Как правило, работа любой компании связана со множеством рутинных операций: прием заказов, постановка задач, заключение сделок, планирование встреч. 
Управление всеми скриптами их обработки можно поручить специальным инструментам-помощникам. Эти инструменты Битрикс24 значительно упрощают настройку процессов продаж, повышают эффективность работы с клиентами, уменьшают потери времени и средств.
Автоматизация бизнес-процессов происходит с помощью Роботов и Триггеров, встроенных в ваш корпоративный портал. Именно они возьмут на себя ответственность за выполнение настроенных алгоритмов действий и облегчат работу ваших сотрудников.
Робот — заранее спланированное действие, которое срабатывает и выполняет некую последовательность шагов, когда элемент перешел в нужный статус. Робот реагирует на действие, происходящее внутри корпоративного портала. Например, ваш менеджер переключил сделку на стадию Производство. При этом ответственным автоматически становится руководитель производственного отдела. Соответственно, робот — инструмент запуска какого-либо автоматического процесса.
Триггер — перевод сущности в новый статус в ответ на определенное действие пользователя. В отличие от робота, триггер реагирует на какое-либо внешнее действие. Иными словами, на действия клиентов. Например, звонок или вход на сайт.
В этой статье мы подробно рассмотрим такой инструмент Битрикс24, как роботы и расскажем, как с ними работать.
С помощью автоматизированных роботов вы сможете работать с:
- CRM-системой — роботы для лидов, контактов и сделок
- Диском
- Почтой
- Календарем
- Списками
- Задачами
- Магазинами
- другими модулями Битрикс24
Роботы CRM позволяют отправлять письма сотрудникам, работать с почтовым сервисом, контролировать сделки, создавать контакты к лидам, документы CRM и выполнять еще более 100 различных операций.
В отличие от бизнес-процессов, они имеют упрощенный алгоритм действий. Если работа с бизнес-процессами предполагает необходимость визуального программирования и требует специальной технической подготовки, то с роботами справится даже начинающий пользователь корпоративного портала. Их легко установить и настроить. Вы сможете самостоятельно автоматизировать бизнес-процессы в Битрикс24: это просто и быстро!
Внимание! Роботы и триггеры доступны не на всех тарифах Битрикс24. Подробнее ознакомиться с возможностями и опциями каждого из тарифов вы можете в статье Тарифы Битрикс24
Как настроить роботов в Битрикс24?
Чтобы настроить роботов в Битрикс24, зайдите в раздел CRM, далее откройте Лиды или Сделки (вид: Канбан) и перейдите во вкладку Роботы. Перед вами откроется страница автоматизации.
Перейти к роботам вы можете и при выполнении следующего алгоритма действий: CRM → Еще → Настройки → Настройки CRM → Роботы и бизнес-процессы → Лиды (или Сделки).
Внимание! Осуществлять настройку роботов может пользователь, имеющий на это права
В открывшейся вкладке вы можете перетащить либо изменить уже установленные правила или создать нового робота. Для этого выберите необходимую вкладку и нажмите кнопку с изображением плюса (Добавить), либо кнопку Создать.
Можно настроить время, через которое сработает робот. Например, текущий робот должен сработать и отправить уведомление не сразу, а через 10 дней после перехода в нужный статус. Для этого устанавливается нужное время отсрочки. Также можно задать условие, чтобы уведомление не пришлось на выходной день.
- Только рабочее время позволит не учитывать нерабочие часы, выходные и праздничные дни
- При выставлении галочки в поле После предыдущего робота система продолжит работать, после завершения действий предыдущего робота
Далее нажмите кнопку Добавить (блок Роботы), выберите одну из предложенных опций (Для сотрудника, Для связи с клиентом и другие) и одно из действий (Задача, Задание, Копировать сделку, Отправить SMS и другие).
Рассмотрим пример. Настроим робота, который будет отправлять SMS-уведомление руководителю только в том случае, если лид не обработан в течение 5 минут с момента его появления в CRM. Укажем дни отправки оповещения. Например, только в рабочие дни.
Механизм настройки роботов в Битрикс24 легок в применении и реализации.
Пример реализации настройки роботов для клиента от компании Пуск
Расскажем, как мы автоматизировали один из процессов в Битрикс24 для заказчика, настроив его с учетом индивидуального пожелания клиента.
Команда Пуск вместе с заказчиком придумала и реализовала схему настройки, которая позволила организовывать работу при задержке сделки на стадии Клиент не отвечает (дольше установленного срока) с наименьшими затратами времени и средств.
Для реализации процесса была выбрана email-рассылка.
При достижении заданного условия клиент автоматически получает письмо с двумя ссылками: Продолжаем работу и Прекратить.
Если клиент выберет опцию Продолжаем работу, менеджер получит информацию о том, что сделку можно заново активировать и продолжить сотрудничество с клиентом.
При нажатии опции Прекратить клиент может отказаться от своего заказа, указав причину своего выбора (в ссылке стоит форма обратной связи). Таким образом, если клиент не заинтересован в дальнейшей работе, компания получает информацию об этом, и сделка автоматически бракуется. Данная настройка роботов позволяет существенно сэкономить время менеджера, а отказ клиента от сотрудничества расценивается как сигнал к активной работе с возражениями.
Схема реализуется за счет триггеров, реагирующих на внешние действия со стороны клиента, и целиком зависит от его выбора развития или прекращения сделки.
Данная автоматизация позволила упростить работу менеджеров, повысить эффективность процессов продаж, а также снизить потери времени и средств.
Как настроить права доступа к роботам?
Чтобы настроить права доступа к роботам на своем портале, войдите в раздел CRM и перейдите в меню Еще → Настройки → Права доступа.
Выберите режим доступа для сотрудников: Чтение или Изменение. Готово!
С помощью роботов вы можете автоматизировать часть процессов в своей компании и сократить время на реализацию типовых операций при обработке лида или заказа.
Используйте систему на все 100%! Настройте свой Битрикс24 так, чтобы он работал за вас, или доверьте настройку профессионалам из нашей компании.
Звоните по телефону +7 (495) 118-39-18 или заполните форму ниже. Мы подберем работающие схемы под бизнес-процессы с учетом индивидуальных особенностей вашей сферы деятельности.
