Простое решение на базе Битрикс24 для отдела продаж в производственной компании ЭКОН

О компании и её целях в Битрикс

АО ЭКОН – научно-производственное предприятие, основанное в 1997 году в г. Обнинске. Организация занимается производством и разработкой газоаналитической техники.

Основное направление деятельности – разработка и производство приборов для оценки уровня кислорода в газах топливосжигающих установок.

Газоаналитические приборы ЭКОН эксплуатируются по всей России и ближнему зарубежью (Казахстан, Эстония, Беларусь, Украина и т.д.). Оборудование предприятия внесены в Госреестры многих стран, а с 1999 года экспортируются в Китай и страны Европы.

Количество офисов: 1 офис в г. Обнинске.
Число сотрудников, работающих в Битрикс24: 7 пользователей на старте работ.
Тип лицензии Битрикс24: облачная версия – тариф «Команда». 

С куратором компании ЭКОН наши представители познакомились на Калужском промышленном инновационном форуме, рассказали о продукте Битрикс24, показали ценность внедрения CRM в компанию.

Далее мы провели презентацию продукта для директора и руководителей отделов на предприятии. Составили детальную таблицу отличий тарифов, подобрав оптимальный, и начали сотрудничать.

Компанию ПУСК как интегратора выбрали по двум причинам:

• Наш офис, как и офис ЭКОН, базируется в Обнинске
• Процессы в компании ЭКОН сильно устарели, требовался проверенный инструмент, а у нас есть нужный опыт и готовые решения для производственных предприятий.

Для запуска портала нужны были следующие действия:

1. Покупка тарифа, приглашение сотрудников и настройка структуры компании
2. Настройка CRM
3. Интеграция почты
4. Настройка открытой линии
5. Настройка шаблонов документов

Определив задачи, наши специалисты приступили к реализации проекта. 

Регистрация портала и структура компании

Мы зарегистрировали облачный портал и приступили к добавлению пользователей. Получив список сотрудников и их должностей, пригласили пользователей на портал. По схеме с описанием отделов ЭКОН наши специалисты создали трёхуровневую структуру в Битрикс24. Часть отделов пока без сотрудников, их планируется подключить чуть позже.

На структуре компании строится логика распределения обязанностей пользователей Битрикс24, а также их возможности в системе.

К моменту ограничения прав к CRM важно, чтобы структура компании уже была настроена. После настройки отделов и подотделов мы приступили к выдаче ролей каждому сотруднику.

Созданные роли определили набор прав. Права доступа, назначеные всем пользователям портала, обеспечивают конфиденциальность данных компании.

Настойка CRM

Настройку CRM начали с карточек сущностей:

• Лиды
• Контакты
• Компании

Мы заполнили Справочник: добавили необходимые стадии сделок, дополнительные поля для карточек контактов и компаний. Стадии Лидов было решено оставить классическими:

Сделки разделили на две воронки: для основных продаж и для внутренних закупок.

Стадии общей воронки выглядят следующим образом:

Для настройки полей карточек CRM мы согласовали звонок с куратором компании ЭКОН в Skype. Так легче понять логику движения Сделки и определить необходимую информацию. В ходе звонка мы зафиксировали все требования, а затем выполнили настройку и внесли необходимые правки.

Настроенная CRM помогает:

• отслеживать стадии, на которых находятся заявки клиентов компании ЭКОН,
• вести единую базу контактов, которые интересовались продуктом.

Далее можно продолжить развитие сценариев обработки потока, добавляя автоматизацию. 

Интеграция почты

Следующий этап – подключение почтовых ящиков сотрудников в Битркис24. Получив список пользователей и необходимые данные, мы настроили связь. После интеграции письма привязываются к карточке CRM: история переписка всегда под рукой.

Получение и прочтение письма фиксируется в системе. Переписка сохраняется в карточку Контакта, Лида или Сделки.

Настройка открытой линии

Часть коммуникаций ЭКОН ведет с клиентами со страницы Facebook. Для удобства ответов по этому каналу мы подключили социальную сеть к открытой линии через контакт-центр Битрикс24.

После подключения все обращения из сообщества ЭКОН в Фейсбуке поступают в Битрикс24, где обрабатываются менеджером компании. Клиент продолжает писать с удобной ему площадки, а менеджер остается на связи из портала. 

Настройка шаблонов документов

Последний этап внедрения – настройка шаблонов документов, а именно: коммерческого предложения и счета. Использование двух типов документов требовалось для сокращения времени на формирование при работе из CRM.

Коммерческое предложение (КП) – документ, служащий для привлечения клиентов и увеличения конверсии продаж. В Битрикс24 на базе КП можно быстро создать сделку или выставить счёт.

Куратор компании ЭКОН предоставил нашим специалистам пример коммерческого предложения, используемого отделом продаж.

На основе данного файла создано идентичное коммерческое предложение в Битрикс24.

Для удобства работы менеджеров создали шаблон счета с учетом пожеланий куратора проекта. При генерации настроенного документа в него попадают поля из карточки Сделки с нужными данными. Счет сразу содержит подписи ответственных лиц, и его легко отправить по электронному адресу клиента.

Добавленные шаблоны позволили автоматизировать процесс создания документов, сведя к минимуму действия со стороны менеджера – все поля в шаблонах автоматически заполняются, собирая данные из Сделки.

Итоги проекта

Первоначально поставленные перед нами задачи завершены:

1. Куплен и зарегистрирован облачный портал, сотрудники добавлены и распределены по отделам, аналогично реальной структуре компании ЭКОН. Права доступа ограничивают несанкционированные действия сотрудников, не позволяя нарушать работу системы.
2. Настроена CRM: добавлены оптимальные для сферы деятельности компании стадии Сделок, настроены поля карточек сущностей. Сотрудники компании обрабатывают входящие заявки в единой системе.
3. Сделана интеграция почты. Вся переписка сохраняется в Битрикс24. Письма привязываются в карточку контрагента, позволяя в любой момент просмотреть ход и историю переписки.
4. Настроена открытая линия. Сотрудники компании обрабатывают заявки из социальной сети Фейсбук в Битрикс24, конвертируя качественные Лиды в Сделки и отбраковывая несостоявшихся клиентов.
5. Автоматизирован процесс документооборота в компании через настроенные шаблоны документов. Это экономит до часа работы менеджера по каждому файлу – в них уже есть информация из сделки, подписи ответственных лиц и они готовы к отправке по электронной почте. 

Выполненные настройки – это старт работ по порталу ЭКОН. В планах наращивать автоматизацию, связывать отдел продаж и производство. В перспективе руководство ЭКОН рассматривает переход на коробочную версию Битрикс24. При переезде все настройки будут сохранены, мы выполняем эту работу с учетом нюансов из нашей практики. 

Выполняем внедрение «от простого к сложному», не перегружая пользователей сложной логикой работы на портале. Обращайтесь по контактам нашей компании, чтобы получить рекомендации по внедрению Битрикс24 с учетом специфики вашего бизнеса.