Внедрение CRM — это последовательность шагов от покупки лицензии до полной автоматизации воронки и сложных интеграций. Этапность настройки и окончательный набор действий может отличаться в разных компаниях в зависимости от сценария использования портала. Для начала работы в Битрикс24 потребуется оптимизировать ряд параметров, заданных системой по умолчанию.
О том, как самостоятельно сделать настройку портала, при этом не забыть о важных пунктах, вы узнаете, прочитав эту статью. Разберем поэтапно:
- Настройки интерфейса, приглашение сотрудников и заполнение данных по компании
- Оптимизация карточек сущностей и этапов воронок
- Импорт базы
- Подключение внешних каналов
- Автоматизация процессов
Первые шаги по настройке портала Битрикс24
Для регистрации нового облачного портала Битрикс24 потребуется лишь адрес электронной почты или авторизация через соцсеть. Вносим нужные параметры в окно создания портала и входим в систему. Нас встречает первая подсказка по началу адаптации Битрикс24.
От выбора профиля использования будет зависеть настройка пунктов левого меню системы. Можно пропустить этот шаг и вернуться к нему позднее или настроить отображение быстрых переходов в меню по своему усмотрению. Для этого используйте кнопку Настроить меню в левой части портала.
Если вы сразу выбрали профиль использования Битрикс24, например, CRM, то система дальше будет выдавать вам справочные подсказки по основному блоку:
Следуя за информационными сообщениями, вы узнаете нюансы работы раздела.
Приглашение коллег на портал
Подробно о способах добавления сотрудников в Битрикс24 мы писали в отдельной статье. Также сразу можно настроить систему уведомлений на портале для вашего профиля.
Далее рекомендуем выполнить общие настройки системы. Для этого перейдите из левого пункта меню в раздел Еще – Настройки. Вам откроется окно с возможностью задать следующие параметры портала:
- Название компании
- Формат даты и времени
- Выходные и праздничные дни, а также режим работы
- Настройки безопасности
- Логотип компании (доступно на платных тарифах)
И в завершение первого этапа адаптации системы, внесите данные по своей компании в настройках раздела CRM.
Через кнопку Добавить новую компанию, заполните предлагаемые поля и внесите свои банковские реквизиты. Эта настройка поможет генерировать счет из портала с уже заполненными данными. Если у вас несколько юрлиц, то добавьте сразу все карточки для формирования шаблонов с возможностью выбора реквизитов нужной компании.
Перечисленные в первом этапе настройки являются необязательными, но помогут начать работать внутри портала. К любому из пунктов вы можете вернуться позднее.
Настройка карточек Компании, Контакта, Лида, Сделки и этапов воронки продаж
В Битрикс24 заданы настройки основных элементов, исходя из минимально необходимых для работы параметров. Чтобы работа внутри портала соответствовала правилам вашего бизнеса, рекомендуем адаптировать поля в карточках сущностей. В них система будет собирать и хранить данные по продажам.
Под сущностью в CRM Битрикс24 подразумеваются следующие элементы:
- Лид
- Контакт
- Компания
- Сделка
- Предложение
- Счет
- Заказ
Перечисленные позиции имеют схожее визуальное строение, но отличаются набором используемых полей. Часть из них может быть сквозной, а часть – уникальной. Вы можете настроить не только набор значений для карточки, но и вид – порядок отображения данных. В Битрикс24 также есть возможность задать вид карточки в зависимости от ситуации или принадлежности к отделу, который с этой карточкой будет работать.
Для того, чтобы внести изменения в набор полей и добавить свои разделы, при этом еще и настроить порядок отображения информации для сущности – зайдите в нее. Выполните нужную адаптацию через кнопки изменения в левой части карточки. Если сущностей еще нет – создайте новую.
Помимо изменения карточек сущностей потребуется выполнить настройку в справочниках CRM. Перейдите в верхнем меню раздела CRM в Настройки – Справочники.
Здесь следуйте интуитивно понятному меню, последовательно внося нужные правки в каждый раздел:
Настройка в справочнике начинается с определения статусов для Лидов. Подробнее о создании воронок в CRM читайте в нашей статье.
Если вы не планируете использовать Лиды или, например, предложения в своей работе – просто пропустите настройку этих разделов.
Если на портале будет работать больше 1 сотрудника, то рекомендуем настроить еще один важный раздел – Права.
Распределение прав доступа к CRM и создание ролей для работы с данными обезопасят вас от потери информации, а сотрудникам помогут сконцентрироваться на их зоне ответственности.
После настройки справочника, воронки и прав можно переходить к загрузке данных в систему.
Импорт базы данных на портал Битрикс24
Этот шаг потребуется в том случае, если до начала работы в Битрикс24 вы уже вели базу контактов и планируете продолжить работу с текущими сделками.
Импортировать можно:
- Лиды из файла формата CSV
- Сделки из файла формата CSV
- Компании из файла формата CSV
- Контакты – здесь вариантов формата загрузки несколько
Важно при загрузке данных правильно выполнить сопоставление полей. Подробнее об этом здесь.
Импорт базы может осложниться тем, что потребуется сохранить связь между контактами и компаниями или, например, добавить историю коммуникаций. В этих случаях рекомендуем обратиться за помощью к интегратору, который сможет выполнить загрузку базы с учетом особенностей данных и связей. Наша компания ежегодно выполняет больше десятка сложных загрузок из внешних систем в Битрикс24.
Подключение каналов общения с клиентами
Помимо ручной фиксации в Битрикс24 для новых обращений ваших потенциальных клиентов рекомендуем подключить и внешние источники:
- Почта
- Телефония
- Социальные сети и мессенджеры
- CRM-форма
- SMS-сервис
- Онлайн-чат
- Виджет на сайт
Перечисленные каналы интегрируются с порталом через встроенные коннекторы или при помощи дополнительных готовых расширений из Битрикс24.Маркет.
Большая часть каналов подключается через Контакт-центр внутри портала.
Как только вы настроите связь с внешними источниками трафика, Битрикс24 в автоматическом режиме будет собирать и записывать информацию о входящих обращениях и распределять поток на ответственных менеджеров. Подробнее о том, что дают интеграции с сервисами коммуникаций читайте в нашем разделе Услуг.
Автоматизация процессов в Битрикс24
К заключительному этапу настройки портала относится автоматизация. Это могут быть действия внутри модуля CRM или на портале в целом (процессы из Живой ленты, RPA).
После того, как настроены основные сценарии работы на портале, можно переходить к их улучшениям, добавив элементы автоматических действий, таких как:
- Интеграция с 1С для обмена данными
- Регулярные сделки для повторных продаж
- Шаблоны документов для быстрого оформления заказа
- Роботы для автоматической коммуникации с клиентами и контроля работы менеджеров
- Триггеры для ускорения движения сделки в зависимости от внешних изменений по ней
Сценариев, где автоматизация может быть применена, много, главное – выбрать правильную логику и последовательность совершаемых действий. При наслаивании нескольких процессов возможны ошибки, которые в конечном этапе заблокируют задуманный исход по событию.
Битрикс24 под себя
Битрикс24 – это набор инструментов для бизнеса, который необходимо адаптировать под себя. Комплекс настроек для системы может отличаться в зависимости от целей и задач. Перед началом использования рекомендуется выполнить описанную в этой статье оптимизацию. Внедрение может проходить и по мере текущей работы на портале, но тогда возрастает риск повторных операций по настройке.
Если вы затрудняетесь в самостоятельной настройке Битрикс24, обратитесь к нам за помощью. ПУСК внедряет
корпоративные порталы с 2016 года. В штате работают сертифицированные специалисты и аттестованные разработчики. Запишитесь на бесплатную консультацию по телефону
