О компании и её целях в Битрикс
Компания ФЛОУПРО с 2005 года – официальный представитель мировых производителей насосного оборудования для промышленных предприятий. Поставляют различные виды насосов, фильтрационного оборудования, перемешивающих устройств и комплектующих. Оказывают помощь в подборе оборудования.
Количество офисов: 1 офис в г. Москве
Число сотрудников, работающих в Битрикс24: 6
Тип лицензии Битрикс24: облачная версия – тариф CRM+
В августе 2019 года к нам обратился Генеральный директор компании ФЛОУПРО. В компании были сложности контроля рабочего процесса в период его командировок. Требовалась помощь с покупкой и настройкой инструмента, который поможет:
- Собирать отчетность по текущему состоянию продаж в любой момент рабочего времени.
- Наладить коммуникации между менеджерами и клиентами в одном рабочем пространстве с фиксацией диалогов.
- Автоматизировать важные участки рабочего процесса внутри компании.
После предварительного диалога остановились на покупке тарифа CRM+, подходящего по количеству пользователей и набору включенных в него инструментов. Далее перешли к настройкам. Руководитель ФЛОУПРО попросил нас о профильном обучении их администратора портала для самостоятельных изменений в системе, включающих:
- интеграцию почты
- подключение телефонии
- настройку полей в карточке
- добавление шаблонов документов
- настройку прав
- изменение настроек карточки сделки в канбане
Из задач, которые вынесли для реализации специалистами ПУСК, остались:
- Обучение
- Отчеты по продажам
- Автоматизация работы в сделках
Для реализации проекта помимо оценки часов на озвученные работы, мы заложили время на обучение куратора и пользователей портала ФлоуПро.
Профильное обучение куратора-администратора портала
В данном кейсе часть работ выполнена администратором портала, который ранее не имел опыта работы по настройке Битрикс24. Заказчику проекта было важно помимо готовых настроек получить еще и специалиста внутри своей компании, который:
- может сам вносить корректировки в часто меняющиеся участки системы;
- настроит отдельные модули сам, без передачи конфиденциальных данных сторонним лицам.
Мы такой подход приветствуем. Для этого у нас налажен отдельный процесс. Оказываем помощь нашим клиентам через:
- Консультацию по настройке функционала через Открытые линии;
- Демонстрацию и обучение по Skype;
- Составление инструкций и руководств по подключению почты/интеграции социальных сетей/настройке сущностей и пр.
Используя предоставленные инструменты, куратору проекта ФлоуПро удалось самому сделать большую часть настроек под руководством наших специалистов.
Отчёты
Для решения проблем прозрачности продаж и получения отчетности в режиме реального времени мы использовали штатный модуль в Битрикс24. Наш специалист разработал отчет по продажам с учетом региона с основными и дополнительными полями из карточки Сделки:
- Название сделки
- Регион
- Ответственный
- Сумма
- Тип товара
В настроенном нами отчете содержатся сделки за требуемый период времени, а так же информация по ним (ответственный, сумма, тип товара). В отчете можно выводить сделки ответственных, если задать нужное значение в фильтре.
Также мы настроили доступ на чтение отчета всем сотрудникам компании ФЛОУПРО. В дальнейшем эти права можно ограничить, оставив доступ, например, только для Генерального директора или руководителей отделов.
Отчеты важны для аналитики внутренних процессов компании и продуктивности работы того или иного сотрудника.
Автоматизация рабочих процессов
Следующий этап – разработка бизнес-процессов (БП). Руководству компании ФЛОУПРО требовалось настроить автоматизацию ведения сделки от начала до конца воронки.
Составив техническое задание по предоставленной нам схеме, мы разработали сложный бизнес-процесс, позволивший автоматизировать ведение сделки от ее создания до успешного завершения и отгрузки товара.
В данном БП задействованы задания для следующих сотрудников:
- менеджера
- логиста
- бухгалтера
- технического специалиста
Логика работы БП следующая: сделка проходит путь от запроса информации у клиента до отгрузки товара и конечной оплаты счёта. В процессе продвижения сделки по воронке ведётся диалог с участниками процесса для его интерактивности.
Для реализации бизнес-процесса был использован следующий функционал Битрикс24:
- Задачи
- Уведомления
- Условия
- Циклы
- Параллельное выполнение
Для вычисления остатка платежа по счёту мы завели отдельные поля и дополнительные бизнес-процессы.
Благодаря разработанному БП ускорилось взаимодействие между отделами. Напоминания и задачи не позволяют менеджеру и ответственным за клиента сотрудникам что-то упустить или забыть.
Например, если клиенту было отправлено коммерческое предложение, то через определённое время БП напоминает, что надо связаться с клиентом для дальнейшего продвижения сделки.
Подобное взаимодействие с поставщиками позволяет контролировать даты поставки и уложиться в сроки, обозначенные клиенту.
В БП также реализована функция отслеживания остатка по оплате независимо от типа сделки:
- 100% предоплата
- частичная предоплата
- полная постоплата (по факту поставки)
Сделка не закроется без полной оплаты по ней. Менеджер отвечает за дебиторскую задолженность.
Итоги проекта
Благодаря Битрикс24 и компетенциям специалистов ПУСК руководство ФЛОУПРО получило надежный инструмент для работы с клиентами и сотрудниками.
Основные преимущества внедрения портала:
- Руководитель контролирует рабочий процесс, даже находясь в другом городе.
- В компании не пришлось делать кадровых изменений – администратор портала получил нужные навыки для самостоятельных изменений в системе.
- Работа происходит без потерь новых клиентов и с сохранением истории отношений с текущими за счет подключенной почты и телефонии.
- Поставленные задачи выполняются точно и в срок за счет задач и уведомлений-напоминаний.
- Работа по Сделкам контролируется благодаря созданному отчёту и автоматизированной цепочке ведения проекта.
Настройку по Битрикс24 можно сделать и самостоятельно, если работу курирует опытный специалист, готовый в любой момент подключиться и помочь. Внедрение Битрикс24 – это процессное состояние, которым вы можете управлять сами или с помощью доверенных лиц.
Поможем с адаптацией сотрудников к работе в новой системе.
Звоните +7 (495)118-39-18 или оставьте заявку через форму ниже.