Расширенная интеграция с сайтом и автоматизация отдела продаж компании Легкий Интерьер

О компании

Российская компания «Легкий Интерьер» специализируется на услугах дизайна более 8 лет. В 2019 году запустили собственный интернет-магазин мебели и декора для интерьера и освещения. 

 
Компания работает с частными клиентами и крупными девелоперами из Москвы, Московской области, Красноярска, Новосибирска, Кемерово и др.

Внедрение Битрикс24. Задачи клиента

В компании требовалось построение нового внутрикорпоративного пространства. Ранее использовали amoCRM. С ростом числа сотрудников затраты на лицензию сильно выросли. 

Перед нами стояло пять задач: 

1. Установить новый корпоративный портал.
2. Импортировать данные из другой системы.
3. Подключить телефонию.
4. Настроить CRM и автоматизацию.
5. Сделать интеграцию с сайтом.

Цели внедрения определены:

• Создать единую клиентскую базу.
• Оптимизировать работу внутри отделов.
• Повысить конверсию по продажам.
• Обеспечить контроль процессов.
• Отслеживать ход проектов.

В качестве площадки для построения бизнес-процессов выбран Корпоративный портал Битрикс24 на 50 пользователей. Это продукт с полным набором возможностей. Портал устанавливается на сервер клиента. Функционал можно доработать. 

Базовые работы по порталу

Отдел внедрения ПУСК установил коробочную версию Битрикс24 с соблюдением всех этапов работ. Далее были приглашены пользователи портала и произведена настройка структуры организации.

Принцип группировки сотрудников по отделам строится система распределения прав и доступов. Важно заранее продумать детализацию по департаментам внутри портала.

 
Группы пользователей распределили на 5 отделов:

1. Руководство
2. Дизайнеры
3. Магазин
4. Отдел продаж
5. Разработчики   

Каждый сотрудник компании Легкий Интерьер наделен ролью, соответствующей закрепленному отделу на портале.

Импорт данных из amoCRM

После первичных настроек и добавления пользователей мы перешли к загрузке данных из amoCRM. 

Требовался экспорт Сделок и Клиентов. Сделать единовременную выгрузку всех данных из системы amoCRM нельзя. Единственный вариант – экспортировать частями и далее объединять. Полное резервное копирование в формате Excel выполняется только на профессиональном тарифе, который у заказчика проекта не подключен.

Решение было следующим – экспортировать данные по 500 строк в 5 электронных таблиц, в каждой из которых по 73 столбца с нужной информацией из старой CRM.

 

Если у клиента данных было бы больше, текущий вариант экспорта не подошел, т.к. потребовал больших временных затрат. Для выгрузки баз из других CRM при переходе на Битрикс24 можно воспользоваться готовым решением из каталога приложений Маркетплейс.
 

Заказчик проекта Легкий Интерьер просил перенести максимум информации из старой системы:

• телефоны;
• комментарии;
• статусы и т.д.

Работа осложнялась чрезмерным количеством полей, которые заполнены некорректно или были пустыми. Мы внесли нужные правки, а пустые поля удалили с согласия клиента.

Загрузку данных в Битрикс24 сделали из предварительно отредактированных csv-файлов. На данном этапе сложностей не возникло, импорт базы выполнен.

Таким образом, удалось перенести наработанные данные из старой системы в новую. Не потерять ни одного контакта и сохранить историю по заказам. Это было важно для заказчика. Решение задачи по импорту в сумме заняла 4 часа.

Настройка телефонии MANGO

Для фиксирования поступающих и исходящих звонков требовалась настройка телефонии. Руководство компании выбрало виртуальную АТС MANGO OFFICE. Сотрудниками нашей компании было установлено соединение по протоколу SIP, проведена интеграция с Битрикс24. 

Реализовали следующий функционал:

1. Звонки в один клик из CRM.
2. Возможность при входящем звонке видеть всплывающую карточку с информацией о клиенте.
3. Запись и хранение разговоров в CRM (в том числе и с мобильных телефонов сотрудников).
4. Автоматическое распределение звонков на ответственных сотрудников.
5. Получение информации о пропущенных вызовах в CRM.

 
Интеграция Битрикс с телефонией экономит время менеджеров и работает на повышение лояльности клиентов.

Настройка CRM

Руководство Легкий Интерьер планировало использовать воронку Лидов для первичной работы с новыми клиентами. 

 
Позднее заказчик проекта отказался от классического режима CRM в пользу простого – без Лидов. Битрикс24 предусматривает такой сценарий работы. Компания может легко переключиться на оптимальные настройки.

Далее мы настроили стадии сделки для установленных в компании направлений продаж.

 
Настройку выполнили согласно Техническому заданию в два этапа:

1. Назначили стадии.
2. Установили на необходимые стадии роботы, триггеры и бизнес-процессы.

Автоматизация в CRM в данном проекте завязана и на внешних действиях вне портала. Остановимся отдельно на сценарии работы в компании, когда требуется обратная связь от клиента. 

В одном из направлений продаж дизайнеру необходимо получить оценку проекта от заказчика. Результаты опросника должны привязаться к нескольким сделкам. Данные сохранятся в виде универсального списка. Сам опросник содержит три поля с оценкой от 1 до 5 и текстовый комментарий.

Для реализации поставленной задачи мы создали бизнес-процесс с использованием PHP-кода.

 

Интеграция с сайтом legko.com

Для связи сайта компании с порталом чаще всего используют формы обратной связи. Их легко создать в Битрикс24 и добавить на внешнюю площадку (лендинг или сайт). При желании настраивается свой собственный стиль формы под дизайн всего контента.

В данном проекте мы сделали интеграцию портала с сайтом legko.com с помощью открытого REST API. Этот метод многофункционален и передает любые данные с сайта на портал. С помощью связи через REST API можно, например, проверить, есть ли Контакт, заполняющий форму, в CRM. Если да - привязывать новый заказ к нему. Если  нет — создавать на портале Битрикс24 Контакт и привязать новую Сделку к нему.

 
Результаты интеграции портала с сайтом:

1. Все контакты собираются и хранятся в единой базе – в CRM. Теперь новый клиент, заполнив форму на сайте, автоматически попадает в Контакты на портале. 
2. При создании проекта или заказа на сайте, создается сделка в соответствующей воронке Битрикс24.
3. При изменении данных клиента на сайте, информация меняется и на портале (и наоборот).
4. Двусторонняя связь двух площадок экономит время менеджеров и минимизирует «бардак» в данных. 

Польза для клиента

Цели внедрения достигнуты. Для компании Легкий Интерьер создано новое рабочее пространство, в котором:

• Единая клиентская база для всех отделов с автоматической фиксацией записей и истории коммуникаций. Разграничение доступов по ролям.
• Передача заказов на реализацию между отделами разных направлений выстроена по отдельным воронкам Сделок.  
• Легко контролировать ход проекта по задачам групп.
• Оптимизирована работа отдела продаж за счет автоматизации, что повлияло на рост конверсии по успешным Сделкам.

Проект Легкий Интерьер получился многозадачным и интересным. На реализацию затрачено почти 180 часов работы специалистов отдела внедрения и доработки ПУСК.  У нас был этап по созданию Технического задания, т.к. некоторые процессы в компании выстраивали с самого начала и многие нужно было автоматизировать.

Когда понимаем, что логика работы с клиентами сложная и связана со сторонними системами мы рекомендуем компаниям начинать проект с написания Технического задания или предпроектного анализа. Свой бизнес-аналитик в штате компании ПУСК дает возможность выполнять полный цикл услуг по переходу проекта на Битрикс24.

У вас похожий сценарий работы с клиентами? Хотите автоматизировать сектор продаж? Доверьте свой проект нашей команде, мы используем лучшие практики из наших кейсов. Звоните +7 (495)118-39-18 или заполните форму ниже.