Четкое разграничение прав доступа сотрудников к Битрикс24 создает организованную иерархическую структуру и повышает эффективность работы отделов. Сотрудники выполняют свои задачи, не отвлекаясь на чужие обязанности, отдельные группы пользователей не имеют доступ к внутренним процессам компании.
Мы подготовили для вас краткий экскурс по тому, как правильно настроить права в Битрикс24. Кроме того, на примере нашего клиента расскажем о настройке идентификации пользователей и прав в коробочной версии Битрикс24.
Настройка прав в Битрикс24
Установить права доступа к порталу можно в разделе CRM > Настройка > Права.
Обратите внимание: настройка прав доступа возможна только на коммерческих тарифах Битрикс24.
Для установки прав доступа нужно определить роли (уровни доступа) для отделов, групп или отдельных сотрудников.
Роли в Битрикс24
В системе уже имеются предустановленные роли: менеджер, начальник отдела, директор и администратор. Их можно изменять, удалять или добавлять свои.
Для перехода к настройке прав нажмите Добавить и перейдите к вкладке Управление ролью.
Здесь расположены все сущности, с которыми ведется работа в CRM: контакты, сделки, лиды, компании и так далее.
Сверху находятся операции, которые могут быть доступы сотрудникам.
Для примера создадим новую роль Аккаунт-менеджера для работы со сделками. Определяем нужные права:
• Операции над всеми сделками;
• Просмотр контактов и компаний.
Для каждого действия можно выбрать варианты доступа из списка:
-
Нет доступа;
-
Свои – для элементов, за которые сотрудник является ответственным;
-
Свои + своего отдела;
-
Свои + Своего отдела + подотделов;
-
Все открытые – у которых включена опция Доступен для всех;
-
Все – все элементы в CRM.
При необходимости можно настроить доступ к каждой стадии Лидов и Сделок.
По умолчанию, право родителя наследуют все стадии. Установка значения Наследовать означает, что право на статус переходит от самой сделки. Это право станет первостепенным.
Опция Разрешить изменять настройки позволяет пользователям вручную менять для себя любые настройки прав.
Как распределять роли
После настройки ролей их нужно присвоить сотрудникам. Для этого нажмите Добавить право доступа и назначьте роль сотруднику, отделу или группе пользователей.
В конце не забудьте сохранить настройки прав.
А что, если вы назначите нескольких прав доступа для одного пользователя? Например, сотрудник работает в отделе маркетинга с ролью Маркетолог, а параллельно ему присвоили роль Администратора. В таком случае возникнет конфликт, и пользователь получит максимальное право (Администратор) с доступом ко всем данным компании.
Поэтому распределяйте зоны сотрудников аккуратно и не допускайте подобных конфликтов прав.
Пример настройки прав доступа на коробочной версии Битрикс24
Один из наших клиентов попросил создать уникальные права доступа для сотрудников, чтобы обеспечить защиту конфиденциальных данных своей компании. В частности, настройки касались менеджеров и руководителей отдела продаж.
Команда наших разработчиков сделала следующие интересные доработки, касающиеся доступов:
1. При старте работ на портале сотрудникам виден только модуль Чат и Звонки. Это позволило в начале внедрения еще ненастроенной системы не нарушить принципы ее работы, но при этом дать возможность сотрудникам коммуницировать внутри компании, учиться общаться посредством штатного функционала Битрикс24.
2. Авторизация на портал стала возможной только при нахождении сотрудника в рабочей сети компании. При достижении условий становится доступной двухэтапная авторизация, таким образом, специалисты не могут войти в свой Битрикс24, находясь в другой сети. Это защищает данные от работы в неурочное время.
3. Ограничено скачивание документов на мобильной версии. Это обеспечивает дополнительную защиту данных от утечки. Чтобы рабочий процесс не был нарушен, сотрудникам был настроен только просмотр файлов из мобильного приложения Битрикс24.
4. Все сотрудники имеют свои права к файлам, а также к блоку CRM. К примеру, руководитель отдела продаж имеет права видеть всю информацию, но не может скачать файлы. Администраторы портала имеют полный доступ к просмотру и скачиванию данных. Разграничение прав доступа помогло создать четкую структуру прав и разделить обязанности сотрудников.
Таким образом, мы обеспечили руководству компании защиту от утечки конфиденциальной информации, а сотрудникам – комфортную среду для концентрации работы только в своей зоне ответственности.
У вас похожие задачи? Хотите автоматизировать свой бизнес? Звоните по тел. +7 (495) 118-39-18, заполните форму ниже или напишите в чат.
