Настройки облачного портала и подготовка к переходу на коробочную версию Битрикс24

О компании и ее целях в Битрикс24

ООО «Бристоль Групп» – официальный дилер упаковочного оборудования от европейских производителей с 2004 года. Компания сотрудничает с предприятиями Италии и Германии, осуществляя поставку аппликаторов, термотрансферных принтеров и паллетообмотчиков.

Количество офисов: 1 офис в г. Обнинске.
Число сотрудников, работающих на портале: 12 человек.
Тип Битрикс24: облачный архивный тариф «Проект+» и переход на коробочную версию лицензия «Корпоративный портал CRM»  

Куратор Бристоль Групп обратился в нашу компанию с просьбой помочь с выбором тарифа и переносом данных из MS Access в Битрикс24. В компании не было общего коммуникационного пространства и эффективной системы работы с клиентами. Требовалось внедрить CRM и настроить удобную работу менеджеров оптового направления продаж с помощью инструментов портала.

Мы провели предпроектный анализ, чтобы сформировать задачи внедрения:

1. Создание структуры компании
2. Настройка каналов коммуникации
3. Базовая настройка модуля CRM
4. Первичный импорт данных в CRM
5. Обучение пользователей

В данном кейсе рассмотрим часть проделанных работ на портале «Бристоль Групп».

Создание структуры компании

Для реализации поставленных задач и того числа пользователей, которые должны работать в системе, нам подошел облачный тариф Проект+ (на данный момент тариф архивный). Мы зарегистрировали портал на свободное доменное имя, пригласили пользователей и настроили двухуровневую оргструктуру.

Большая часть добавленных сотрудников – специалисты отдела продаж, которым требовался портал для повышения уровня обслуживания клиентов и оптимизации маркетинговых процессов.

Созданная структура напрямую связана с разграничением прав и доступов в облачном Битрикс24 компании «Бристоль Групп».

Настройка каналов коммуникации

Следующий этап настроек включал в себя несколько подпунктов, относящихся к каналам коммуникации:

• Подключение телефонного номера и настройка сохранения записи разговоров;
• Подключение к CRM общего корпоративного электронного адреса и электронных адресов менеджеров;
• Подключение сервиса «Обратный звонок» для сайта (виджет).

Мы подключили почтовые ящики сотрудников к CRM, включая общий ящик, на который приходят запросы клиентов, в том числе с сайта Бристоль. Менеджеры обрабатывают поступающие заказы внутри портала, а история переписки сохраняется в карточке CRM.

Подробнее об интеграции почты с Битрикс24 читайте в нашей одноимённой статье.

Далее следовала настройка виджета на сайт:

Инструмент связывает посетителя сайта Бристоль с отделом продаж, а данные потенциального клиента автоматически вносятся в карточку сущности CRM. Подробнее о настройке читайте в нашей статье.

Чтобы минимизировать количество необработанных обращений и пропущенных звонков для менеджеров Бристоль, мы подключили к порталу АТС Мультиком.

После интеграции телефонии с CRM звонки фиксируются в системе, что позволяет анализировать работу менеджеров и прослушивать запись диалогов.

Подключение внешних каналов коммуникаций к порталу Бристоль Групп снизило процент неотвеченных обращений потенциальных клиентов и ускорило работу менеджеров. 

Базовая настройка модуля CRM

CRM в компании Бристоль – основной рабочий модуль. Его настройку мы начали с редактирования стадий лидов:

Изменения на портале выполнили с учетом специфики работы менеджеров. Стадии сделок также привели в соответствие с этапами обработки клиентов, переименовав направление «Общее» в «Продажа»:

Для оптимизации части действий менеджеров мы настроили роботов. Используемый тариф ограничил нас в объеме автоматизаций, но на первых этапах настройки портала усложнять автоматическую обработку клиентов не планировалось.

В результате настроенная CRM-система для компании Бристоль Групп позволила:

• Повысить продажи.
• Сохранить историю взаимоотношений с клиентом.
• Настроить аналитику по проблемным стадиям продаж.
• Собрать маркетинговую информацию Бристоль Групп.
• Сделать рабочий день сотрудника отдела продаж полностью прозрачным для руководителя компании.
• Не забыть про новых клиентов компании.

Первичный импорт данных в CRM

За 16 лет работы в Бристоль накопились тысячи постоянных заказчиков. Чтобы продолжить работу с текущей базой после перехода в Битрикс24 из Microsoft Access, мы выполнили импорт контактов через xls-файл.

Перед полной загрузкой контрагентов мы провели тестовый импорт небольшого объема данных. После чего перенесли более 5 тысяч строк, содержащих информацию о клиентах компании:

Данный этап был важен для продолжения работы с текущей клиентской базой. Повторные продажи постоянным клиентам – основной канал сбыта в компании Бристоль.  

Итоги внедрения Битрикс24

Поставленные в начале проекта задачи завершены. В результате проделанных работ для «ООО Бристоль Групп» портал Битрикс24 теперь выполняет функцию объединения внешних и внутренних коммуникаций. Три важные цели достигнуты:

1. Замена множеству программ. Теперь нет необходимости вести клиентскую базу в Excel, записывать итоги переговоров в блокнотах и планировать встречи в нескольких рабочих каналах. Не нужно переключаться между несколькими почтовыми провайдерами и проверять заявки с сайта – все коммуникации внутри портала.
2. Автоматизация основных процессов. Менеджеры не тратят время на рутину – часть процессов автоматизирована с помощью роботов.
3. Ни один клиент не потеряется. Система напомнит о запланированном звонке и о просроченной задаче и зафиксирует пропущенные вызовы.

Для помощи менеджерам Бристоль с работой в CRM мы провели обучение, продемонстрировав основные возможности системы.

Пульс компании свидетельствует о высоком использовании раздела CRM и модуля Задач.

Следующий этап – переход из облачной версии в коробку для максимальной автоматизации рабочих процессов компании. Уже куплена лицензия и начата работа по организации переезда.