С помощью CRM вы сможете отслеживать весь путь клиента от первого контакта до завершения сделки.
Навигация по статье:
- Как настроить справочники в CRM-системе
- Как настроить направления сделок в CRM
- Как правильно добавить реквизиты вашей компании в Битрикс24
- Как настроить пользовательские поля
- Настройка прав доступа в CRM
- Настройка CRM: настраиваем под свои нужды
Как настроить справочники в CRM-системе
Справочники в CRM-системах играют важную роль, предоставляя структурированный список значений, которые используются для классификации и анализа данных. В этой статье мы детально рассмотрим, как настроить справочники в CRM-системе, и покажем примеры для наглядности.Шаг 1: где находится страница Справочники
В CRM-системе есть страница Справочники. Чтобы найти её, перейдите в раздел Настройки, затем Настройки CRM и, наконец, Справочники. Это главная страница для настройки и управления данными в системе.
Шаг 2: настройка стадий и статусов
В CRM стадии используются для отслеживания прогресса сделок и лидов, а статусы используются для отслеживания состояния предложений и счетов.
Вы можете добавить новые стадии или статусы, переименовать существующие или удалить ненужные. Обратите внимание, что некоторые стадии, такие как «Новый клиент», «Качественный лид» и «Некачественный лид», не могут быть удалены.
Шаг 3: настройка источников
Источники в CRM используются для указания, откуда клиент узнал о вашей компании. Вы можете добавить новые источники, переименовать существующие или удалить ненужные.
Шаг 4: настройка прочих системных полей
В справочниках также можно настроить другие системные поля, такие как: «Тип контакта», «Количество сотрудников», «Сфера деятельности», «Тип сделки», «Обращения», «Тип события», «Статусы обзвона».
Например, вы можете добавить тип контакта «Постоянный клиент» для тех клиентов, с которыми вы регулярно взаимодействуете. Или вы можете добавить обращение «Жалоба» для отслеживания обращений недовольных клиентов.
Как настроить направления сделок в CRM
В современных бизнесах, где имеется прямое взаимодействие с клиентами, обычно присутствуют отдельные подразделения по продажам и сопровождению. Эти отделы работают с теми же клиентами, но выполняют разные задачи. Вот почему в рамках CRM-системы применяются отдельные направления для сделок.
Что такое направления сделок?
Так называемые направления сделок, или воронки продаж, позволяют организовать множественные процессы продаж в соответствии с различными сценариями. Внутри воронок могут быть разные этапы взаимодействия с покупателями, пользовательские поля в карточке CRM, а также настройка доступа к элементам.
Разные подразделения, работающие с клиентами, имеют свои уникальные процедуры, задания и показатели эффективности (KPI). Допустим, каждый отдел имеет пять этапов работы с клиентами.
Если мы попытаемся объединить 10 или 15 этапов в одной воронке, это значительно усложнит работу менеджеров. Возникнет необходимость создания дубликатов сделок, чтобы отразить текущий этап работы с каждым клиентом.
Это приведет к тому, что данные в отчетах будут искажены, что затруднит расчет KPI и выплату заработной платы сотрудникам.
Как создать новую воронку продаж
1. Перейдите в раздел «Воронки и туннели продаж», который доступен из канбана сделок.
2. По умолчанию предоставляется одна воронка. Удалить ее не получится, но вы можете изменить ее место в очередности, чтобы она не занимала первую позицию. Просто переставьте воронки местами вручную.
3. Чтобы создать новую воронку, выберите «Добавить воронку продаж».
4. Присвойте название вашей новой воронке и перейдите обратно на доску канбана.
Если у вас возникли вопросы или сложности в настройке вашей CRM-системы, мы всегда готовы помочь. Позвоните нам по указанному номеру телефона или оставьте заявку через форму ниже, и наши специалисты свяжутся с вами в ближайшее время.
5. Вы можете легко переключаться между воронками прямо на канбан-доске.
Как настроить воронку продаж
Воронка продаж включает в себя множество этапов, которые можно настроить.
Для этого наведите мышку на стадию и нажмите на карандаш. Откроется окно, в котором вы можете изменить название и цвет стадии, а также удалить её.
Вы можете посмотреть, как выглядит воронка целиком. Для этого перейдите в раздел «Настройки CRM → С чего начать → Справочники → Стадии сделки». В этом окне можно отредактировать стадию, удалить или переместить.
Примеры настройки направлений сделок
1. Создание воронки для отдела продаж. Пусть у вас есть отдел продаж, который работает по определенному сценарию. Вы можете создать для него отдельную воронку и настроить стадии, соответствующие этапам взаимодействия с клиентами: «Первый контакт», «Обсуждение условий», «Заключение договора», «Ожидание оплаты», «Завершение сделки».
2. Создание воронки для отдела сопровождения. Если у вас есть отдел сопровождения, который занимается обслуживанием уже действующих клиентов, для него тоже можно создать отдельную воронку. В этом случае стадии могут выглядеть так: «Получение запроса», «Анализ проблемы», «Разработка решения», «Применение решения», «Подтверждение удовлетворенности клиента».
Как правильно добавить реквизиты вашей компании в Битрикс24
Работа с клиентами и ведение деловой переписки требует не только умения общаться и вести переговоры, но и наличие корректных реквизитов вашей компании. Реквизиты используются для составления и утверждения документов, а также для выставления счетов.
Начало работы с реквизитами в Битрикс
Первым шагом для добавления реквизитов является переход на страницу CRM → Настройки → Мои реквизиты. Это главная страница для настройки и управления реквизитами вашей компании.
Внесение основной информации
Добавьте основную информацию о вашей компании: название компании, email, телефон и сайт. Эти данные будут автоматически подставляться в карточку элемента или в документ, что значительно упростит работу с документами.
Настройка реквизитов в Битрикс24
Перейдем к реквизитам. Выберите тип шаблона реквизитов в поле Шаблон. Он может быть для компании или для частного лица. От того, какой шаблон будете использовать, зависит, какие поля будут в реквизитах.
После этого укажите ИНН вашей компании, и система автоматически заполнит остальные реквизиты из базы ФНС России. Если вашей компании нет в списке, то все данные придется заполнить вручную.
Обратите внимание, что если вы используете «Согласие на обработку персональных данных» в CRM-форме или в Открытых линиях, поле «Сокращенное наименование организации» должно быть обязательно заполнено, иначе вместо названия вашей организации будет пустое значение.
Добавление банковских реквизитов в Битрикс24
В конце добавьте банковские реквизиты вашей компании и сохраните информацию. После этого, когда вы будете создавать счёт, предложение или любой документ, данные вашей компании будут уже заполнены.
Редактирование реквизитов в Битрикс24
Если в процессе работы вы заметили, что какие-то данные указаны неверно, вы всегда можете их отредактировать. Для этого достаточно нажать на соответствующее поле, а потом на «Подробно».
Настройка прав доступа
На последнем этапе настройте права доступа на странице CRM → Настройки → Права доступа. Здесь вы можете разграничить доступ к реквизитам в зависимости от роли сотрудника в компании.
Как настроить пользовательские поля
Давайте начнем с определения того, что такое пользовательские поля и для чего они нужны. Вся информация о клиенте или продажах в CRM системе хранится в полях. Например, в контактах это могут быть имя и телефон клиента, в компаниях - адрес и банковские реквизиты, а в сделках - товар и предполагаемая дата сделки.
Однако, каждый бизнес имеет свои специфические требования, основанные на особенностях отрасли и внутренних процессах, которые могут требовать отслеживания специфической информации, не имеющей предустановленных полей. В таких ситуациях на помощь приходят пользовательские поля.
Что такое пользовательские поля?
Пользовательские поля — это поля, которые создаются пользователями CRM, то есть вашими сотрудниками. Они доступны во всех элементах CRM и по своим возможностям полностью повторяют системные. Пользовательские поля можно использовать для хранения любой информации, которую вы считаете важной. Это могут быть паспортные данные, договоры, особые условия оплаты и многое другое.
Как создать пользовательские поля: два способа
Создать поля можно двумя способами: в карточке элемента и в настройках CRM.
Создание поля в карточке элемента
1. Откройте карточку элемента (лид, контакт, компания или сделка) и найдите раздел, в котором вы хотите добавить новое поле.
2. Нажмите на «Создать поле».
3. В появившемся окне выберите подходящий тип поля и введите название. Например, вы можете создать текстовое поле «Паспортные данные».
4. Если необходимо, установите галочку в опции «Обязательное». Это означает, что сотрудники не смогут сохранить карточку, если это поле пустое.
5. Можете сохранять изменения.
Создание поля в настройках CRM
1. Перейдите в раздел «Настройки» CRM, затем «Настройки форм и отчетов» и нажмите на «Пользовательские поля».
2. Нажмите «Добавить поле» в меню нужного элемента (лиды, контакты, компании или сделки).
3. В открывшемся окне пошагово настройте новое поле. Здесь вы можете создать более сложное поле, например список с большим количеством значений.
4. После этого нажмите «Сохранить».
Типы данных в полях
В CRM представлено множество типов полей, которые можно использовать в зависимости от информации, которую вы хотите в них хранить. Вот некоторые из них:
- Строка: обычное текстовое поле, подходит для любых текстовых данных.
- Число/Целое число: для числовых данных.
- Да/нет: для полей с двумя возможными вариантами ответа.
- Дата/Дата со временем: для полей с датой и временем.
- Деньги: для числовых полей с указанием валюты.
- Ссылка: для полей с ссылками на веб-сайты.
- Адрес: для полей с адресами.
- Бронирование ресурсов: для бронирования ресурсов в CRM.
- Список: для полей со множеством предустановленных вариантов ответа.
- Файл: для загрузки файлов.
- Привязка к пользователю: для связи с определенным сотрудником вашей компании.
- Привязка к элементам/справочникам CRM: для связи с другими элементами CRM.
- Привязка к разделам/элементам информационных блоков: для связи с разделами или элементами ваших информационных блоков.
Как изменить или удалить пользовательские поля
1. Перейдите в раздел «Настройки» CRM, затем «Настройки форм и отчетов» и нажмите на «Список полей».
2. Нажмите «Список полей» в меню нужного элемента (лиды, контакты, компании или сделки).
3. Нажмите на иконку с меню рядом с нужным полем и выберите «Изменить» или «Удалить».
Пожалуйста, обратите внимание, что после создания поля изменить его тип и опцию «Множественное» уже невозможно.
Настройка прав доступа в CRM
Система управления отношениями с клиентами (CRM) является неотъемлемым инструментом для автоматизации продаж и управления взаимодействиями с клиентами. Однако, чтобы CRM работала наиболее эффективно для вашего бизнеса, необходимо тщательно настроить права доступа.
Зачем нужны права доступа в CRM?
Права доступа в CRM необходимы для обеспечения безопасности данных и эффективного разделения обязанностей среди сотрудников. С правильно настроенными правами доступа сотрудник будет работать только с теми данными, для которых у него есть разрешение, и не сможет случайно или намеренно изменить или экспортировать важные данные. Это также помогает предотвратить пересечение обязанностей и упрощает работу с клиентами, позволяя сотрудникам сфокусироваться на своих задачах.
Как настроить роли в CRM?
Роль в CRM — это определенный набор прав, который можно присвоить одному или нескольким сотрудникам, отделу или группе. Например, у вас может быть роль «Менеджер по продажам», которая предоставляет определенные права для работы с данными клиентов, и роль «Администратор», которая предоставляет полный доступ к CRM.
Чтобы создать новую роль, перейдите в CRM → Настройки → Права → Права доступа и нажмите «Добавить». Назовите новую роль и сохраните настройки. Затем вы можете присвоить эту роль сотрудникам, отделам или группам, выбрав необходимые варианты в разделе «Добавить право доступа».
Как настроить права у ролей?
После создания ролей вам нужно определить, какие права будут у каждой роли. Права определяют, какие действия с какими элементами CRM может выполнять сотрудник.
Чтобы настроить права у ролей, выберите роль и нажмите на карандашик. Затем в таблице, которая появится, вы сможете установить права для каждого элемента CRM.
Например, у роли «Менеджер по продажам» может быть право на создание и изменение контактов, но не на их удаление. А у роли «Администратор» может быть полный доступ ко всем элементам CRM.
После установки прав не забудьте сохранить изменения.
Настройка CRM: настраиваем под свои нужды
Каждый бизнес уникален, как отпечатки пальцев. Поэтому первым делом вам потребуется настроить CRM под специфику вашего бизнеса. Основные параметры находятся в разделе CRM - Настройки.
Добавляем лиды
CRM оптимизирует работу с клиентами, так что наш следующий шаг — добавить этих самых клиентов в наше бизнес-семейство. Начнем с создания новых лидов. Лид - это как знакомый, которого вы только что встретили. У вас есть некоторая информация о нем - номер телефона, адрес электронной почты или сообщение из социальной сети, и вы готовы узнать его лучше.
Обрабатываем лиды
Теперь наша задача — привлечь клиента, как магнит привлекает к себе металл. Планируем звонки, письма и встречи, чтобы узнать лидов лучше и превратить их в наших клиентов. После успешной обработки мы конвертируем лид в контакт или компанию, а в случае продажи - в сделку.
После обработки лида выберите нужный вам вариант.
Планируем дела
Дела в CRM — это как задачи в вашем ежедневнике. Это может быть все, что угодно — перезвонить клиенту, выслать предложение, провести презентацию и т.д.
История
Вся история взаимодействий с клиентами хранится в разделе CRM → История.
У каждого элемента (лид, контакт, компания, сделка) есть своя карточка, где вы можете просмотреть информацию, последние события и запланированные дела.
Работаем со сделками
Конечная цель любого бизнеса — продажа товаров и услуг, то есть сделка. На этапе создания сделки мы добавляем товары, которые приобретает клиент. В сделке мы продолжаем общение с клиентом — обсуждаем детали покупки, звоним, пишем и выставляем счета. И вот, наконец, сделка заключена, и мы успешно ее закрываем.
Так что, дорогие коллеги, CRM в Битрикс24 — это не просто инструмент, это наш партнер по бизнесу, готовый помочь нам на каждом этапе продаж. Он помогает нам управлять нашими клиентами, планировать дела, анализировать результаты и многое другое.
Не упустите возможность улучшить ваш бизнес с помощью CRM Битрикс24! Если у вас есть вопросы или вы готовы начать, оставьте заявку через форму ниже или позвоните нам прямо сейчас
