Преимущества подключения почты к вашей CRM:- Постановка задачи из письма в один клик.
- Быстрая и удобная лидогенерация.
- История переписки с клиентами в карточке сущности CRM.
- Информация по прочтениям и переходам из отправленных писем.
- Автоматическая отправка письма по условию для воронки продаж.
- Массовая рассылка писем по сегментам из CRM.
- Удобные почтовые шаблоны.
Интеграция почты с Битрикс24 экономит время на типовых монотонных операциях и сокращает количество ошибок, которые возникают при ручном копировании информации из писем.В этой статье расскажем подробно, как подключить почту к Битрикс24 на примере интеграции с ящиком gmail.
Подключение почты
Для подключения почтового сервиса к Битрикс24 вам потребуется:
- Информация о почтовом сервере: какой тип используется сейчас и его параметры.
- Логин и пароль подключаемого ящика.
Почтовые ящики других провайдеров подключаются к порталу через протокол IMAP.
Сотрудники любой компании могут самостоятельно подключить корпоративный почтовый ящик к Битрикс24, не прибегая к помощи IT-специалистов. Для этого достаточно следовать данной инструкции.
Заполнение основных полей ящика
После того, как вы выбрали нужный вам почтовый сервис Gmail в списке для подключения, переходим к первому этапу настройки почты – заполнение ключевой информации об электронном ящике.
- В поле «Email» записываем адрес почтового ящика, который требуется интегрировать с Битрикс24.
Для почты Gmail адрес может выглядеть следующим образом: eхаmplе@gmаil.com - Поле «Логин» заполняется автоматически (дублируется поле «Email»), однако при желании его можно изменить по своему усмотрению.
- В поле «Пароль» вписываем пароль от указанного в поле «Email» почтового ящика.
- Поле «Забрать из ящика письма за …» позволяет выгружать старые письма из ящика в Битрикс24, а также выбирать период, за который их нужно забрать (неделя, месяц или за все время).
В случае, если вы уже авторизованы в браузере под своей учетной записью Gmail, вид окна будет отличаться:
Тогда для ввода данных будет достаточно нажать кнопку «Авторизация». В результате система автоматически вас идентифицирует после соглашения с выведенными предупреждениями:
Кликайте на дополнительные настройки и переходите на страницу портала, разрешив доступ к сервисам gmail.
В результате произойдет подключение:
Дополнительные параметры ящика
Дополнительные параметры ящика являются необязательными к заполнению и данный шаг можно пропустить.
В полях указывается название ящика и имя отправителя, однако следует быть осторожным – если в данном поле будет указано название другого ящика, это может сбить с толку и помешать дальнейшей работе с письмами. Особенно если к ящику будут иметь доступ другие сотрудники компании.
Выбор необходимых параметров интеграции с CRM
Самый важный этап, вызывающий затруднение у начинающих пользователей Битрикс – Интеграция с CRM. Рассмотрим подробнее каждый из пунктов:
- «Обработать письма за …»
Опция определяет, нужно ли связывать с CRM старые письма, загруженные из ящика при подключении. Иными словами определяет временной фильтр для писем, к которым будут применяться установленные ниже правила обработки. - «Письма известных клиентов назначать ответственным сотрудникам»
Данная опция позволяет автоматически привязывать входящее письмо к той сущности, почтовый адрес которой совпадет с получателем данного письма. Если письмо пришло на привязанный к порталу ящик tеst@gmаil.com, но в системе уже есть Контакт, Компания или Лид, который закреплен за другим сотрудником, то письмо упадёт ответственному за сущность. Если галка в данном пункте стоять не будет, то письмо просто останется лежать в почтовом ящике tеst@gmаil.com. - «Для входящих с нового email-адреса создавать (Лид или Контакт)»
Опция позволяет автоматически создавать либо Лид, либо Контакт для всех писем, у которых email не будет найден в системе. Это может быть полезно, когда в компании четко отлажены все бизнес-процессы по работе с Лидами, и ящик получает только целевой трафик. Если в почтовом ящике существуют проблемы с большим количеством спама, то не рекомендуется включать эту опцию. - «Для исходящих на новый email-адрес создавать (Лид\Контакт)»
Данная опция позволяет автоматически создавать либо Лид, либо Контакт для исходящих писем, у которых email не будет найден в системе. Также полезна, если в вашей компании четко отлажены все бизнес-процессы по работе с Лидами. - «Создавать контакты из вложений в формате vCard»
Эта опция позволяет определять контактные данные в письме и представлять их в стандартизированном визуальном отображении vCard. (vCard — текстовый формат для обмена электронными визитками). - «Источник лидов и контактов: …»
В данной опции вы можете выбрать источник, который запишется в поле созданного Лида или Контакта, чтобы в последующем формировать аналитику по местам, приносящим вам новых клиентов и сегментировать базу. - «Создавать новый лид для каждого нового входящего письма с указанных …»
В данной опции можно определить список адресов, для которых всегда, независимо от других опций, будут создаваться новые Лиды. Это особенно актуально, когда вы используете схему с повторными Лидами — заявками.
Пример: у вас есть форма на сайте или в интернет-магазине, которая шлет письма с одного и того же адреса. Чтобы разделять каждую заявку, вам необходимо указать эту опцию. Если данная опция не будет включена, то все письма приходящие из этого одного ящика будут попадать в один и тот же Лид. - «Очередь распределения лидов и контактов: …»
Опция определяет ответственных сотрудников за будущие Лиды и Контакты, созданные из писем подключаемого почтового ящика. - «Доступ к почтовому ящику»
Данная опция актуальна, когда почтовый ящик обрабатывает несколько сотрудников. Можно позволить другим сотрудникам принимать письма с данного ящика и отвечать на них с этого же адреса.
Подключение ящика к CRM
Финальный шаг – проверка полей параметров интеграции и нажатие кнопки «Подключить». Если пароль и название почтового ящика указаны верно, почта будет интегрирована к вашему порталу Битрикс24 и иметь связь с CRM при соответствующей настройке.
После подключения начнётся автоматическая синхронизация, и через пару минут вы увидите список своих писем.
Внешний вид ящика должен быть примерно таким, как на скриншоте ниже:
Часто с одним почтовым ящиком работает несколько сотрудников. В таком случае, каждый из них будет видеть письма из этой почты в своём Битрикс24. Однако если один сотрудник удалит письмо в ящике, оно пропадет и у всех остальных.
Для работы с письмами ящика используйте встроенный фильтр:
Если функция автоматической лидогенерации с входящих писем отключена, то можно будет создать Лид или Контакт вручную, выбрав соответствующую кнопку на панели управления почтой. Аналогичным образом можно создать задачу из письма.
Выделите строчку с письмом или перейдите внутрь и выберите нужное действие.
Похожим образом можно подключить любую почту к порталу: личную или общую корпоративную, доменную или со свободным именем, дать доступ нескольким сотрудникам и задать параметры синхронизации. Настройка выполняется единожды. При необходимости – вы можете отключить синхронизацию за пару кликов.Интеграция Битрикс24 с почтой расширяет возможности коммуникации с клиентом и позволяет эффективно использовать ресурсы для повышения конверсии и роста продаж. Просматривайте входящие письма из своего портала, отправляйте коммерческие предложения и рассылки, не покидая CRM.
Если у вас свой почтовый сервер или есть особенности по синхронизации данных – обратитесь к нам за бесплатной консультацией по контактам компании.
Мы выполняем подключение почты к порталу Битрикс24 под ключ с тестированием системы. На практике процесс интеграции может занимать от 3 до 5 часов. На трудозатраты влияет тип почтового сервиса:
- Массовый облачный сервис (Google, Mail, Yandex…);
- Индивидуальный сервер (Microsoft Exchange…).
Видеоролик по интеграции почты с Битрикс24
Мы регулярно выполняем интеграцию почтовых ящиков для наших клиентов. При необходимости – составляем отдельную инструкцию для каждого пользователя, чтобы он сам смог выполнить подключение ящика к порталу.
На нашем сайте вы можете найти описание интеграции почты с возможностью импорта vCard из входящих Email для группы компаний ТК9. Компания ПУСК является Золотым сертифицированным партнером Битрикс24. Мы готовы предложить решения, опираясь на свой многолетний опыт.
