О компании и ее целях в Битрикс24

Национальная Ассоциация Участников Рынка Робототехники (НАУРР) – структура, объединяющая организации промышленной робототехники не только российских, но и зарубежных представителей. НАУРР сотрудничает с производителями сервисной робототехники, исследовательскими и образовательными институтами, разработчиками ПО для роботов.

• Количество офисов: 1 офис в г. Москве.
• Число сотрудников, работающих на портале: 6 человек.
• Тип Битрикс24: облачный тариф «Компания» 

В августе 2020 года к нам обратился представитель компании НАУРР. Требовалась помощь в переносе коммуникационных потоков с участниками ассоциации в единую систему – в Битрикс24. Тариф уже был активирован, нам необходимо было помочь с базовыми настройками портала.

Перед началом работ определили цели проекта:

• Подготовить портал для ведения Сделок по различным направлениям: оптимизировать карточки сущностей, определить статусы воронок.
• Настроить лидогенерацию с сайта через создание специальных форм захвата.
• Подключить почту для коммуникаций и рассылок.

Для решения поставленных целей мы составили следующий план реализации:

1. Настройка карточек в CRM: Лидов, Сделок, Компаний, Контактов – адаптация полей под дальнейшую лидогенерацию с сайта.
2. Настройка воронки Лидов и Сделок для обработки резюме – чтобы фиксировать обращения и квалифицировать Лида, двигая его по готовой воронке.
3. Интеграция сайта через подключение 3-х форм – создание форм захвата в Битрикс24 для дальнейшего размещения их на сайте.
4. Подключение почтовых ящиков пользователей и 1 общего (коммерческого ящика для рассылок).
5. Настройка прав доступа для пользователей модуля CRM.

После завершения настроек решено было провести демонстрацию работы на портале и обучение пользователей новым инструментам. 

Настройка карточек в CRM: Лиды, Сделки, Компании, Контакты 

Адаптацию портала начали с настройки карточек CRM. Отредактировали основные поля для используемых сущностей и дополнили новыми. Редактирование карточек выполнили с учетом дальнейшего сбора информации с внешних форм и обработки в CRM.

Оптимизация полей позволяет фиксировать данные в момент входящего обращения и в дальнейшем работать с информацией по детальной сегментации. Менеджер располагает детальной информацией по клиенту или заказу и может легко фильтровать сущности по заданному сегменту. 

Настройка воронки Лидов и Сделок для обработки резюме 

Далее приступили к настройке воронок продаж – комплекса инструментов для фиксации действий по клиенту. Воронка создаётся под каждый тип клиента, где требуется вести контроль совершённых действий, учитывать общение с помощью интегрированных средств коммуникаций и фиксировать завершение этапа в соответствии с регламентом компании.

Мы настроили требующиеся стадии ведения Лида и Сделки, определили статусы успешного завершения и отбраковки заявок от клиентов, чтобы была возможность дополнительно проработать каждый сегмент на повторную продажу или допродажу: 

Выполненных на данный момент настроек достаточно для фиксации поступающих Лидов и дальнейшей обработки заказов менеджерами. В дальнейшем возможно добавление элементов автоматизации, связанных со сменой стадии движения клиента по воронке или определённых действий со стороны менеджера. 

Интеграция с сайтом        

Сайт компании – штатная площадка для быстрой лидогенерации. Встроенная на страницу сайта CRM-форма – это анкета для посетителя сайта, вся информация из которой попадает в карточку CRM.

В данном проекта для сайта НАУРР мы реализовали 3 отдельных формы захвата под каждый тип обращения.

Мы разработали форму под каждый тип обращения:

1. Вступить в ассоциацию – форма, состоящая из десяти полей и двух дополнительных пунктов согласия с документами Ассоциации

2. Заявка – форма, состоящая из семи полей и двух дополнительных списочных полей.  

3. Заявка с резюме – форма, состоящая из четырех полей

Формы обратной связи на сайте в момент их заполнения посетителем передают внесенные данные в CRM, что снижает ошибки ручного ввода и сокращает время на обработку обращения.

Интеграция с почтой 

Для фиксации коммерческой переписки на портале НАУРР мы настроили интеграцию с почтовым сервисом.

Подключили корпоративные ящики сотрудников и дополнительный общий ящик info.

Для возможности самостоятельного подключить почту других сотрудников мы предоставили куратору НАУРР инструкцию по интеграции:    

Теперь коммуникация с клиентами фиксируется в карточки CRM, а менеджерам при работе не нужно переключаться между почтовым сервисом и порталом – вся работа выполняется внутри единой среды – в Битрикс24. 

Настройка прав для пользователей модуля CRM 

Далее следовала настройка прав доступа пользователей портала к CRM. Данный этап важен для защиты конфиденциальных данных и ограничения доступа к различным направлениям сделок и лидов. 

Разграничение прав для пользователей портала позволит защитить базу данных от непрофильной работы.

На портале мы создали роли, в рамках которых сотрудники могут выполнять и просматривать определённые элементы CRM и взаимодействовать с ними:

Самые урезанные правила доступа настроены для Участников Комитета. Данная группа пользователей не увидит раздела меню «CRM» из-за ограничения прав. 

Итоги внедрения 

Битрикс24 компании НАУРР объединил в себе инструменты связи, создав единое рабочее пространство для менеджеров:

• Ни один заказ не потеряется. Подключенные к порталу почта и сайт фиксируют обращения в CRM.
• Все данные защищены. Благодаря настроенным правам, доступ к конфиденциальной информации ограничен.
• Все действия последовательны и нацелены на результат. Сотрудники работают по специально созданным воронкам, передавая заказы между отделами.
• Менеджеры легко ориентируются в Битрикс24. Мы провели обучение по блоку CRM, чтобы сотрудники НАУРР привыкли к работе в новой системе.

В данном проекты мы реализовали стандартный сценарий внедрения Битрикс24. Подобный набор настроек выполняется за пару недель с учетом времени на коммуникацию. 

Нужен быстрый запуск системы Битрикс24? Обращайтесь в компанию ПУСК по телефону +7 (495)118-39-18 или заполните форму ниже. Подберем оптимальный пакет настроек с учетом специфики вашего бизнеса.