Какими бы обстоятельствами не была обусловлена смена площадки для ведения бизнеса, важно понимать, что переход возможен. Он связан с миграцией данных и должен проводиться опытным исполнителем.
Причины смены CRM-платформы разные:
- недостаточность функционала;
- ограниченные возможности развития и доработок системы;
- рост расходов на обслуживание платформы.
Для получения нужного нам результата, как и по любой другой задаче, мы фиксируем пожелания заказчика для обсуждения фронта работ и составления плана действий.
Процесс миграции данных мы делим на 5 этапов:
- Составление схемы переноса данных
- Экспорт данных из исходной системы
- Подготовка и редактирование данных для импорта
- Импорт данных в Битрикс24
- Проверка данных и корректировка при необходимости
Фактическая сложность в выполнении пунктов прямо пропорциональна объему информации, которую нужно перенести. Проще говоря: чем больше данных, тем дольше они будут обрабатываться. Вероятность появления ошибок возрастет, как и время для проверки сделанного импорта.
Составление схемы переноса данных
Для расчета объемов работ и способа реализации миграции мы всегда уточняем следующие вопросы:1. Какой объем данных? Легче и быстрее вручную перенести 100 записей, чем городить для этого систему миграции.
2. Нет ли готового решения? Много сил прилагается как самим разработчиком продукта, так и сторонними компаниями, чтобы процесс перехода на Битрикс24 был максимально простым. Информацию можно перенести встроенными инструментами или использовать решения из Маркетплейс.
3. Предоставляет ли исходная система доступ к своим данным и в каком виде? Обращение по API, SQL или иным способом - этот вариант потребуется, если не нашлось готового решения или нужна будет особая передача информации и файлов (по индивидуальной схеме, не учтенной в готовом решении).
4. В каком состоянии находятся данные в исходной системе? Пользователи могут продолжать вести работу в старой системе или использовать ее как архивную базу, ожидая выполнения миграции. Это будет влиять на точку начала импорта и остановки.
5. Есть ли какие-то специфичные особенности в работе или хранении данных исходной системы? Выполненные доработки и надстройки в программе могут повлиять на ход импорта.
6. Что нужно забрать в исходной системе и куда это положить в Битрикс24? Вплоть до «покажите, пожалуйста, пальцем», чтобы у всех было единое понимание процессов, несмотря на возможную разницу в терминологии.
Результатом разбора перечисленных вопросных пунктов должна стать схема, четко описывающая связь между данными исходной системы и Битрикс24: откуда берем, что, как, куда и каким способом.
В идеале, фиксируем все документально, чтобы у заказчика работ и исполнителя в процессе не возникло вопросов и разночтений.
В нашем кейсе клиент обратился с просьбой перенести из Мегаплан в Битрикс 24 следующие данные:
- проекты;
- задачи;
- подзадачи;
- комментарии к задачам;
- файлы из всех перечисленных сущностей.
При этом требовалось оставить структуру хранения и отображения данных и связи с пользователями неизменными.
Из особенностей проекта.
Объем для переноса: около 10 000 сущностей, не считая файлов. Клиент уже выполнил перенос пользователей решением, взятым из Маркетплейс. Исходная информация в Мегаплане не изменяется и хранится как архивный справочник.
На данном этапе также выяснилось, что перенос пользователей, который был выполнен клиентом средствами готового решения, не очень полезен:
- отсутствовали уволенные еще в Мегаплане сотрудники;
- не было связи между пользователями Мегаплана и Битрикс24.
В нашей практике при подобных переносах, в Битрикс24 мы сохраняем ID из систем - экспортеров, что упрощает дальнейшую работу с данными.
Решено работать через API. Подробно зафиксировали структуру работ, действовали поэтапно.
Экспорт данных из CRM Мегаплан
Мегаплан имеет API и подробную документацию к нему. При наличии логина и пароля можно получить любую интересующую информацию. Чтобы автоматизировать действия, нашим разработчиком был написан специальный класс, учитывающий ограничения доступа, и сформирован сам запрос по API. При скачивании файлов возникло несколько сложностей, из-за которых пришлось разработать схему команд по направлениям:
В результате проделанных манипуляций, данные по сущностям полностью экспортировали – все что выдал Мегаплан по API запросу.
Структуру проектов-задач-комментариев сохраняли в виде файлов и папок.
В таком виде данные легко заархивировать, легко скачать или загрузить, легко обеспечить локальную работу.
Получить выгрузку в формате и структуре, с которой будет просто работать на дальнейших этапах – это главная цель при экспорте информации.
Подготовка к редактированию данных для импорта
На этапе подготовки и редактирования выгруженные данные претерпевают изменения, если в этом есть необходимость.
Задача проста – на выходе должна быть информация в формате, который ожидает выбранный для четвертого этапа инструмент миграции.
В нашем случае весь импорт делался средствами API Bitrix. Данные для импорта нами получены в формате json, с которым сразу можно работать дальше.
Импорт данных в Битрикс24
Перед началом массового импорта выполняем загрузку части данных в тестовой среде.
- Добиваемся безошибочной работы импорта и корректности итоговых данных.
- Выполняем с заказчиком проверку результатов тестового переноса.
- Импортируем дополнительные данные, по необходимости.
- Согласуем перенос на боевой портал.
Этап импорта данных может осложниться сопутствующими ошибками, которые будут возвращать вас как к правке написанного инструмента, так и за экспортом дополнительных данных.
В качестве примера такой «неожиданности» в системе Мегаплан у нас возникло 3 проблемы, которые потребовали дополнительных согласований с заказчиком проекта. Внешне импортируемые данные корректны и подозрений не вызывают, но при непосредственной загрузке средствами API Bitrix сработает проверка, блокирующая перенос.
Проблемы импорта из CRM Мегаплан в Битрикс24:
- В Мегаплане сроки задач могу превышать сроки родительского проекта.
Решение: у таких проектов выставляем нулевые сроки. - В Мегаплане срок завершения проекта может превышать крайний срок задач этого проекта.
Решение: в таких задачах крайний срок выравниваем с датой завершения. - У некоторых пользователей (в основном у уволенных) не было прав на создание задач и добавление комментариев.
Решение: все задачи и комментарии создаются из-под одного пользователя с правами администратора, а после меняется «хозяин» данной сущности.
Корректировки по замечаниям
Корректировка – этап, которого, в случае идеального исполнения всех предыдущих, быть не должно.
Рассмотрим замечания, с которыми можно столкнуться после завершения работ по переносу данных из CRM Мегаплан в Битрикс24. Разберем, как можно избежать дополнительных работ при миграции.
- В задачах наблюдается несоответствие в датах «Старт» и «Финиш» датам создания и закрытия. Нет возможности работать с этими датами (фильтровать и сортировать).
Решение: Нужно учесть особенность работы с полями дат у задач в Битрикс24: поля Старт и Финиш в публичной части пользователю не доступны, а значит, и работать с ними не получится. При переносе информации из Мегаплан убедитесь, что дата создания = дате начала работы, т.е. старту, дата закрытия = финишу. Проблему можно избежать на первом этапе при грамотном составление файла миграции данных между системами. Можно избежать на 4-м этапе при тестировании до начала полного переноса. - Файлы, которые прикрепляются к задачам на первом уровне вложенности проекта, накапливаются. Как результат – аномальное количество повторяющихся версий.
Решение: Большое число вложенных документов наблюдается в задачах с большим количеством дочерних подзадач. Можно избежать на этапе тестирования, дополнительно проверив исполняемый код. - В новой системе остались задачи, неприкрепленные к проектам, хотя логика строилась на том, что все задачи в Мегаплане находятся в проектах.
Решение: можно избежать на первом этапе, точно зафиксировав данные для переноса, а не забирать всю информацию подряд по API. - У перенесенных задач осталась привязка к одному основному пользователю, из-под которого задачи создавались в Битрикс24, хотя постановщик был дополнительно изменен.
Решение: Здесь не сделали связи проектов с задачами по пользователям. Учитывайте ролевую связь в Битрикс24 (постановщик, ответственный, наблюдатели, соисполнители). Проблему можно избежать на первом этапе, точно зафиксировав данные для переноса и еще раз проверив соответствие на этапе тестирования.
Последовательное выполнение действий при миграции данных помогут сократить число ошибок импорта. В нашем кейсе без проблем не обошлось, но по итогу нам удалось сохранить взаимосвязь экспортируемых сущностей и перенести архивную часть работ для удобства пользователей в Битрикс24. Наши «грабли» помогут нам в будущих проектах, а для вас послужат базой того, что может пойти не так.
Мы выполняем импорт данных из amoCRM, Мегаплана и других CRM и приложений аккуратно и без потерь. Действуем последовательно и проявляем осторожность на каждом шаге с заботой о ваших данных и бизнесе вцелом. ❤️
Для расчета стоимости переезда из других систем в Битрикс24 и дополнительной информацией обращайтесь к нашим менеджерам через форму ниже или по телефону +7 (495) 118-39-18.
