Интеграция почты с Битрикс24

Электронная почта – это быстрый и удобный способ переписки с клиентами и партнерами, создания интернет-рассылок и уведомлений.

Преимущества подключения почты к вашей CRM:

• Постановка задачи из письма в один клик.
• Быстрая и удобная лидогенерация.
• История переписки с клиентами в карточке сущности CRM.
• Информация по прочтениям и переходам из отправленных писем.
• Автоматическая отправка письма по условию для воронки продаж.
• Массовая рассылка писем по сегментам из CRM.
• Удобные почтовые шаблоны.

Интеграция почты с Битрикс24 экономит время на типовых монотонных операциях и сокращает количество ошибок, которые возникают при ручном копировании информации из писем.

В этой статье расскажем подробно, как подключить почту к Битрикс24 на примере интеграции с ящиком gmail.

Подключение почты

Для подключения почтового сервиса к Битрикс24 вам потребуется:

1. Информация о почтовом сервере: какой тип используется сейчас и его параметры.
2. Логин и пароль подключаемого ящика.

Настройки проходят на стороне портала через соответствующий пункт левого меню «Почта».

Существует более 20 бесплатных почтовых сервисов, на которых можно создать электронный ящик и затем подключить их к системе. Для наиболее востребованных – Gmail, Mail, Яндекс, Outlook – Битрикс24 создал отдельное меню для подключения.

Почтовые ящики других провайдеров подключаются к порталу через протокол IMAP.

Сотрудники любой компании могут самостоятельно подключить корпоративный почтовый ящик к Битрикс24, не прибегая к помощи IT-специалистов. Для этого достаточно следовать данной инструкции.

Заполнение основных полей ящика

После того, как вы выбрали нужный вам почтовый сервис Gmail в списке для подключения, переходим к первому этапу настройки почты – заполнение ключевой информации об электронном ящике.

• В поле «Email» записываем адрес почтового ящика, который требуется интегрировать с Битрикс24. 
  Для почты Gmail адрес может выглядеть следующим образом: eхаmplе@gmаil.com
• Поле «Логин» заполняется автоматически (дублируется поле «Email»), однако при желании его можно изменить по своему усмотрению.
• В поле «Пароль» вписываем пароль от указанного в поле «Email» почтового ящика.
• Поле «Забрать из ящика письма за …» позволяет выгружать старые письма из ящика в Битрикс24, а также выбирать период, за который их нужно забрать (неделя, месяц или за все время).

В случае, если вы уже авторизованы в браузере под своей учетной записью Gmail, вид окна будет отличаться:

Тогда для ввода данных будет достаточно нажать кнопку «Авторизация». В результате система автоматически вас идентифицирует после соглашения с выведенными предупреждениями:

Кликайте на дополнительные настройки и переходите на страницу портала, разрешив доступ к сервисам gmail.

В результате произойдет подключение:

Если возникнет ошибка авторизации, то рекомендуем ознакомиться с решением на странице поддержки.

Дополнительные параметры ящика

Дополнительные параметры ящика являются необязательными к заполнению и данный шаг можно пропустить.

В полях указывается название ящика и имя отправителя, однако следует быть осторожным – если в данном поле будет указано название другого ящика, это может сбить с толку и помешать дальнейшей работе с письмами. Особенно если к ящику будут иметь доступ другие сотрудники компании.

Выбор необходимых параметров интеграции с CRM

Самый важный этап, вызывающий затруднение у начинающих пользователей Битрикс – Интеграция с CRM. Рассмотрим подробнее каждый из пунктов:

1. «Обработать письма за …»
   Опция определяет, нужно ли связывать с CRM старые письма, загруженные из ящика при подключении. Иными словами определяет временной фильтр для писем, к которым будут применяться установленные ниже правила обработки.
2. «Письма известных клиентов назначать ответственным сотрудникам»
   Данная опция позволяет автоматически привязывать входящее письмо к той сущности, почтовый адрес которой совпадет с получателем данного письма. Если письмо пришло на привязанный к порталу ящик tеst@gmаil.com, но в системе уже есть Контакт, Компания или Лид, который закреплен за другим сотрудником, то письмо упадёт ответственному за сущность. Если галка в данном пункте стоять не будет, то письмо просто останется лежать в почтовом ящике tеst@gmаil.com.
3. «Для входящих с нового email-адреса создавать (Лид или Контакт)»
   Опция позволяет автоматически создавать либо Лид, либо Контакт для всех писем, у которых email не будет найден в системе. Это может быть полезно, когда в компании четко отлажены все бизнес-процессы по работе с Лидами, и ящик получает только целевой трафик. Если в почтовом ящике существуют проблемы с большим количеством спама, то не рекомендуется включать эту опцию.
4. «Для исходящих на новый email-адрес создавать (Лид\Контакт)»
   Данная опция позволяет автоматически создавать либо Лид, либо Контакт для исходящих писем, у которых email не будет найден в системе. Также полезна, если в вашей компании четко отлажены все бизнес-процессы по работе с Лидами.
5. «Создавать контакты из вложений в формате vCard»
   Эта опция позволяет определять контактные данные в письме и представлять их в стандартизированном визуальном отображении vCard. (vCard — текстовый формат для обмена электронными визитками).
6. «Источник лидов и контактов: …»
   В данной опции вы можете выбрать источник, который запишется в поле созданного Лида или Контакта, чтобы в последующем формировать аналитику по местам, приносящим вам новых клиентов и сегментировать базу.
7. «Создавать новый лид для каждого нового входящего письма с указанных …»
   В данной опции можно определить список адресов, для которых всегда, независимо от других опций, будут создаваться новые Лиды. Это особенно актуально, когда вы используете схему с повторными Лидами — заявками.
   
   Пример: у вас есть форма на сайте или в интернет-магазине, которая шлет письма с одного и того же адреса. Чтобы разделять каждую заявку, вам необходимо указать эту опцию. Если данная опция не будет включена, то все письма приходящие из этого одного ящика будут попадать в один и тот же Лид.
8. «Очередь распределения лидов и контактов: …»
   Опция определяет ответственных сотрудников за будущие Лиды и Контакты, созданные из писем подключаемого почтового ящика.
9. «Доступ к почтовому ящику»
   Данная опция актуальна, когда почтовый ящик обрабатывает несколько сотрудников. Можно позволить другим сотрудникам принимать письма с данного ящика и отвечать на них с этого же адреса.

Подключение ящика к CRM

Финальный шаг – проверка полей параметров интеграции и нажатие кнопки «Подключить». Если пароль и название почтового ящика указаны верно, почта будет интегрирована к вашему порталу Битрикс24 и иметь связь с CRM при соответствующей настройке.

После подключения начнётся автоматическая синхронизация, и через пару минут вы увидите список своих писем.

Внешний вид ящика должен быть примерно таким, как на скриншоте ниже:

Часто с одним почтовым ящиком работает несколько сотрудников. В таком случае, каждый из них будет видеть письма из этой почты в своём Битрикс24. Однако если один сотрудник удалит письмо в ящике, оно пропадет и у всех остальных.

Для работы с письмами ящика используйте встроенный фильтр:

Если функция автоматической лидогенерации с входящих писем отключена, то можно будет создать Лид или Контакт вручную, выбрав соответствующую кнопку на панели управления почтой. Аналогичным образом можно создать задачу из письма.

Выделите строчку с письмом или перейдите внутрь и выберите нужное действие.

Похожим образом можно подключить любую почту к порталу: личную или общую корпоративную, доменную или со свободным именем, дать доступ нескольким сотрудникам и задать параметры синхронизации. Настройка выполняется единожды. При необходимости – вы можете отключить синхронизацию за пару кликов.

Интеграция Битрикс24 с почтой расширяет возможности коммуникации с клиентом и позволяет эффективно использовать ресурсы для повышения конверсии и роста продаж. Просматривайте входящие письма из своего портала, отправляйте коммерческие предложения и рассылки, не покидая CRM.

Если у вас свой почтовый сервер или есть особенности по синхронизации данных – обратитесь к нам за бесплатной консультацией по контактам компании.

Мы выполняем подключение почты к порталу Битрикс24 под ключ с тестированием системы. На практике процесс интеграции может занимать от 3 до 5 часов.  На трудозатраты влияет тип почтового сервиса:

• Массовый облачный сервис (Google, Mail, Yandex…);
• Индивидуальный сервер (Microsoft Exchange…).

Заказать интеграцию с почтой

Мы регулярно выполняем интеграцию почтовых ящиков для наших клиентов. При необходимости – составляем отдельную инструкцию для каждого пользователя, чтобы он сам смог выполнить подключение ящика к порталу. 

На нашем сайте вы можете найти описание интеграции почты с возможностью импорта vCard из входящих Email для группы компаний ТК9. Компания ПУСК является Золотым сертифицированным партнером Битрикс24. Мы готовы предложить решения, опираясь на свой многолетний опыт.