Настраиваем импорт контактов в Битрикс24

11 октября 2019 9:40

// Битрикс24 Base

Связь Контактов, Компаний и Сделок при импорте данных.

Перед вами стоит задача занести большую базу клиентов, поставщиков, партнёров и другой важной информации для бизнеса в систему Битрикс24.

Вариант первый: пополнить клиентскую базу вручную. При этом высока вероятность потерять много времени и наделать ошибок. Вариант второй: настроить и запустить автоматизацию процесса.

Импорт контактов в Битрикс24 - одна из самых востребованных задач при настройке системы. Записи в базе создаются автоматически и организуются в соответствии с заданными настройками.

В статье мы расскажем, как правильно и быстро настроить импорт данных, структурировать информацию и избежать ошибок в системе.

1. Формат данных для импорта
2. Подготовка файла
3. Импорт
- Компании
- Контакты
4. Контроль дубликатов

Формат данных для импорта

Для процесса автоматизации используются файлы CSV (разделители-запятые). Это стандартный функционал, другие файлы импортировать нельзя. Файл CSV можно сформировать из Excel при выборе «Сохранить как» - формат данных «CSV».

Рисунок 1. Сохранение данных в формате CSV (разделители – запятые).

Подготовка файла

Чтобы избежать ошибок и сократить время работы с записями, необходимо грамотно подготовить файл для импорта.

Наименования и тип полей файла должны точно совпадать с названиями в вашей системе Битрикс.

Виды полей с записями:

Стандартные (пользовательские)
Уже заведены Битрикс для карточек в разделе CRM.
Заведенные (дополнительные)
Можно добавить самостоятельно для вывода информации, которая вам необходима. Список полей можно посмотреть и изменить в разделе CRM > Настройки > Настройка форм и отчётов > Пользовательские поля > Сущность (Компания, Контакт, Сделка и т.д.) > Список полей.

Перед вами откроется пустая страница, если у вас «свежий» незаполненный портал, как показано на рисунке 2:

Рисунок 2. Пустой список полей.

Чтобы добавить новые данные в карточку, необходимо нажать на кнопку «Добавить поле» и выбрать тип.

После добавления список пользовательских полей будет выглядеть так:

Рисунок 3. Созданные поля для карточки CRM.

Чтобы созданные записи появились в карточке CRM, нужно в необходимой сущности добавить поле в саму карточку. Для этого перейдите в CRM > Сущность > Откройте любую карточку > Выбрать поле > Выбрать из другого раздела. В списке стандартных и созданных полей выберете те, которые создали и нажмите «выбрать», как это показано на рисунке:

Рисунок 4. Выбор созданных полей в карточке.

Все выбранные поля, будут показаны в самой карточке. Подготовка CRM сущности для импорта завершена.

Обязательные поля в файле.

Импорт не будет произведен, если в файле нет обязательных полей.

Обязательные поля для разных сущностей:

Компании	Контакты	Контакты или компания с реквизитами	Сделки
Название компании	Фамилия или Имя	Название компании Фамилия или Имя Реквизит: Шаблон Реквизит: Название Реквизит (Россия): Адрес – тип	Название сделки

Разберем основные типы полей «Реквизиты».

Шаблон – шаблон для Битрикс24. Список шаблонов вы можете посмотреть в CRM > Настройки > С чего начать > Шаблоны реквизитов. В список полей можно вносить необходимые изменения и добавлять нужные реквизиты под определенный шаблон.

Рисунок 5. Список полей шаблона реквизитов.

Название – название компании или ФИО контакта в реквизитах.

(Россия): Адрес - тип – выбор типа адреса, который мы вносим, юридический или фактический. Чаще используется «Юридический адрес».

Важно! Если возникают трудности при создании файла, можно скачать пример Шаблона импортируемого файла и заполнить свой по аналогии с шаблоном. Найти шаблон вы сможете по следующему пути CRM > Сущность > Импорт > Шаблон импортируемого файл.

Импорт

Компании

Мы подготовили исходник с контактной информацией и ИНН компании. Рассмотрим на конкретном примере процесс автоматизации:

Рисунок 6. Исходник.

Переходим в CRM > Компании > нажимаем на шестеренку > Импорт компании. Загружаем наш файл, выбираем необходимые данные и нажимаем галочку «Импортировать реквизиты» указываем «Шаблон для импорта по умолчанию». В нашем случае это будет «Организация». Жмем «далее», выбираем кодировку windows-1251.

Если все сделали правильно, мы увидим страницу с уже заполненными данными. Если наименования полей Excel отличаются от наименований полей Битрикс - выбираем их вручную.

Рисунок 7. Соответствие полей.

ИНН загружаем в реквизиты и выбираем «Реквизит (Россия): ИНН». Переходим далее. На вкладке «Контроль дубликатов» жмем далее. Видим следующее сообщение:

Рисунок 8. Отсутствуют значения ключевых полей для реквизитов.

Это значит, мы не внесли обязательные данные, описанные ранее. Возвращаемся в файл CSV и вносим недостающую информацию:

Рисунок 9. Внесенные реквизиты.

Повторяем операцию. Перед нами открывается окно:

Рисунок 10. Данные для импорта с реквизитами.

Мы видим основные записи с добавленными реквизитами. Жмем далее и загружаем информацию.

Рисунок 11. Результат импорта.

Данные успешно импортированы. Переходим в компанию:

Рисунок 12. Импортированная компания.

Наслаждаемся результатом. Все данные, которые были в файле, перенесены в нужные нам разделы, а реквизиты заведены в отдельное поле для удобства работы с ними.

Контакты

Может возникнуть другая задача. У нас есть компания в CRM к которой необходимо привязать контакт. Но привязать не вручную, а с помощью импорта. Что для этого нужно сделать? Процесс схож с импортом компании, но есть отличие:

При переносе контактов обязательно нужно указать либо Имя, либо Фамилию контакта, для корректного отображения ФИО. В поле «Компания» можно ввести название компании, с которой хотим связать контакт. Название в поле должно быть идентично названию в CRM.
В сделках реквизитов нет, однако есть направления и стадия. Если вы хотите перенести сделки в нужное направление и стадию, то в файле укажите поля «Направление сделки» и «Стадия сделки».

Контроль дубликатов

Контроль дубликатов – это функционал Битрикс24, с помощью которого можно избежать повторения записей в CRM системе, оставляя базу чистой и понятной.

Система сообщает, что контакт, компания, лид уже есть в CRM и показывает список похожих записей.

Контроль уникальности:

В разделе контроля дубликатов указаны стандартные значения, по которым Битрикс24 будет искать повторы, такие как: название, телефон и e-mail.

Дополнительно можно настроить контроль уникальности по реквизитам (Россия). Система будет искать дубликаты с общими значениями: ИНН, ОГРН, ОГРНИП и Расчетный счет.

Менеджеру CRM предоставляется выбор дальнейших действий с найденными дубликатами:

разрешить — Будут перенесены все данные из файла. Контроль дубликатов не производится.
заменить — Поля дублируемого контакта будут заменены данными из файла.
объединить — Только пустые поля дублируемого контакта будут заполнены записями из файла.
пропустить — Обнаруженные дубликаты будут пропущены. После переноса всех записей, вам будет доступен файл со списком обнаруженных дубликатов

Проверка дубликатов сэкономит ваше время на поиск уже зарегистрированных контактов перед регистрацией нового и решит проблему разделенной по всем сущностям информации о делах, сделках и счетах клиента.

Вы сможете легко и быстро импортировать данные по сделкам, клиентам и компаниям. Связать импортированные контакты с уже существующей компанией и контролировать повторное создание карточек клиентов в CRM.

С импортом данных в ваш Битрикс24 можно справиться самостоятельно. Однако, необходимо учитывать, если вы имеете базу с данными более 5 тысяч сущностей и большим объемом полей, то при единовременной загрузке их в систему, могут возникнуть сложности.

Обратитесь за профильными настройками к специалистам нашей компании. У нас большой практический опыт, мы знаем те нюансы, которые помогут сэкономить ваше время. Консультируем бесплатно +7 (495) 118-39-18, звоните.