Вопрос о необходимости предпроектного анализа возникает у некоторых клиентов в ходе обсуждения плана работ по проекту с использованием Битрикс24.
- Для чего проводить подробные предварительные исследования?
- Почему к составлению технического задания (ТЗ) лучше привлечь квалифицированного бизнес-аналитика?
- Насколько обоснованы расходы – ведь на данном этапе компания еще не получает полезные результаты в виде настроек, интеграции и других эффективных инструментов.
Сомнения понятны. Давайте разбираться вместе!
На этапе предпроектного анализа первым делом необходимо изучить текущее состояние бизнеса клиента и подробно описать все процессы, происходящие в компании. Редкий заказчик приходит с четко структурированными бизнес-процессами и досконально изложенными проблемами организации информационных потоков. А ведь это отдельная работа и для ее выполнения стоит обратиться к специалисту!
После опроса ключевых сотрудников и описания требований квалифицированный бизнес-аналитик сможет грамотно переложить собранную информацию на возможности системы и описать процессы в терминах Битрикс24.
Теперь можно составлять первичное техническое задание. На этапе согласования с заказчиком в него будут внесены необходимые правки и уточнения. Возможно, корректировать ТЗ придется несколько раз. Это залог четкой, правильной работы процессов и максимального удобства пользования системой.
И вот, наконец, ТЗ готово, все изменения согласованы. Этап предпроектного анализа завершен!
Мы в ПУСК со всей серьезностью подходим к предварительным исследованиям и закладываем на эту работу часы работы специалистов.
На что мы их тратим:
- интервьюируем ваших руководителей и сотрудников, которых коснется автоматизация;
- изучаем текущие процессы, существующие системы и файлы;
- поднимаем похожие кейсы по вашей отрасли и предлагаем успешные практики из них;
- составляем первичное техническое задание;
- согласовываем его с вами в несколько итераций, внося правки (как правило, необходимо 2-3 итерации для финального согласования);
- согласовываем окончательный вариант ТЗ, подписываем.
А если попробовать сэкономить?
Можно ведь не так сильно углубляться в предварительное изучение процессов. Да и вообще, Иван Петрович наш вроде все понятно вам расписал. А вот у ребят предложение видели гораздо дешевле вашего…
Подобные сомнения клиентов понятны и обоснованы. Всегда хочется избежать лишних расходов. Давайте подумаем, какие проблемы могут возникнуть при значительном урезании бюджета на этап предпроектного исследования и обращении к демпингующим дилетантам.
Топ-5 рисков поспешного внедрения:
Риск №1. Получить совершенно не тот результат, который вы ожидаете.
Процессы не до конца изучены или вышеупомянутый Иван Петрович не так расписал логику. В итоге полученная система не удовлетворяет всем вашим требованиям и не позволяет полноценно работать на нужный результат.
Риск №2. Сильно затянуть проект.
В результате поспешно принятых решений полученная система в тестовом режиме работает некорректно – приходится переделывать, возможно не один раз. Или при тестовой отладке возникает несколько новых аспектов, не учтенных ранее – снова нужно переделывать. Время уходит, расходы растут, сотрудники теряются в постоянных изменениях - страдает бизнес в целом.
Риск №3. Переехать на полу-работающую систему и исправлять недочеты уже в процессе работы.
Ребята-дилетанты с подозрительно низким ценником быстро настроили основные элементы Битрикс24. Имея поверхностные знания о работе с системой и малый опыт внедрений, они сделали, что смогли…
Ваш персонал начинает работать в системе, и то тут, то там возникают ошибки и проблемы. Не отработал робот, менеджер занес данные не в те поля и задублировал данные, клиентская база некорректно сегментирована и сотрудники не могут с ней работать, обращения с сайта не распределяются по менеджерам – это забыли настроить… В нашей практике были случаи, когда приходилось доводить до ума систему после таких самоуверенных внедренцев-новичков.
Риск №4. Потеря лояльности ваших клиентов.
В результате некорректной работы системы возникают фатальные для репутации компании моменты, которые сложно отловить до волны жалоб и отказов клиентов. Например:
- Из-за неверных настроек CRM клиент не может дозвониться и уходит к конкуренту.
- Разговоры с клиентами не фиксируются в CRM, т.к. сэкономили на интеграции с телефонией.
- На стадии отказа от сделки клиенты получают одинаковый шаблон письма, который не оставляет им шансов вернуться вновь за услугой или товаром.
- Криво настроенный робот заваливает клиентов неадекватным количеством писем.
- Вы забыли поздравить своих vip клиентов с Днем Рождения, т.к. не вынесли эти данные в специальное поле карточки и не смогли сегментировать.
Все эти и многие другие критичные моменты можно спрогнозировать и нейтрализовать на стадии предпроектного анализа.
Риск №5. Незапланированные траты, постоянный рост бюджета на внедрение.
Нашли интегратора, который предлагает «все тоже самое как у вас, но гораздо дешевле»? Подумаем вместе, почему он идет на подобный демпинг:
- Возможно, в базовый пакет у него входит только самый минимум, который не решает ваших проблем. Тогда за каждую дополнительную манипуляцию с системой придется доплачивать, и итоговая сумма затрат может оказаться не такой, как вы рассчитывали
- Низкоквалифицированные сотрудники, которые в силу малого опыта работы с системой Битрикс24 обходятся интегратору дешевле среднего по рынку. Выше мы уже писали о подобных рисках – могут делать долго, с ошибками, ляпать по шаблону «как всем» не учитывая специфику вашего бизнеса…Доводить до ума систему придется за отдельные деньги.
Сопоставим описанные выше риски с временными и финансовыми затратами, которые идут на предпроектный анализ.
Становится очевидно: если пройти мимо этого важного этапа перед внедрением Битрикс24 - потери для бизнеса могут стать ощутимыми, а экономия – сомнительной.
Понятная аналогия из жизни: ни один квалифицированный врач не назначит лечение лишь по внешнему виду пациента и разговору с ним без предварительных анализов. Не будет он играть в угадайку и расписывать схему лечения, пока нет полной картины – что происходит с пациентом сейчас, что не в норме по анализам и что не устраивает самого человека.
Не экономьте на важном! Доверьте работу профессионалам.
Заказать предпроектный анализ можно по телефону 8 (495) 118-39-18 или через форму ниже.
