О компании

Производственно-торговый холдинг Программа Техно — производитель мебели для офисов и гостиничного сервиса, основанный в 1995 году. Более 500 партнеров – постоянные дилеры и дистрибьюторы на территории РФ и СНГ. В 2005 году холдинг вошел в пятерку лучших станочных парков по оснащению европейских мебельных производителей.

Количество офисов: 1 офис в г. Москве и 1 офис в г. Новосибирске
Число сотрудников, работающих в Битрикс24: 40
Тип лицензии Битрикс24: Коробочная версия

С представителями холдинга Программа Техно мы познакомились в октябре 2020 года. Сотрудники компании начали пользоваться Битрикс24 в разгар пандемии – в мае. Интегратор, с которым проводились первоначальные настройки, не устраивал руководителя по нескольким параметрам. Было решено искать новых партнеров Битрикс, предоставляющих, помимо услуг внедрения, техническую поддержку. Выбор остановили на компании ПУСК.

Первоначальный аудит позволил определить три этапа работ по порталу Битрикс24:

1. Анализ текущей деятельности работы в системе и выявление ошибок
2. Составление плана задач по оптимизации работы менеджеров
3. Техническая поддержка пользователей по штатному функционалу системы

В ходе работы над вторым этапом было решено разработать два отчета, оптимизирующих работу менеджеров:

• Отчет, показывающий статистику по лидам 
• Отчет, показывающий статистику по сделкам 

Подробнее об отчетах и проведенных настройках расскажем в кейсе.

Разворот тестового портала

Первый этап настроек коробочного Битрикс24, включающего в себя доработки, – разворот тестового портала. Тестовый контур для CRM-системы – это «подушка безопасности» при проведении операций и тестирования. Точная копия портала отражает поведение системы на то или иное вмешательство в штатный функционал.

Мы развернули коробку Программы Техно на тестовой среде, чтобы:

1. безопасно обновлять Битрикс24 (актуально для тех коробок, которые имеют серьёзные доработки системы)
2. разрабатывать и тестировать новые решения на тестовой среде, а не на боевом портале, без прерывания работы и угрозы текущей деятельности компании

Для разворота нам были предоставлены следующие данные:

• Доступы на боевой портал по SSH
• Актуальный бекап боевого портала

После получения доступов наши специалисты развернули тестовый контур:

Таким образом, все доработки, обновления и настройки теперь проверяются на тестовом контуре, перед установкой на боевой портал. Это гарантирует безопасность данных компании и беспрерывную работу коробочной версии Битрикс24.

Отчет по лидам

Следующий этап настроек – разработка отчетов для оптимизации работы менеджеров компании.

Руководителю Программа Техно требовался инструмент оперативного отслеживания статистики по специалистам, работающим с лидами:

1. Сколько звонков совершил
2. Сколько раз дозвонился
3. Сколько отправил презентаций

Мы разработали отчет, показывающий статистику по сущности лид на момент формирования:

• Количество звонков
• Количество звонков длительностью более 15 секунд
• Количество лидов, перешедших на финальную успешную стадию Отправил презентацию

Фильтр позволяет выбрать отчетный период и ответственного менеджера. Статистику можно посмотреть сразу по нескольким людям:

Теперь руководитель компании может добавить менеджера из любого отдела для просмотра необходимых данных. Благодаря разработанному отчету на планирование и аналитику уходит меньше времени, что позволяет заниматься другими важными для бизнеса задачами.

Отчет по сделкам

Следующим этапом мы приступили к разработке отчета по сделкам. Руководителю требовался инструмент отслеживания статистики по менеджерам, работающим со сделками в направлении Новые клиенты (Хантеры).

Мы разработали отчет, показывающий статистику по сделкам на момент их формирования. Отчет выводит 8 столбцов, среди которых количество звонков и успешные сделки:

Для отчета по сделкам мы добавили следующие фильтры:

1. Ответственный:

• с возможностью выбрать несколько сотрудников
  (если выбрано несколько пользователей, то все столбцы в отчете считаются для одного, а затем, правее, для следующего сотрудника)

2. Отдел:

• возможность выбрать отдел
  (если выбран отдел, то все столбцы в отчете считаются для всех сотрудников, входящих в этот отдел)

3. Период:

• выбирается интервал для составления отчета

Разработка отчета позволила руководителю отслеживать ход работы по сделкам и назначенным делам. Аналитика подобной отчетности позволяет понять, сколько звонков привело к успешному завершению сделки и кто из менеджеров работает эффективнее.

Поддержка и консультации

Последний этап настройки любого портала – поддержка и консультации. Любая доработка штатной функциональности, добавление новых инструментов или обновление влечет за собой недопонимание и ошибки при работе с системой.

Мы решили ряд таких вопросов, задач и ошибок, как:

1. Ошибка при отправке письма из CRM «Операция создания письма отменена»
2. Работа фильтра в сделках и делах
3. Добавление поля в сделке, необходимого для построения отчетов
4. Ошибка при нажатии на кнопку о завершении рабочего дня

Помимо вопросов по работе Битрикс24 мы провели общее обучение сотрудников по следующим пунктам:

• Живая лента
• Группы, Задачи и Проекты
• Диск
• CRM
• Чаты и звонки, электронная почта
• Универсальные списки
• Календарь
• Браузерная, мобильная, десктопная версии

Также в рамках пакета технической поддержки специалисты инфраструктуры компании ПУСК ежемесячно проводят регламентные работы на портале Программа Техно.

Пульс компании показывает высокую вовлеченность сотрудников в работу с Битрикс24. Самые часто используемые инструменты – Задачи и проекты; Чат и видео.

Мы продолжаем сотрудничество с представителями производственно-торгового холдинга Программа Техно, оказываем техническую поддержку сотрудников в рамках дополнительной услуги. Впереди – второй этап внедрения Битрикс24.

Компания ПУСК выполняет разработку отчетов любой сложности, соблюдая критерии приемки. Звоните +7 (495)118-39-18 или оставьте заявку в форме ниже – мы реализуем любые задачи и проведем обучение, основываясь на специфику работы вашей организации.