Как Московский экспортный центр объединил данные и процессы в единую CRM, переведя 250 сотрудников с Terrasoft на Битрикс24

Описание проекта

О компании

Московский экспортный центр (АНО «МЭЦ») — институт развития, созданный Правительством Москвы в 2017 году. Центр оказывает финансовые и нефинансовые меры поддержки московским предпринимателям, заинтересованным в продвижении продукции и услуг на зарубежных рынках.

Ключевая задача МЭЦ — увеличение числа московских экспортеров и сопровождение их проектов на всех этапах выхода на международные рынки

МЭЦ оказывает поддержку столичным предпринимателям по следующим направлениям:

1. Образовательные программы и подготовка компаний к работе с зарубежными заказчиками
2. Продвижение и стимулирование продаж продукции на международных рынках
3. Предоставление финансовых мер поддержки экспортной деятельности

Задача клиента

В условиях изменения внешнеэкономической и политической обстановки, а также на фоне роста стоимости владения CRM-системой, Московский экспортный центр принял стратегическое решение о переходе с Terrasoft CRM на Битрикс24.

При этом перед заказчиком стояла принципиально важная задача:

Для нас было важно не просто заменить одну CRM на другую, а сохранить управляемость процессов и при этом снизить зависимость от сложной и дорогостоящей поддержки системы. Переход должен был пройти без потери данных и без остановки работы сотрудников

— Красиков Никита Вадимович, Московский экспортный центр

Ранее в организации уже использовался корпоративный портал 1С-Битрикс, однако его функциональность не была адаптирована под задачи CRM, сопровождения заявок и аналитики.

Почему проект был сложным

Этот проект нельзя было реализовать по типовой схеме внедрения CRM:

• более 1 000 000 объектов данных с сохранением связей и истории
• 250 пользователей, работающих в системе ежедневно
• госсектор с повышенными требованиями к безопасности и устойчивости
• критичные интеграции с внешними реестрами и информационными системами
• невозможность остановки операционной деятельности даже на короткий срок

Переход должен был быть незаметным для пользователей, без параллельного ведения данных и без деградации качества обслуживания предпринимателей.

Цели проекта

Проект изначально рассматривался заказчиком как контролируемый и безопасный переход на новую CRM-платформу.

Ключевые цели:

1. Обеспечить миграцию с Terrasoft CRM на Битрикс24 без потери данных, логики процессов и истории взаимодействий
2. Сохранить привычные пользовательские сценарии и архитектуру работы сотрудников
3. Развернуть Битрикс24 как единую платформу для CRM, коммуникаций и внутренних процессов
4. Автоматизировать ключевые бизнес-процессы и снизить долю ручных операций
5. Интегрировать CRM с критически важными внешними системами и реестрами
6. Реализовать проект в сжатые сроки (до 2 месяцев), без компромиссов по качеству

Решение и ход проекта

Проект был реализован как поэтапная миграция с сохранением архитектуры процессов и одновременным расширением функциональности.

Базовая настройка Битрикс24

На начальном этапе была проведена установка и обновление коробочной версии Битрикс24 на сервере клиента. Далее, на основании предоставленной организационной структуры, были созданы учетные записи для 250 пользователей с назначением соответствующих ролей и прав доступа.

Также была настроена система резервного копирования и восстановления данных для обеспечения безопасности и сохранности информации.

Миграция данных из Terrasoft CRM

Процесс миграции данных был организован в соответствии с предоставленной заказчиком информацией о структуре данных, взаимосвязях между объектами и справочниками.

Основной задачей было обеспечение целостности переносимых данных и сохранение логических связей между ними для корректной работы системы после миграции.

Выполнен перенос более 1 000 000 объектов (лиды, контакты, компании, сделки и связанные сущности)

Перенос и адаптация функциональности из Terrasoft CRM

Для комфортного перехода пользователей была сохранена привычная логика работы CRM:

• Адаптация карточек, разделов, фильтров и справочников
• Перенос воронок, бизнес-логики и сценариев работы
• Настройка дедупликации и обогащения данных
• Частичная адаптация аналитических дашбордов под ключевые показатели

Интеграции

Битрикс24 был интегрирован с внешними системами, критичными для деятельности МЭЦ:

1. Реестр МСП
2. Контур.Фокус
3. Mindbox
4. ИС РПП
5. СМЭВ
6. Внешний контакт-центр
7. Телефония MANGO OFFICE

Интеграция с телефонией обеспечила:

• многоканальную связь
• идентификацию клиента при входящем звонке
• прослушивание звонков непосредственно из CRM
• бесплатную внутреннюю связь между сотрудниками

Результаты проекта

Ключевым подтверждением успешности проекта стал сам факт перехода:

• 250+ сотрудников начали работать в Битрикс24 без параллельного ведения данных
• перенесено более 1 000 000 объектов с сохранением истории и логики процессов
• миграция и запуск выполнены за 2 месяца, без остановки работы и потери данных

Операционные эффекты

Хотя проект не предполагал формализации KPI в отчетах, изменения стали заметны в ежедневной работе:

• сократилось количество ручных операций за счёт интеграций с реестрами и внешними системами
• уменьшилось время поиска информации по заявителю — вся история, документы и коммуникации доступны в одной карточке
• снижена доля дублирующихся данных благодаря централизованной дедупликации
• руководители получили возможность оперативно контролировать статусы заявок и загрузку сотрудников без отдельных выгрузок и отчетов

Экономический эффект

Переход на Битрикс24 позволил:

• снизить совокупную стоимость владения CRM-платформой
• упростить развитие системы без роста технического долга
• обеспечить гибкость при изменении программ поддержки и внешних требований

Проект показал, что даже сложную миграцию можно провести без потери управляемости. Для нас было важно сохранить накопленные данные и привычную логику работы сотрудников, при этом получить систему, которую можно развивать дальше без постоянного увеличения затрат

— Красиков Никита Вадимович, Московский экспортный центр

Продолжение сотрудничества

После завершения этапа миграции Битрикс24 был выбран заказчиком в качестве базовой платформы для дальнейшего развития цифровых сервисов.

В рамках сопровождения и развития решения нашей командой было выполнено более 600 задач, включая сложные кастомизации и развитие портала, что подтверждает практическую ценность выбранного подхода и доверие со стороны заказчика.

Для кого этот кейс

Если перед вашей организацией стоят задачи:

• миграции CRM с зарубежных или дорогостоящих платформ
• объединения разрозненных данных и процессов
• повышения управляемости и прозрачности работы
• снижения стоимости владения ИТ-системами

мы готовы обсудить ваш сценарий перехода и архитектуру решения — в прикладном, предметном формате, с учетом масштаба и специфики вашей компании.