- Базовая настройка карточек в CRM
- Оптимизация воронок
- Интеграция с сайтом
- Подключение почты
- Настройка прав
- Обучение пользователей и администратора
О компании и ее целях в Битрикс24
Национальная Ассоциация Участников Рынка Робототехники (НАУРР) – структура, объединяющая организации промышленной робототехники не только российских, но и зарубежных представителей. НАУРР сотрудничает с производителями сервисной робототехники, исследовательскими и образовательными институтами, разработчиками ПО для роботов.
- Количество офисов: 1 офис в г. Москве.
- Число сотрудников, работающих на портале: 6 человек.
- Тип Битрикс24: облачный тариф «Компания»
В августе 2020 года к нам обратился представитель компании НАУРР. Требовалась помощь в переносе коммуникационных потоков с участниками ассоциации в единую систему – в Битрикс24. Тариф уже был активирован, нам необходимо было помочь с базовыми настройками портала.
Перед началом работ определили цели проекта:
- Подготовить портал для ведения Сделок по различным направлениям: оптимизировать карточки сущностей, определить статусы воронок.
- Настроить лидогенерацию с сайта через создание специальных форм захвата.
- Подключить почту для коммуникаций и рассылок.
Для решения поставленных целей мы составили следующий план реализации:
- Настройка карточек в CRM: Лидов, Сделок, Компаний, Контактов – адаптация полей под дальнейшую лидогенерацию с сайта.
- Настройка воронки Лидов и Сделок для обработки резюме – чтобы фиксировать обращения и квалифицировать Лида, двигая его по готовой воронке.
- Интеграция сайта через подключение 3-х форм – создание форм захвата в Битрикс24 для дальнейшего размещения их на сайте.
- Подключение почтовых ящиков пользователей и 1 общего (коммерческого ящика для рассылок).
- Настройка прав доступа для пользователей модуля CRM.
После завершения настроек решено было провести демонстрацию работы на портале и обучение пользователей новым инструментам.
Настройка карточек в CRM: Лиды, Сделки, Компании, Контакты
Адаптацию портала начали с настройки карточек CRM. Отредактировали основные поля для используемых сущностей и дополнили новыми. Редактирование карточек выполнили с учетом дальнейшего сбора информации с внешних форм и обработки в CRM.
Оптимизация полей позволяет фиксировать данные в момент входящего обращения и в дальнейшем работать с информацией по детальной сегментации. Менеджер располагает детальной информацией по клиенту или заказу и может легко фильтровать сущности по заданному сегменту.
Настройка воронки Лидов и Сделок для обработки резюме
Далее приступили к настройке воронок продаж – комплекса инструментов для фиксации действий по клиенту. Воронка создаётся под каждый тип клиента, где требуется вести контроль совершённых действий, учитывать общение с помощью интегрированных средств коммуникаций и фиксировать завершение этапа в соответствии с регламентом компании.
Мы настроили требующиеся стадии ведения Лида и Сделки, определили статусы успешного завершения и отбраковки заявок от клиентов, чтобы была возможность дополнительно проработать каждый сегмент на повторную продажу или допродажу:
Выполненных на данный момент настроек достаточно для фиксации поступающих Лидов и дальнейшей обработки заказов менеджерами. В дальнейшем возможно добавление элементов автоматизации, связанных со сменой стадии движения клиента по воронке или определённых действий со стороны менеджера.
Интеграция с сайтом
Сайт компании – штатная площадка для быстрой лидогенерации. Встроенная на страницу сайта CRM-форма – это анкета для посетителя сайта, вся информация из которой попадает в карточку CRM.
В данном проекта для сайта НАУРР мы реализовали 3 отдельных формы захвата под каждый тип обращения.
Мы разработали форму под каждый тип обращения:
1. Вступить в ассоциацию – форма, состоящая из десяти полей и двух дополнительных пунктов согласия с документами Ассоциации
2. Заявка – форма, состоящая из семи полей и двух дополнительных списочных полей.
3. Заявка с резюме – форма, состоящая из четырех полей
Формы обратной связи на сайте в момент их заполнения посетителем передают внесенные данные в CRM, что снижает ошибки ручного ввода и сокращает время на обработку обращения.
Интеграция с почтой
Для фиксации коммерческой переписки на портале НАУРР мы настроили интеграцию с почтовым сервисом.
Подключили корпоративные ящики сотрудников и дополнительный общий ящик info.
Для возможности самостоятельного подключить почту других сотрудников мы предоставили куратору НАУРР инструкцию по интеграции:
Теперь коммуникация с клиентами фиксируется в карточки CRM, а менеджерам при работе не нужно переключаться между почтовым сервисом и порталом – вся работа выполняется внутри единой среды – в Битрикс24.
Настройка прав для пользователей модуля CRM
Далее следовала настройка прав доступа пользователей портала к CRM. Данный этап важен для защиты конфиденциальных данных и ограничения доступа к различным направлениям сделок и лидов.
Разграничение прав для пользователей портала позволит защитить базу данных от непрофильной работы.
На портале мы создали роли, в рамках которых сотрудники могут выполнять и просматривать определённые элементы CRM и взаимодействовать с ними:
Самые урезанные правила доступа настроены для Участников Комитета. Данная группа пользователей не увидит раздела меню «CRM» из-за ограничения прав.
Итоги внедрения
Битрикс24 компании НАУРР объединил в себе инструменты связи, создав единое рабочее пространство для менеджеров:
- Ни один заказ не потеряется. Подключенные к порталу почта и сайт фиксируют обращения в CRM.
- Все данные защищены. Благодаря настроенным правам, доступ к конфиденциальной информации ограничен.
- Все действия последовательны и нацелены на результат. Сотрудники работают по специально созданным воронкам, передавая заказы между отделами.
- Менеджеры легко ориентируются в Битрикс24. Мы провели обучение по блоку CRM, чтобы сотрудники НАУРР привыкли к работе в новой системе.
В данном проекты мы реализовали стандартный сценарий внедрения Битрикс24. Подобный набор настроек выполняется за пару недель с учетом времени на коммуникацию.
Нужен быстрый запуск системы Битрикс24? Обращайтесь в компанию ПУСК по телефону +7 (495)118-39-18 или заполните форму ниже. Подберем оптимальный пакет настроек с учетом специфики вашего бизнеса.