О компании

Skillfolio (далее Скиллфолио) — это цифровой университет диагностики и развития навыков, эмоционального интеллекта и талантов. Сотрудничают с такими организациями, как: Роснефть, Московская школа управления СКОЛКОВО, Международный детский центр Артек и другие.

Количество офисов: 1 офис в г. Москве
Число сотрудников, работающих в Битрикс24: 13
Тип лицензии Битрикс24: Облачная версия — тариф Команда

Представитель Скиллфолио обратился к нам через онлайн-чат по расчету стоимости работ. Во время обсуждения выяснилось, что коммерческому отделу компании требуется внедрить портал Битрикс24 для оптимизации рабочего процесса.

Мы согласовали проект запуска портала с нуля и план полной настойки Битрикс24 под коммерческий отдел. Определили цели и задачи внедрения:

• Совершение звонков в единой системе, без необходимости использования нескольких мессенджеров.
• Ведение почтовой переписки, которая будет автоматически прикрепляться к карточке контрагента.
• Фиксация истории взаимоотношений с клиентом в CRM.
• Работа в единой среде Битрикс24.

В кейсе расскажем подробнее о реализованных задачах для облачного портала образовательной платформы Скиллфолио.

Начало работ и настройка воронок

На первом этапе мы выяснили основную цель использования Битрикс24. На основании потребностей пользователей мы помогли подобрать оптимальный для Скиллфолио тариф – Команда, и зарегистрировали портал Битрикс24 для нашего заказчика.

Далее приступили к настройке системы. Основной блок для использования – CRM. С него начали адаптацию портала. Настроили воронки по двум направлениям продаж:

• B2B
• B2C

По заданию куратора Скиллфолио наши специалисты добавили статусы для каждого из направлений.

Для B2B создали 11 статусов, а для B2C 8 статусов:

Для каждого из направлений дополнительно настроили неуспешные статусы, согласно техническому заданию. Качественная сделка осталась с одной стандартной стадией «Сделка успешна».

Создание воронок упростило работу менеджеров Скиллфолио, которые ранее вели учёт сделок в 1С, блокнотах и сторонних программах. Теперь движение клиента с момента создания заявки и до окончания сделки легко отследить. Неуспешные статусы помогут проанализировать причину отказов более точно и проработать отдельные сегменты по индивидуальной схеме.

Дополнительно мы оптимизировали внешний вид карточек сущностей. Удалили неиспользуемые поля и добавили новые, тем самым улучшили представление информации внутри CRM для удобной работы менеджера.

Настройка средств коммуникаций

Скиллфолио активно ведет площадки в социальных сетях и коммуницирует с клиентами через различные мессенджеры. Для удобства общения с клиентами и быстрых ответов по обращениям мы подключили к порталу:

1. Instagram, Facebook, Телеграм, WhatsApp, связав их с инструментом открытых линий Битрикс24
2. CRM-формы, разместив их на сайте компании

Впоследствии от интеграции Битрикс24 и Телеграм решили отказаться, поскольку подключение было возможно только через чат-бота. Нашему клиенту это оказалось не очень удобно.

Интеграция с соцсетями потребовала вести доступы к аккаунтам групп Скиллфолио. Добавление открытых линий для работы с социальными сетями сделали через штатную настройку, не прибегая к сторонним приложениям – для многих клиентов после введения подписки на Маркет это стало ключевым фактором.

Для интеграции с WhatsApp, потребовалось приобрести стороннее решение. После оплаты и установки приложения, сделали настройку канала на куратора компании.

После чего в рамках конференции Zoom провели демонстрацию, где разобрали ряд вопросов:

• Как работает приложение
• Какие функции можно осуществлять посредством интеграции
• Как выглядит интерфейс приложения
• Как клиент видит сообщения

Дополнительно предоставили инструкцию с описанием работы приложения:

Чтобы связать посетителей сайта с порталом Скиллфолио, мы разработали и разместили CRM-формы. Настройки внешнего вида формы и необходимых полей производили согласно образцу, предоставленному куратором Скиллфолио.

После заполнения CRM-формы на сайте в портале Скиллфолио создается новый лид с информацией для менеджера:

Обязательные поля предотвращают создание пустых лидов.

Подключение каналов коммуникаций к Битрикс24 решило задачу автоматической фиксации посетителей в CRM с внешних ресурсов. Выполненная настройка не только сокращает количество действий для клиента, но и объединяет все обращения в единую систему. Менеджеру при этом не требуется подключаться к разным источникам связи – он работает в одном интерфейсе портала Битрикс24.

Интеграция с почтой и телефонией

Коммуникация с клиентами в компании Скиллфолио ведется также через телефонные звонки и электронную почту. Чтобы история общения не осталась в личных сервисах менеджеров, а также как и переписка в соцсетях попала в таймлайн карточки CRM, мы добавили на портал еще 2 важные интеграции.

Подключение почтовых ящиков менеджеров прошло под нашим руководством с использование материалов, разработанных нашими специалистами:

• Инструкция по подключению почты
• Видеоинструкция

По мере самостоятельной настройки интеграции, пользователи смогли задать нам уточняющие вопросы и получить индивидуальную консультацию.

Менеджеры Скиллфолио используют АТС от Манго. Для ее подключения к порталу мы предварительно получили необходимые доступы и активировали интеграцию в личном кабинете Mango Office:

После чего провели Скайп-встречу для корректировки настроек:

1. Составили список сотрудников для сопоставления в Манго и Битрикс24 с указанными ФИО, добавочным номером и почтовым адресом
2. Согласовали тариф интеграции
3. Настроили лидогенерацию на основании телефонии
4. Подключили телефонию

Таким образом, звонки, поступающие в Манго, пересылаются в Битрикс24. В карточку CRM пишется аудиодорожка разговоров. Менеджеры звонят клиентам, используя быстрый набор номера портала.

После выполненных интеграций получение и прочтение письма фиксируется в системе. Звонки и переписка сохраняются в Битрикс24, привязываясь к карточке Лида, Сделки или Контакта.

Обучение и поддержка

Важный этап по окончанию базовых настроек на портале Скиллфолио – обучение пользователей. Мы рассказали пользователям о принципах работы:

• телефонии
• связки сайта с порталом
• инструментах CRM-маркетинга

Для каждого из пунктов обучения мы составили подробный план:

По итогам конференции мы предоставляем клиентом запись обучения и дополнительные ссылки с полезными материалами для закрепления пройденного:

По окончании работ Скиллфолио осталась на дополнительной услуге поддержки, в рамках которой мы ответили на следующие вопросы:

• Создание сегмента по названию лидов
• Как удалить сотрудника с портала
• Отправка уведомлений на почту
• Что такое контроль дублей
• Описание текущих прав доступа

Благодаря проведенным консультациям сотрудники и кураторы ООО Скиллфолио смогли освоиться в новой системе в течение двух месяцев с начала внедрения.

Итоги проекта

Первоначально поставленные перед нами задачи по проекту ООО Скиллфолио завершены:

1. Куплен и зарегистрирован облачный портал
2. Настроена CRM: добавлены стадии Сделок, настроены поля карточек сущностей
3. Настроены средства коммуникации – подключены основные каналы связи со Скиллфолио. Менеджеры работают в единой среде
4. Сделана интеграция почты и телефонии. Вся переписка и звонки сохраняются в Битрикс24
5. Проведено обучение, позволившее сотрудникам быстро освоиться в системе

В результате проведенных работ менеджеры Скиллфолио получили готовую к работе систему. Все действия коммерческого блока были оптимизированы благодаря настроенным под нужды отделов CRM-системе и каналам коммуникации. 

Пульс компании демонстрирует активное использование инструментов портала, в частности модуля CRM:

Выполненные настройки – это лишь старт работ по порталу. Мы продолжаем сотрудничать с кураторами компании Скиллфолио, отвечая на вопросы по нюансам работы с Битрикс24.

У вас схожие задачи? Обращайтесь по контактам нашей компании +7 (495)118-39-18, чтобы получить рекомендации по внедрению Битрикс24 с учетом специфики вашего бизнеса.