Предпроектный анализ. Важный этап или сомнительные расходы?

2 июля 2019 12:45

// Помощь

Топ-5 рисков поспешного внедрения

Вопрос о необходимости предпроектного анализа возникает у некоторых клиентов в ходе обсуждения плана работ по проекту с использованием Битрикс24.

Для чего проводить подробные предварительные исследования?
Почему к составлению технического задания (ТЗ) лучше привлечь квалифицированного бизнес-аналитика?
Насколько обоснованы расходы – ведь на данном этапе компания еще не получает полезные результаты в виде настроек, интеграции и других эффективных инструментов.

Зачем нужен этап предпроектного анализа?

Сомнения понятны. Давайте разбираться вместе!

На этапе предпроектного анализа первым делом необходимо изучить текущее состояние бизнеса клиента и подробно описать все процессы, происходящие в компании. Редкий заказчик приходит с четко структурированными бизнес-процессами и досконально изложенными проблемами организации информационных потоков. А ведь это отдельная работа и для ее выполнения стоит обратиться к специалисту!

После опроса ключевых сотрудников и описания требований квалифицированный бизнес-аналитик сможет грамотно переложить собранную информацию на возможности системы и описать процессы в терминах Битрикс24.

Теперь можно составлять первичное техническое задание. На этапе согласования с заказчиком в него будут внесены необходимые правки и уточнения. Возможно, корректировать ТЗ придется несколько раз. Это залог четкой, правильной работы процессов и максимального удобства пользования системой.

И вот, наконец, ТЗ готово, все изменения согласованы. Этап предпроектного анализа завершен!

Мы в ПУСК со всей серьезностью подходим к предварительным исследованиям и закладываем на эту работу часы работы специалистов.

На что мы их тратим:

интервьюируем ваших руководителей и сотрудников, которых коснется автоматизация;
изучаем текущие процессы, существующие системы и файлы;
поднимаем похожие кейсы по вашей отрасли и предлагаем успешные практики из них;
составляем первичное техническое задание;
согласовываем его с вами в несколько итераций, внося правки (как правило, необходимо 2-3 итерации для финального согласования);
согласовываем окончательный вариант ТЗ, подписываем.

А если попробовать сэкономить?

Можно ведь не так сильно углубляться в предварительное изучение процессов. Да и вообще, Иван Петрович наш вроде все понятно вам расписал. А вот у ребят предложение видели гораздо дешевле вашего…

Подобные сомнения клиентов понятны и обоснованы. Всегда хочется избежать лишних расходов. Давайте подумаем, какие проблемы могут возникнуть при значительном урезании бюджета на этап предпроектного исследования и обращении к демпингующим дилетантам.

Сложности работы

Топ-5 рисков поспешного внедрения:

Риск №1. Получить совершенно не тот результат, который вы ожидаете.

Процессы не до конца изучены или вышеупомянутый Иван Петрович не так расписал логику. В итоге полученная система не удовлетворяет всем вашим требованиям и не позволяет полноценно работать на нужный результат.

Риск №2. Сильно затянуть проект.

В результате поспешно принятых решений полученная система в тестовом режиме работает некорректно – приходится переделывать, возможно не один раз. Или при тестовой отладке возникает несколько новых аспектов, не учтенных ранее – снова нужно переделывать. Время уходит, расходы растут, сотрудники теряются в постоянных изменениях - страдает бизнес в целом.

Риск №3. Переехать на полу-работающую систему и исправлять недочеты уже в процессе работы.

Ребята-дилетанты с подозрительно низким ценником быстро настроили основные элементы Битрикс24. Имея поверхностные знания о работе с системой и малый опыт внедрений, они сделали, что смогли…

Ваш персонал начинает работать в системе, и то тут, то там возникают ошибки и проблемы. Не отработал робот, менеджер занес данные не в те поля и задублировал данные, клиентская база некорректно сегментирована и сотрудники не могут с ней работать, обращения с сайта не распределяются по менеджерам – это забыли настроить… В нашей практике были случаи, когда приходилось доводить до ума систему после таких самоуверенных внедренцев-новичков.

Риск №4. Потеря лояльности ваших клиентов.

В результате некорректной работы системы возникают фатальные для репутации компании моменты, которые сложно отловить до волны жалоб и отказов клиентов. Например:

Из-за неверных настроек CRM клиент не может дозвониться и уходит к конкуренту.
Разговоры с клиентами не фиксируются в CRM, т.к. сэкономили на интеграции с телефонией.
На стадии отказа от сделки клиенты получают одинаковый шаблон письма, который не оставляет им шансов вернуться вновь за услугой или товаром.
Криво настроенный робот заваливает клиентов неадекватным количеством писем.
Вы забыли поздравить своих vip клиентов с Днем Рождения, т.к. не вынесли эти данные в специальное поле карточки и не смогли сегментировать.

Все эти и многие другие критичные моменты можно спрогнозировать и нейтрализовать на стадии предпроектного анализа.

Риск №5. Незапланированные траты, постоянный рост бюджета на внедрение.

Нашли интегратора, который предлагает «все тоже самое как у вас, но гораздо дешевле»? Подумаем вместе, почему он идет на подобный демпинг:

Возможно, в базовый пакет у него входит только самый минимум, который не решает ваших проблем. Тогда за каждую дополнительную манипуляцию с системой придется доплачивать, и итоговая сумма затрат может оказаться не такой, как вы рассчитывали
Низкоквалифицированные сотрудники, которые в силу малого опыта работы с системой Битрикс24 обходятся интегратору дешевле среднего по рынку. Выше мы уже писали о подобных рисках – могут делать долго, с ошибками, ляпать по шаблону «как всем» не учитывая специфику вашего бизнеса…Доводить до ума систему придется за отдельные деньги.

Грамотное ТЗ требует вложений

Сопоставим описанные выше риски с временными и финансовыми затратами, которые идут на предпроектный анализ.

Становится очевидно: если пройти мимо этого важного этапа перед внедрением Битрикс24 - потери для бизнеса могут стать ощутимыми, а экономия – сомнительной.

Понятная аналогия из жизни: ни один квалифицированный врач не назначит лечение лишь по внешнему виду пациента и разговору с ним без предварительных анализов. Не будет он играть в угадайку и расписывать схему лечения, пока нет полной картины – что происходит с пациентом сейчас, что не в норме по анализам и что не устраивает самого человека.