Преимуществами корпоративного портала Битрикс24, помимо выполнения задач и работы с CRM-сущностями, являются:
- внутренние коммуникации
- совместная работа с документами и задачами
- планирование рабочего времени
- организация встреч согласно календарю занятости
Эти действия легче выполнить, добавив на портал коллег, участвующих в деятельности организации.
Так бесплатный тариф Битрикс24 позволяет подключить неограниченное число сотрудников. Сделать это можно в меню «Сотрудники», кнопка «Пригласить сотрудников».
В данной статье рассмотрим 7 способов приглашения пользователей на портал Битрикс24:
- Приглашение по ссылке
- Приглашение по email или номеру телефона
- Массовое приглашение
- Приглашение с привязкой к отделу и группе
- Регистрация сотрудника
- Приглашение экстранет-пользователя
- Приглашение интегратора
Каждый из способов может пригодиться в различных сценариях работы с Битрикс24. Детальное описание механизма добавления участников на портал поможет вам выполнить это действие самостоятельно.
Обратите внимание, что перечисленные способы приглашения доступны только пользователям с определенными правами.
Приглашение сотрудников в Битрикс24 по ссылке
Приглашение по ссылке – самый быстрый и удобный способ добавить сотрудника на портал. Способ доступен в левом меню Сотрудники – Добавить сотрудника – Приглашение по ссылке или из раздела Живая лента – соответствующая кнопка под аватаркой.
Копируем сгенерированную системой ссылку регистрации и отправляем ее пользователю в любой мессенджер, будь то WhatsApp или ВКонтакте. Данный способ позволяет сотруднику самостоятельно зарегистрироваться на портале и при необходимости переслать ссылку коллеге самостоятельно.
Дополнительно можно включить настройку «Запрашивать подтверждение администратора на вход» от нового сотрудника.
Пройдя по ссылке, новый пользователь портала увидит следующее окно:
Для регистрации можно использовать почту, номер телефона или выполнить авторизацию через предложенные аккаунты сторонних систем.
После выполненных действий сотрудник попадет на портал под введенными учетными данными. Дальше можно будет определить ему место в оргструктуре компании и наделить нужными правами для корректной работы внутри различных блоков Битрикс24.
Приглашение в Битрикс24 по email или номеру телефона
В случае с приглашением по email или номеру телефона вы самостоятельно вводите данные сотрудника: имя и фамилию. По умолчанию в Битрикс24 пять полей для заполнения контактов. Можно добавить ещё строк для ввода данных или перейти к более удобному для коллективных заявок массовому приглашению на портал.
После отправки приглашения через электронное письмо или смс сотруднику потребуется перейти по полученной ссылке и принять пользовательское соглашение.
Информация о новом пользователе сразу попадет на страницу Сотрудники в список по фильтру Приглашенные.
Данный способ подходит, когда вам известны контактные данные требующихся пользователей.
Массовое приглашение на портал
Инструмент для добавления на портал Битрикс24 более пяти сотрудников – массовое приглашение. В текстовое окно достаточно ввести все почтовые адреса (или телефоны) приглашаемых пользователей:
Адресатам из списка придет на почту или номер телефона аналогичная предыдущим пунктам ссылка, для присоединения на портал. Имя и фамилию при этом каждый сотрудник вводит самостоятельно.
Массовое приглашение удобно использовать для адресного приглашения большого числа пользователей на портал.
Добавление пользователей в Битрикс24 с привязкой к отделу и группе
Если вам требуется добавить сотрудников в определенный отдел, например, бухгалтерии, достаточно выбрать способ «С привязкой к отделу и группе»:
Способ удобен по двум причинам:
1) Сотрудники будут изначально прикреплены к необходимому отделу. Если вы настроили на корпоративном портале ограниченные права доступа и роли, подобный способ обеспечит конфиденциальность данных компании сразу при добавлении новых участников.
2) Сотруднику нет необходимости вводить базовую информацию (в отличие от приглашения по ссылке или массовому приглашению). Имя и фамилию вводит тот, кто отправляет приглашение.
Авторизация пользователей будет проходить по схеме, описанной выше, но при этом не нужно потом наводить порядок в структуре компании – сотрудники уже будут распределены по нужным отделам.
Зарегистрировать нового сотрудника
Еще один способ сразу ограничить новому пользователю доступ к данным «чужого» отдела – зарегистрировать сотрудника самостоятельно.
Вы вводите следующие данные нового пользователя:
- Имя
- Фамилия
- Должность
- Отдел или группу
Так на портале сразу будет создана карточка сотрудника с закрепленной должностью в нужном отделе компании.
От пользователя требуется авторизоваться на портале. Информация для входа будет отправлена на указанную почту.
Данный способ удобен, в частности, если требуется добавить на портал не более пяти сотрудников.
Приглашение экстранет-пользователя в Битрикс24
Экстранет-пользователи – это отдельная группа людей с ограниченным доступом к конфиденциальной информации компании. Данный формат удобен для общения с поставщиками, клиентами или партнерами вашей организации. В основном данный вид пользователей не имеет доступа к CRM и задачам компании (либо доступ ограничен определенной группой).
Процесс добавления экстранет-пользователей на портал аналогичен приглашению «С привязкой к отделу и группе». Вам необходимо выбрать группу, доступ к которой будет иметь сотрудник, указать его email (или телефон) и основные данные:
Пригласить экстанет-пользователя можно и из группы. Для этого необходимо зайти в раздел «Действия» группы и выбрать пункт меню «Пригласить в группу»:
В появившемся окне достаточно прописать почтовый адрес пользователя в текстовом поле «Эл. почта». Если пользователей несколько, можно ввести почтовые адреса через запятую.
Подробнее о том, как создать экстранет-группу читайте в нашей отдельной статье.
Как пригласить интегратора на портал
На портал можно отдельно пригласить пользователя, который поможет настроить Битрикс24 под рабочие процессы вашей компании:
Особенности пользователя-интегратора:
- Приглашение доступно только в облачных тарифах Битрикс24;
- Пользователь по умолчанию имеет административные права;
- Интегратор может увольнять и приглашать сотрудников на ваш портал (кроме других администраторов);
- Ограничение по количеству учетных записей интегратора – 3 человека;
- Все интеграторы должны быть с одного партнерского аккаунта.
Подробнее о роли интегратора читайте в отдельной статье.
Мы привели описание семи возможных способов добавления новых участников на портал Битрикс24. Выбирайте тот тип приглашения, которые подходит для вашего случая, с учетом приведенных особенностей.
Добавив сотрудников в систему, вы сможете общаться с коллегами в едином корпоративном портале Битрикс24 и поддерживать связь с внешними контрагентами и партнерами с помощью экстранета.
Если у вас остались вопросы по описанному функционалу или требуется комплексная работа по настройке портала Битрикс24, обратитесь по контактам в ПУСК любым удобным для вас способом.
