О компании и ее целях в Битрикс24

Группа компаний Макситорг по одному из направлений работ занимается инвестициями и сдачей коммерческих объектов недвижимости, расположенных на территории РФ, в аренду (проект Рантье). До обращения в нашу компанию имели сложности с подбором персонала. В процессе поиска и оформления специалиста на работу требовалось соблюсти ряд внутренних правил и, в зависимости от этапа процесса, следовать разработанным в компании регламентам.

Особенность данного проекта – разработка многоэтапного бизнес-процесса, вовлекающего шесть отделов:

Помимо большого числа участников и сложной логики работы самого процесса, предполагалась параллельная фиксация сопроводительной документации и соблюдение внутренних регламентов компании.

Нам требовалось решить 2 задачи:

1. Построить воронки подбора и оформления кандидатов на работу.

2. Разработать и реализовать бизнес-процесс по приему сотрудника – автоматизация HR-функций.

Работы решено было начать с написания технического задания, т.к. нужно было детально разложить этапы всего процесса на инструменты Битрикс24.

Первичная схема

Перед стартом работ куратор со стороны Макситорг и наш бизнес-аналитик обсудили схему движения и отработки возможных сценариев развития процесса подбора и приема нового сотрудника. По итогу разбора элементов процесса составлено схематичное представление через блок-схемы и описаны действия, которые должны происходить в Битрикс24 при разных условиях.

Полученную в ходе разработки задания схему можно описать в семи обобщенных этапах:

1. Заявка на подбор кандидата от руководителя отдела.

2. Стратегия активного и пассивного поиска (формирование этапов отбора).

3. Собеседование с рекрутером. На данном этапе к собеседованию может подключиться руководитель.

4. Тестирование сотрудника при необходимости (второе собеседование).

5. Сбор рекомендаций и подготовка документов.

6. Проверка кандидата службой безопасности, выдача оборудования.

7. Документальное оформление и выход на работу нового специалиста.

После внесения правок в проект и утверждения технического задания руководителем компании Макситорг, мы приступили к реализации процесса на портале Битрикс24.

Этап 1. Заявка на набор новых сотрудников. Поиск кандидатов

Процесс начинается с руководителя отдела, которому требуется новый сотрудник. Для примера рассмотрим отдел бухгалтерии. Главный бухгалтер заполняет заявку на набор нового специалиста, инициализируя бизнес-процесс из Живой ленты:

В данной заявке указывается отдел, должность, требования к кандидату, краткое описание вакансии и бюджет на вакансию (заработная плата).

Далее заявка движется на согласование директором компании:

Директор может как согласовать заявку руководителя отдела, если устраивают все критерии приемки и выделить необходимый бюджет, так и не согласовать. В случае отказа руководитель указывает причину, например:

• Слишком большой оклад (бюджет)

• Переизбыток персонала в отделе

• Кризис в компании

В заявке на поиск персонала дополнительно прикреплена ссылка на «Регламент оформления заявки на поиск нового сотрудника в Битрикс24», который располагается на общем диске портала.

Если заявка согласована, она перемещается дальше в отдел кадров, который выполняет следующие действия:

1. Поиск подходящих кандидатов. Данный пункт реализовывается через различные сайты для работодателей или бумажные объявления и может занимать от нескольких часов до нескольких недель.

2. Обзвон потенциальных работников.

3. Формирование списка кандидатов и их резюме.

4. Передача отобранных резюме руководителю отдела.

Данные найденного кандидата заносятся в заявку и отправляются на утверждение руководителем отдела. 

Первый этап не означает наем выбранного кандидата, поэтому таких заявок может быть заполнено несколько, пока набор не будет завершен.

После формирования списка потенциальных соискателей специалист отдела кадров выбирает «Набор кандидатов закончен», и процесс движется дальше.

Этап 2. Отбор кандидатов

По окончании набора каждый заполненный кандидат добавляется в специальную воронку сделок на стадию «Отбор кандидатов».

В данном проекте Сделка – это Кандидат на открытую вакансию. Руководитель отдела, для которого подбирается сотрудник, просматривает резюме, анализируя информацию в сущности CRM через дополнительную автоматизацию – настроенный шаблон автозадачи – чтобы принять решение, подходит ли кандидат.

Если кандидат не подходит, его отбраковывают, перетаскивая карточку сделки в Отказ с учетом причины отказа:

На этапе «Отбор кандидата» назначается и согласовывается время собеседования с кандидатом, если он удовлетворяет первичным требованиям, через автоматическую постановку задачи при положительном решении.

Руководителю отдела ставится задача со ссылкой на принятие решения об участии в первичном собеседовании:

Руководитель отдела переходит по ссылке в задаче и нажимает «Участвую» или «Не участвую» (в зависимости от формата интервью):

Если руководитель участвует в собеседовании, на него ставится задача, в описании которой указывается сообщение «Добавить почтового наблюдателя (кандидата) для согласования времени собеседования». Наблюдателями являются специалисты отдела кадров.

Участники задачи договариваются о дате и времени в комментариях:

После обсуждения всех деталей руководитель отдела переходит по ссылке на процесс из задачи, указывает время и нажимает кнопку «Сохранить»:

На основании выбранного времени, участникам задачи в календарь добавляются события о собеседовании. Кандидату отправляется письмо с параметрами встречи.

Если же руководитель не участвует в собеседовании, отдел кадров назначает дату и время самостоятельно. Кандидату также направляется письмо.

На данном этапе выполняется контроль – если пользователь закрыл задачу и не выполнил требующиеся пункты, то задание по Первичному собеседованию возобновится. Это минимизирует человеческий фактор и делает процесс найма продуктивным.

Этап 3. Первичное собеседование

Следующий этап – проведение первичного собеседования. Цель данного интервью – детальное знакомство с претендентом для определения его пригодности к выполнению будущей работы.

Третий этап проводится отделом кадров и руководителем отдела (в нашем примере – Главным бухгалтером). Карточка сделки с кандидатом движется на стадию Первичное собеседование. Главному бухгалтеру ставится задача со ссылкой на принятие решения о дальнейшей судьбе кандидата:

• вторичное собеседование нужно;

• вторичное собеседование не нужно;

• кандидат не подошел.

Если вторичное собеседование не требуется, то руководителю отдела ставится задача со ссылкой на задание, в котором указывается дата и время выхода нового сотрудника на работу.

Данный этап важен для дальнейшего движения карточки сделки кандидата:

1. Если вторичное собеседование не требуется, сделка движется сразу на стадию Трудоустройство.

2. Если вторичное собеседование необходимо, сделка переходит на стадию Вторичное собеседование.

3. Если же кандидат не подошел, выбирается стадия Кандидат не подошел.

Этап 4. Вторичное собеседование и выбор куратора

Далее проводится вторичное собеседование, если на стадии есть карточки сделки кандидатов. На данном этапе на руководителя отдела и директора ставится задача, аналогичная первичному собеседованию. Согласовывается время собеседования, добавляется запись в календарь и отправляется письмо кандидату о встрече.

Если после вторичного собеседования принято решение о найме, карточка сделки переходит на стадию Трудоустройство. Если нет, то процесс возвращается к Подбору подходящих кандидатов.

Следующий этап – принятие решения о приеме нового сотрудника на должность. На этом этапе руководитель компании просматривает заявку, прикрепленную к соответствующей задаче, переходит по ссылке и нажимает «Кандидат подходит» или «Кандидат не подходит» – в зависимости от принятого решения.

Далее подбирается куратор для ввода на должность нового специалиста, если было принято положительное решение о его найме. Куратор (наставник) играет важную роль во многих сферах деятельности и помогает в обучении и адаптации нового персонала.

Руководителю отдела ставится задача «Назначить куратора». Это может быть как специально обученный человек, так и штатный специалист компании, в нашем случае – помощник бухгалтера. В карточке сделки указывается куратор, которому приходит уведомление о его назначении:

А также ссылка на карточку сотрудника:

Куратору в Живую ленту добавляется задание – «Ознакомление с назначением»:

После назначения куратора следует этап «Подготовка документов».

Этап 5. Подготовка документов

Этап подготовки документов включает в себя отправку перечня бумаг, необходимых для оформления нового сотрудника:

•  паспорт;

• трудовая книжка;

• диплом об образовании;

• карточка пенсионного страхования;

• ИНН.

Указанный список отправляется кандидату автоматическим письмом по электронной почте, привязанной к карточке сделки. По окончании сбора документов начинается шестой этап – Выдача оборудования.

Этап 6. Выдача оборудования и сопутствующих инструкций

Следующий этап – выдача необходимого оборудования и подготовка рабочего места, заведение учетных записей. Ответственность за данный этап ложится на IT-отдел. Ставится задача с чек-листом, для выполнения которой требуется:

1. Завести необходимые учетные записи.

2. Оборудовать рабочее место сотруднику.

3. Добавить в структуру компании нового сотрудника.

4. Оформить карточку доступа СКУД (система контроля и управления доступом) для нового сотрудника.

5. Внести биометрические данные (приход/уход). Передать пароли от учетных записей.

Действия по задаче должны выполняться в соответствии с внутренним документом «Регламент заведения в Битрикс электронной почты, учета рабочего времени, структуры Компании, список контактов Компании», который хранится на общем диске, аналогично с другими регламентами.

Следующий подпункт относится к принятию на работу – проверка нового сотрудника службой безопасности, согласно «Регламенту первичной проверки кандидата юр.отделом». В данном случае ставится задача на юриста компании: проверить специалиста на порядочность. Проверка включает в себя сбор информации из открытых источников (социальных сетей), проверка кредитной истории, проверка уголовной истории.

На основе проверки юрист определяет, подходит ли кандидат, выбирая соответствующий пункт в задаче. Если сотрудник прошел проверку, процесс движется дальше – на стадию «Выход на работу».

Далее следует ввод в должность на основании соответствующего регламента.

Куратору приходит уведомление о назначении нового человека на работу или задание.

Новому сотруднику, в свою очередь, приходит задание – «Ознакомление в Живой ленте», где он жмет «Ознакомлен с должностными инструкциями» и «Ознакомлен с распорядком дня»:

В карточке сделки в поле «Ознакомлен с должностными инструкциями» и «Ознакомлен с распорядком дня» автоматически проставляется «Да».

Далее куратор нового сотрудника проводит ряд обязательных инструктажей:

После ознакомления с инструктажем IT-отдел передает анкету материальных ценностей новому сотруднику:

В анкете фиксируется оборудование, числящееся за сотрудником. Это могут быть как предметы мебели, так и сложная техника: компьютер, ноутбук, МФУ. При увольнении сотрудника используемый инвентарь вернется на склад компании.

Этап 7. Оригиналы документов и оформление трудового договора

Следующий этап – получение оригиналов документов от нового сотрудника. Специалисту  отдела кадров ставится задача о получении оригиналов документов, включающая в себя три пункта:

1. Получить оригинал трудовой книжки.
2. Сделать копии остальных оригиналов документов и занести их в дело.
3. Загрузить сканы оригиналов в Битрикс24.

После загрузки необходимых файлов происходит автоматический переход на стадию «Проверка документов» на основе соответствующего регламента. Юрист оценивает загруженные файлы. Если документы вызывают подозрение, кандидат бракуется.

Далее оформляется трудовой договор (ТД) – регулятор правовых отношений между работодателем и работником. Ставится задача в отдел кадров о необходимости заведения и занесения документов в базу. В задаче указывается ссылка на «Регламент оформления кадровых документов сотрудника при трудоустройстве».

Заводится личная карточка сотрудника (форма Т-2) и заносится в ЗУП (программа 1С:Зарплата и управление персоналом). Оригинал карточки при этом фиксируется в личное дело. Приказ на прием специалиста формируется также в ЗУП. Выполнение данных пунктов строго контролируется в задаче.

После заполнения бумаг следует подписание трудового договора. Этот этап выполняется только при соблюдении трех важных условий:

Руководителю ставится задача: «Подписать ТД; приказ о принятии на работу; карточку Т-2. Вложить подписанные документы в личное дело»

После завершения этой задачи процесс переходит на стадию «Проверка документов». Необходимые файлы вносятся в реестр на основе «Регламента ведения архива документов ОК». Юрист проверяет ТД и уведомляет отдел бухгалтерии о приеме нового сотрудника.

Финальный шаг бизнес-процесса – проверка полноты и корректности данных в ЗУП. В бухгалтерию ставится задача о необходимости проверки полноты и корректности данных в ЗУП.  В задаче указывается ссылка на «Регламент проверки полноты и корректности данных в ЗУП», который хранится на диске.

На этом прием и оформление сотрудника окончен. Бизнес-процесс завершен полностью. Для подбора специалиста на другую вакансию необходимо будет запустить новый бизнес-процесс.

Итоги проекта

Выполненная автоматизация на портале Макситорг устанавливает четкую последовательность действий по подбору и оформлению нового сотрудника и учитывает внутренние особенности работы компании.

Для настройки подходящего решения мы использовали основные инструменты Битрикс24:

Четко распределенная последовательность действий, фиксация этапов с историей изменений и быстрым переходом к внутренним регламентам сделали процесс найма персонала удобным и прозрачным.  За счет автоматизаций ни одно из действий не останется без выполнения и будет соответствовать внутренним правилам компании.

Выполненная настройка может меняться и дорабатываться в зависимости от изменений политик и ответственных за этапы. Мы используем методики, которые не вредят общей логике работы Битрикс24.

Бизнес-процесс по подбору персонала внутри корпоративного портала Макситорг активно используется. Пульс компании свидетельствует о вовлеченности пользователей системы в рабочие инструменты Битрикс24.

На написание технического задания по данному проекту затрачено 40 часов работы бизнес-аналитика. Для реализации разработанной схемы внутри Битрикс24 затрачено 30 нормо-часов специалистов отдела внедрения ПУСК.

Готовы повторить схожий сценарий для вашего портала. Для получения коммерческого предложения обратитесь к менеджерам нашей компании по телефону
+7 (495) 118-39-18 или через форму ниже.