- Перенос данных из Мегаплан
- Корректировка импортированных данных
О компании и ее целях в Битрикс24
WEST GROUP HOLDING (Вест Груп Холдинг) занимается проектными поставками на протяжении 15 лет. Группа компаний напрямую сотрудничает с производителями оборудования для камнеобработки, полиграфии, металлообработки и представляет интересы организаций из Европы, Индии и Китая.
Количество офисов: 1 офис в г. Москве и 1 офис в г. Санкт-Петербурге.
Число сотрудников, работающих на портале: 30 человек.
Тип Битрикс24: коробочная версия - Корпоративный портал 50.
До января 2020 года сотрудники компании Вест Груп Холдинг работали в CRM Мегаплан. С ростом бизнеса потребовалась дополнительная функциональность. В качестве оптимального решения выбран Битрикс24.
Куратор компании обратился к нам за переносом существующей базы данных из Мегаплан в новую систему Битрикс24, с сохранением иерархии и связей. Требовался полный перенос:
- вложенных файлов,
- комментариев к задачам,
- описания к задачам,
- участников,
- сроков по задачам,
- даты создания главных и побочных сущностей.
По итогам миграции система Мегаплан должна быть готова к отключению. Работу всех пользователей по задачам и проектам необходимо перевести в Битрикс24. Для компании было недопустимо ссылаться на страницы или файлы Мегаплан в создаваемых сущностях Битрикс24 – работа должна вестись в одной CRM.
Перенос данных из Мегаплан
Работу мы начали с проведения предпроектного анализа и составления плана переноса. После этого приступили к подготовке загрузки данных – определили количество задач и проектов для переноса. Задач порядка 10 тысяч – по предварительной оценке наших специалистов перенос такого объема данных занимает до 30 часов.
- Основная сложность – выборка и форматирование большого объема данных архива Мегаплана.
- Основное требование – полная конфиденциальность переносимых данных и возможность полного отказа от Мегаплан.
Работать решили через API. Для распределения времени составили чек-лист:
- Выгрузка данных из Мегаплан. Данный этап включает в себя экспорт всех сущностей и задач из CRM.
- Подготовка данных для переноса в Битрикс24. На данном этапе выгружаемая информация претерпевает изменения, если требуется.
- Тестирование переноса. Прежде, чем загружать данные в Битрикс24, мы проверяем целостность импорта на небольшой «порции».
- Забор данных о пользователях из Мегаплана. Создание неактивных (уволенных в Мегаплан) пользователей в Битрикс24. Проставления всем megaplan_id
- Настройка перехватчика сообщений, оповещений и постов в живую ленту об архивных группах/постах/комментариях.
- Подтверждение клиента. Мы проверили данные с руководством на примере, чтобы убедиться в миграции по удовлетворяющей схеме.
- Перенос оставшейся части данных.
Далее следовала корректировка мелких ошибок и правки согласно замечаниям клиента.
Корректировка импортированных данных
На решающем этапе по переносу зафиксировали и исправили замечания, с которыми столкнулись в процессе импорта.
1) Задачи в системе Мегаплан в статусах «Назначена» и «Принята к исполнению» в Битрикс24 оказались закрытыми.
Изменили статусы задач, согласно существующим в Битрикс24.
2) Наблюдалась некорректность в датах «Старт», «Финиш», датах создания и закрытия задач. Клиенту нужно иметь возможность работать с этими датами (фильтровать/сортировать), а поля Старт и Финиш в публичной части не доступны. Исправили ошибку согласно следующей логике: «дата создания = дате начала работы», «дата закрытия = финиш».
3) Пул файлов, которые прикрепляются к задачам на первом уровне вложенности проекта, накапливаются. Данный пункт мы исправили, внеся правки в исполняемый код.
4) Задачи не прикрепились к проектам. Для тестирования мы создали отдельную группу, куда были перенесены все «проблемные» задачи из Мегаплан. Исправили ошибку, ориентируясь на требования куратора компании.
5) У перенесенных задач оставалась привязка к одному основному пользователю, под которым задачи создавались в Битрикс24, хотя постановщик был корректно изменён. Ошибка возникла из-за отсутствия связи проектов с задачами по пользователям. Исправили, ориентируюсь на исходные данные.
Подробнее о том, как сделать перенос данных из Мегаплан в Битрикс24 читайте в нашей одноимённой статье.
После завершения импорта сотрудники перешли к работе с привычными задачами уже в новой системе. Исходные данные полностью перенесены в Битрикс24, нет необходимости возвращаться в Мегаплан, чтобы посмотреть там архивную информацию.
Основное пожелание заказчика выполнено – менеджеры работают в одной системе без потери исходных данных и переключений между различными CRM.
Итоги импорта данных в Битрикс24
В развивающемся бизнесе постоянно происходят изменения: появляются новые клиенты, задачи, проекты и планы. Когда задач становится много, их сложнее импортировать, не упустив всех деталей: ответственного и наблюдателей, привязки к сделке или компании, добавленных файлов и комментариев.
В данном кейсе мы допускали мелкие ошибки ввиду масштаба загружаемой базы. При этом нам удалось сохранить взаимосвязь экспортируемых сущностей и перенести колоссальную часть работ для удобства сотрудников в новой для них системе Битрикс24.
Пульс компании с момента запуска портала продолжает расти. Сотрудники Вест Груп Холдинг активно пользуются модулем Задачи и Проекты.
Мы выполняем импорт данных из различных CRM-систем, сводя потери информации к нулю. Действуем в рамках интересов пользователей, обеспечивая конфиденциальность переносимой базы.
Чтобы получить бесплатную консультацию и рассчитать стоимость импорта данных, обращайтесь к нашим менеджерам, заполнив форму ниже или по телефону
