Обновления и редизайн привычного интерфейса или процесса вызывают у пользователей вопросы при первичном взаимодействии. Роботизация бизнеса RPA (Robotic Process Automation), ставшая новинкой релиза Битрикс24.Бостон, это некая альтернатива сложному конструктору бизнес-процессов.
Механизм реализован по просьбе пользователей, у которых настройка даже несложных сценариев через существующий инструмент вызывала затруднения. RPA не призвана заменить текущий конструктор бизнес-процессов, она создана в качестве дополнения для быстрого и удобного механизма согласований через прозрачную стадийность на канбан-доске.
В этой статье наглядно продемонстрируем возможности инструмента, расскажем о его плюсах и минусах. Продемонстрируем на реальном портале, как создать собственный RPA. Внизу статьи вы найдете короткую видео-инструкцию по настройке.
Что такое RPA и нужно ли оно вашей компании?
Технология RPA или роботизация бизнеса – более простой в настройке и использовании инструмент для автоматизации таких вещей, как: визирование документов, согласование счетов на оплату и т.д. Как заявляют разработчики Битрикс24: «RPA – совершенно новый уровень автоматизации бизнеса».
Новая технология действительно упрощает создание процессов, которые раньше можно было реализовать только при помощи достаточно сложного для обычного пользователя конструктора. При использовании RPA вам нужно настроить необходимый алгоритм действий. Остальное за вас сделают роботы.
Как настроить процесс RPA?
Рассмотрим пример создания процесса визирования документов. Нужный инструмент находим, вбив в строку поиска вашего портала слова «Роботизация бизнеса» или «RPA».1. Нажимаем «новый процесс»:
Открывается окошко с редактированием настроек самого процесса. От нас требуется добавить название и проставить галочку для автоматического движения на следующую стадию. Так, если сотрудник загрузит на первую стадию документ, процесс запустится в автоматическом режиме, и сделка двинется дальше.
2. Настраиваем поле запуска – все ли могут запускать RPA?
Следом настраиваем поля, которые требуется заполнять при запуске процесса. В нашем случае полей будет три:
-
Название документа – обязательное поле.
-
Поле с файлом, куда сотрудник будет загружать документ. Данное поле также сделаем обязательным.
-
Комментарий – необязательное поле, в котором сотрудник сможет оставить сообщение.
3. Фиксируем права доступа, добавив только тех сотрудников, которые смогут в будущем изменять процесс:
4. Последний шаг – выбираем иконку для нашего процесса.
RPA создан! На нашей доске автоматически создались три стандартные колонки, которые можно отредактировать и добавить автоматических действий, что и сделаем дальше.
Добавляем роботов
Самое интересное в проектировании RPA-процесса - настройка роботов. В первой колонке появятся документы, которые запустили на согласование.
Названия и цвет колонок можно менять, подстраивая под логику нашего процесса. Стадии настраиваются аналогично воронке в CRM или канбан-доске в модуле Задачи.
Далее переходим в настройку роботов, нажав на кнопку Роботы под меню «Обратная связь». Если вы выбрали галочку «Перемещать элементы на вторую стадию после создания» при создании процесса, то на первой стадии будет робот «Сменить стадию», который автоматически перекинет документ на второй этап.
Чтобы настроить вторую стадию, выберем робота «Утвердить или отклонить» в поле «Для сотрудника»:
В появившемся окне робота, который будет передавать наш документ на согласование руководителю, заполняем пустые поля:
- Название – заголовок, который будет виден руководителю в задании, например «Утвердите документ»
-
Текст – описание задачи для руководителя, который заверяет наши бумаги. В данном поле напишем «Ознакомьтесь с документом. Если ошибок не найдено – нажмите кнопку Утвердить. Если документ заполнен не верно – нажмите кнопку Отклонить».
Далее выбираем, кто будет согласовывать документ. Согласно логике нашего процесса, выбираем руководителя технического отдела и руководителя компании.
Помимо очереди сотрудников, можно выбрать пункт «Руководители сотрудника по структуре». В этом случае робот проверит, кто запускает процесс, найдет его руководителя в структуре портала и отправит заявку на согласование именно ему.
Далее редактируем кнопки «Утвердить» и «Отклонить». Выбираем стадию, куда пойдет процесс в случае утверждения руководителем. В нашем случае процесс движется дальше – на стадию Утверждение ген. директором.
Отклоненные документы будем возвращать на первую стадию:
Аналогичным образом настраиваем третью стадию нашего процесса. Для стадии «Утверждено» настроим автоматическое уведомление сотрудника о том, что его документ прошёл проверку:
Выбираем пункт «Уведомление» для сотрудника и заполняем требующиеся поля. Теперь сотрудник, документ которого успешно прошёл все стадии утверждения, получит следующее уведомление:
Вы всегда можете зайти в RPA, посмотреть, какие документы утверждены, какие висят на согласовании и какие отклонены:
В карточке документа, которая настроена аналогично карточке CRM-сущности, можно просмотреть всю историю процесса, написать комментарий, который попадет в таймлайн:
RPA - настройка несложных бизнес-процессов
RPA станет незаменимым помощником для небольших компаний, которым нужна настройка несложных бизнес-сценариев по согласованию документов, отпусков и прочих часто повторяющихся действий. Роботизация бизнеса быстро настраивается, схема проста для самостоятельного использования и прозрачна для всех участников процесса.
Если вам требуется автоматизация процессов, но не знаете с чего начать, звоните +7 (495) 118-39-18 или заполните форму ниже. Мы поможем с настройкой процессов, основываясь на логику вашего бизнеса. Для визуализации процесса мы подготовили обучающее видео, в котором наглядно продемонстрировали работу новинки Битрикс24.Бостон.
Видео-урок по настройке RPA
