от готовых расширений для своей коробки – используйте набор решений из привычного вам Маркетплейс24.
Напомним, что доступ к приложениям сохраняется только при ежегодном продлении лицензии вашего корпоративного портала. Подробнее о том, что доступно на коробке по истечению года после активации ключа в отдельной статье.
Отключение пользователей экстранет после переезда
После переезда из облака в коробку пользователи экстранет перестают быть активными. Для решения проблем с доступом на новый адрес портала требуется выбрать нужного экстранет-сотрудника из списка в соответствующем разделе административной части портала и сделать этого пользователя активным.
В ряде случаев перенос экстранет-пользователей не всегда проходит корректно. Возникают ошибки с доступами к различным модулям портала.
Проблема корректного отображения карты сайта для внешних пользователей решается в два шага:
- Из пустого сайта копируем папку с файлами extranet и добавляем с заменой файлов на боевой портал (который был перенесён);
- Проверяем права доступа в скопированной папке, чтобы сайт экстранет работал.
Если на вашем портале есть экстранет-пользователи и после переезда в коробку вы планируете сохранить для них возможность доступа к вашему порталу – не забудьте проверить, как отрабатывает данный функционал на примере специально созданного внешнего сотрудника.
Переезд CRM-форм, виджета и открытых линий
Чтобы перенести подключенный канал Битрикс24.Network с облака на коробку и продолжить получать сообщения в свои открытые линии потребуется выполнить несколько действий:
- На время проведения работ по переезду портала включить автоматическое уведомление для всех обращений по этим каналам. Постоянных клиентов и пользователей экстранет можно дополнительно проинформировать письмом о проведении технических работ.
- После переноса и переподключения открытой линии оставить в старой версии уведомление о неактуальности канала и адрес нового. Как только клиент напишет в старую открытую линию, ему придет автоматическое сообщение. Это минимизирует негативные эмоции со стороны пользователей этого канала.
Для корректной работы виджета, а также для ФОС (формы обратной связи), размещенной на публичных страницах вашей компании в интернете, потребуется дополнительные действия. В коде сайта, где раньше был проставлен адрес облачного портала нужно выполнить команду по замене части всех скриптов форм и виджета на адрес коробочного портала.
До тех пор, пока ссылки с использованием адреса портала на вашем сайте не будут изменены на адрес вашей коробки – лиды с форм и виджета продолжат фиксироваться в облачной системе. После переезда созданных клиентов можно перенести в коробку вручную или через экспорт, но не затягивайте с данным решением. Время реакции на обращения напрямую влияет на лояльность клиентов и конверсию посетителей сайта в успешную сделку.
Что делать с лендингами после переезда?
После переезда из облака в коробку все созданные лендинги через модуль Битрикс.Сайты будут доступны и на коробке.
Потребуется провести дополнительную работу, чтобы решить следующую особенность переезда лендингов:
- В них используется привязка ФОС и виджета к тому порталу, где они были созданы и опубликованы – т.е. в нашем случае к облаку.
- Правки для работающего сайта можно делать на коробке, но они не вступят в силу после публикации.
- Все сайты, созданные сразу на коробке, работают в обычном режиме.
Чтобы решить проблему корректной отработки созданных на облаке лендингов, потребуется выполнить следующие действия:
- Изменить адрес домена в облаке и выполнить публикацию с новым доменом (чтобы нужный домен освободился). Тут можно указать любой домен на поддомене Битрикс24.
- Указать в коробочной версии требуемый домен и выполнить публикацию.
Данный набор действий рекомендует техническая поддержка Битрикс24.
Однако в нашем переезде подобные действия сработали не для всех сайтов. Домены освободили, но новые публикации не отображали страницы:
Техническая поддержка Битрикс24 рекомендовала сделать дополнительные настройки:
1. В административной части портала в: Настройки-Инструменты-Командная PHP-строка: выполнить код:
2. Очистить кеш на портале: Настройки - Настройки продукта - Автокеширование: Вкладка Очистка файлов кеша.
Чтобы пользователям в дальнейшем было легче выполнить оптимизацию работы для перенесенных сайтов, наша заявка по проблеме передана в отдел разработки 1С-Битрикс.
Ждем оптимизации процесса от разработчиков продукта Битрикс24!
Частные проблемы переноса из облака в коробку
Помимо штатных работ, описанных в предыдущих пунктах этой статьи, возникают частные случаи с ошибками разворота снятой копии облачного портала на коробочной версии.
Опустим технические стороны вопроса, которые решаются силами программистов. Мы проверяем все через собственный чек-лист по специально созданной задаче до переноса портала.
Расскажем о моментах, с которыми могут столкнуться пользователи. Поможем решить их самостоятельно или при помощи вашего администратора Битрикс24. Примеры из практики нашего переезда – переезда портала компании ПУСК.
Ссылки внутри портала
Мы активно пользуемся календарями для проведения внутрикорпоративных событий. После переезда календарные напоминания в Центре уведомлений ведут на облачный портал.
Аналогично в URL для регулярных задач, которые работают, как и уведомления, на роботах и бизнес-процессах. Они сохраняют ссылку внутри на старый портал и при переносе не меняются на новый.
В шаблонах задач, где были использованы ссылки на документы из Диска, после переезда также сохранится адрес на облачное хранилище.
Решение:
Для решения проблем неактуальных ссылок портала после перехода на коробку рекомендуется:
1. Выполнить смену всех ссылок, ведущих на старый адрес портала. Удалить неактуальные события и создать новые. Редактировать задачи и бизнес-процессы – внося правки в каждый.
2. Если неактуальные ссылки использованы в большом количестве элементов на новом портале, то можно выполнить доработку в административной панели портала. Делается это с помощью специального SQL-запроса.
Использование ссылок, ведущих на старый адрес портала, не приводят к сбою в работе. Они дезориентируют пользователей Битрикс24. Рекомендуем при выявлении подобных ошибок у себя – исправить их, чтобы никто из сотрудников случайно не перешел на старый портал и не продолжил там работу.
Дополнительно для защиты входа на старую систему рекомендуем уволить всех пользователей после переезда с облачного портала и оставить только администратора до окончания всех работ по переезду.
Интеграция с почтовым сервисом и отдельный SMTP
После смены адреса портала всем пользователям направляется приглашение на новый:
Для первого входа в систему по новому адресу предлагается сменить пароль.
Обновление пароля на портале влечет за собой сбой в синхронизацию интегрированной в Битрикс24 почтой.
Решение:
Сотрудники выполнили новую авторизацию в почтовом сервисе. Это позволило быстро восстановить синхронизацию с email.
Единственное, с чем мы столкнулись впервые – нельзя настроить отправку писем по отдельному SMTP для определенного ящика. Протокол доступен только один на все почтовые отправления из коробки. Ранее мы пользовались выделенным адресом с подключенным сторонним SMTP для email-рассылок из модуля CRM.Маркетинг. Нам пришлось сменить способ отправки писем для всех email с портала.
Шаблоны документов
Для удобной и быстрой работы с документами внутри Битрикс24 мы используем шаблоны договоров с подстановкой элементов из CRM.
После переезда в коробку данные юр.лиц частично перестали подставляться в поля договора, пропали печати и подписи.
Решение:
Для корректной отработки подстановок пришлось вносить правки внутри шаблонов. У нас были сохранены резервные копии этих документов, поэтому процесс восстановления занял не больше часа.
Каталог изображений и файлы Google Docs
Следующие 2 ошибки, возникшие после переезда у нас:
- В процессе переезда потерялся каталог изображений с файлами смайликов.
- Не работало открытие документов через Google Docs
Обе эти ошибки некритичные и не играют роли в рабочем процессе. Пользователи портала просто привыкли к этим инструментам внутри системы.
Решение:
Для возможности открытия файла из стороннего ресурса создан и настроен отдельный аккаунт Google Docs для коробочного Битрикс24. Это решило проблему быстрого перехода пользователей портала к редактированию файлов из этого ресурса.
Многие из нас в диалогах привыкли к такому инструменту, как смайлики, для выражения эмоций с помощью картинки. Они есть в мессенджерах и часто используются для общения в соцсетях. Данная опция предусмотрена в десктопном приложении Битрикс24 и на портале.
После разворота коробочной версии по новому адресу мы сразу обратили внимание, что в переписках осталась одна картинка с улыбающейся рожицей, остальные файлы отображались, как битые ссылки:
Потерялись изображения и в Живой ленте, и в задачах внутри коробки:
Наши системные администраторы не просто вернули опцию включения в переписку смайлов, но и доработали ее. Решена эта проблема через административную панель. В дистрибутиве по умолчанию присутствует галерея стандартных смайликов. Необходимо скачать и импортировать заново основной набор.
Помимо этого - галерея может содержать несколько «пакетов» с эмодзи. Мы подключили новый набор, разработав собственный стикер-пак.
Теперь наши сотрудники выражают эмоции с помощью расширенного инструмента. Это особенно актуально в условиях преобладающего режима виртуального общения.
Описанные ошибки – далеко не полный перечень возможных отклонений в процессе разворота копии облачного портала на собственном сервере. При выборе лицензии ориентируйтесь на функционал программного продукта и его использования в долгосрочной перспективе. Первичная покупка и разворот коробочной версии Битрикс24 поможет избежать будущих проблем с переездом.
Как и в жизни, при переезде на новое место жительства нужно учесть ряд факторов:
-
Выбирать для проведения работ только сертифицированных исполнителей с опытом по данному направлению.
-
Обязательно сделать предварительный аудит облачной системы и составить список для мониторинга ошибок после переезда.
-
Не останавливать работу с интегратором после переезда на новый сервер, а поддерживать с ним плотный контакт для решения сопутствующих вопросов. Заложите дополнительные часы на аудит после переезда, чтобы проверить все участки системы.
Переезд - это отличный повод навести порядок на вашем портале:
- избавиться от неиспользуемых данных и файлов;
- отказаться от устаревших процессов и неработающих настроек;
- пересмотреть бизнес-модель для тех участков, где есть проблемы;
- отключить неиспользуемые приложения.
В нашей компании процесс переезда из облака в коробку занял 1 день, а на устранение ошибок переноса ушло еще 5 рабочих дней. Каждый проект уникален и время переноса системы может существенно отличаться. Мы используем практически весь инструментарий корпоративного портала, поэтому количество часов на полное восстановление всех участков системы после переезда у нас было увеличено.
Самым долгим процессом была телефония. Пока шла перенастройка вызовов на коробку, мы не останавливали прием звонков от наших клиентов, просто чуть оптимизировали процесс на момент переезда.
Рекомендуем сразу выбирать коробочную версию системы, если планируете развивать компанию и работать со сложными процессами. Если вы только задумываетесь о переезде, не бойтесь предстоящих задач, доверьте работу тем, у кого есть опыт их решения.
Готовы поделиться нашими наработками и оптимальными схемами переезда. Для консультации свяжитесь с нашим менеджером по телефону +7 (495) 118-39-18 или через форму ниже.
