Базовые настройки облачного портала для компании Арсенал-УРАЛ

О компании и её целях

Группа компаний Арсенал основана в 2002 г. Является крупнейшим поставщиком складской техники (автопогрузчики, электропогрузчики, ричтраки, штабелеры, гидравлические тележки), запасных частей и сопутствующих услуг для разных регионов России. Центральный офис компании находится в Иваново, а основной склад продукции в Москве.

Битрикс24 до обращения к нам не использовали. Требовалась помощь с подбором тарифа и настройками CRM для организации работы 6 менеджеров отдела продаж, руководителя и маркетолога.

Требовалось оптимизировать работу менеджеров, сократив время на переключение между разными площадками. Получить встроенный инструмент для проведения email-рассылок и генерации комплексных отчетов. В дальнейшем планировалось интегрировать Битрикс24 с 1С.

С учетом озвученных пожеланий, компании Арсенал был рекомендован для приобретения облачный тариф «Команда». Сформирован план работ по задачам:

1. Покупка тарифа и регистрация портала. Добавление пользователей в Битрикс24.

2. Настройка блока CRM (поля карточек сущностей, фильтры, права, стадии лидов и сделок).

3. Интеграция почты.

4. Обучение по загрузке контрагентов из excel в портал.

5. Проведение практикума по работе в CRM.

Процесс внедрения

После того, как был куплен тариф, мы зарегистрировали портал Битрикс24 и перешли к добавлению пользователей в систему. Создали двухуровневую структуру компании по трем отделам (не считая подразделения «Чат-боты»):

1. Моя компания – вышестоящий отдел – руководство компании

2. Маркетинг

3. Отдел продаж

Важно сразу определиться с теми группами сотрудников, которые будут иметь схожий функционал при работе в системе. Т.к. на структуре компании строится логика распределения прав пользователей.

Следующий большой блок работ включал настройки в CRM. Оптимизировали карточки Лидов, Сделок, Контактов и Компаний, чтобы менеджерам удобно было вести информацию по сущностям. Добавили нужные поля и скрыли неиспользуемые. Настроили фильтры для быстрого поиска сегментов.

Лиды

Обработка полученной заявки в данном проекте начинается с воронки Лидов. Многие детально прорабатывают стадии движения поступившего Лида, но отказываются от сортировки несостоявшихся клиентов. Для компании Арсенал-УРАЛ важно учитывать причину того, почему Лид оказался некачественным. Для этого мы сделали сортировку неуспешных статусов, добавив такие стадии, как, например, «Непрофильная заявка» или «Спам».

Таким образом, теперь не только обрабатываются удачные Лиды, но и анализируются проваленные. В дальнейшем с такой подробной сегментацией удобно работать, настраивая следующие касания по различным каналам. Вернуть клиента сейчас дешевле, чем искать нового, нужно это учитывать.

Сделки

Для ведения клиентов в компании Арсенал-Урал выделено 3 направления, для которых мы настроили свои этапы:

1. Складская техника

2. Гидравлика и запчасти

3. Сервисные услуги

Как и с Лидами, большое внимание заказчик проекта уделяет некачественным статусам для своевременной аналитики провалов. Для этого мы добавили больше десятка неуспешных этапов для каждого направления сделки.

Теперь, в случае каких-либо изменений в  компании, наш заказчик сможет вернуться к неудавшейся сделке, чтобы превратить её в коммерческое предложение.

Шаблоны документов

Битрикс24 помогает автоматизировать рутинный процесс составления счетов, актов, коммерческих предложений и договоров. Для повышения скорости работы с типовыми документами мы настроили необходимые шаблоны, загрузив их в CRM. Менеджеры компании Арсенал-УРАЛ теперь могут легко сформировать нужный документ из карточки Сделки и направить его клиенту. Важные переменные автоматически подставляются по данным из карточки сущности.

Интеграция почты с CRM

Обратная связь с клиентом – основа успешного и продуктивного сотрудничества. Особенно если данная связь постоянно поддерживается. Электронная почта – неотъемлемая часть системы Битрикс24.

Мы настроили интеграцию почтовых ящиков заказчика к порталу, чтобы все письма клиентов компании Арсенал-УРАЛ автоматически фиксировались в CRM. Теперь, если на почту придёт письмо от неизвестного ранее контакта, создастся новый Лид. Если напишет клиент, данные которого уже есть в базе портала, то переписка с ним автоматически привяжется к его карточке в историю взаимоотношений. И все это происходит из окна портала, не нужно переключаться на сторонние ресурсы.

Заключительным этапом работ по порталу стал блок обучения. Команда наших специалистов провела инструктаж по импорту контактов и компаний для сотрудников компании Арсенал-УРАЛ, чтобы они в дальнейшем смогли реализовать данный функционал самостоятельно. Кроме этого, мы провели практикум для менеджеров отдела продаж по работе в CRM. Демонстрация работы была важной составляющей для дальнейшей корректной работы в системе с учетом выполненных настроек.

Проведенные работы и достигнутые результаты

Поставленные в начале проекта работы выполнены:

1. Куплен тариф, на портале создана структура компании, добавлены сотрудники. Все коммуникации объединены на одной площадке.

2. Настроен блок CRM: оптимизированы поля карточек сущностей, настроены удобные фильтры поиска сегментов, разграничены права для сотрудников, созданы стадии Лидов и Сделок. Сотрудники компании получили комфортную среду для ведения клиентов.

3. Сделана интеграции почты. Теперь история переписок сохраняется в карточку контрагента. Удобно просматривать ход переговоров.

4. Проведено обучение по загрузке контрагентов из excel в портал. Данные больше не нужно вести вручную, и наработанная база легко может быть добавлена самостоятельно администратором портала в CRM Битрикс24.

5. Организован практикум по работе в CRM для менеджеров отдела продаж, что позволило быстрее освоиться с новым инструментарием.

Базовые настройки портала для компании Арсенал-УРАЛ завершены и можно переходить к автоматизации и дальнейшим интеграциям.

Объем работ всегда определяет глубина проработки бизнес-процессов компании. Для быстрого старта в системе достаточно выполнить базовые настройки. Начните с малого!

Мы всегда подбираем оптимальный тариф с учетом ваших бизнес-задач. Используем практику из смежных с вами сфер и не усложняем сценарии работы в Битрикс24. Обращайтесь по контактам компании. Наши менеджеры консультируют бесплатно +7(495)118-39-18