Проектная деятельность Агентства развития бизнеса Калужской области (АРБКО)

О клиенте

Агентство развития бизнеса было учреждено министерством экономического развития Калужской области 5 февраля 2018 года. Цель – создать комфортную бизнес-среду для реализации проектов на территории региона.

Агентство консультирует бизнес, сопровождает проекты, обучает предпринимателей.

Особенности проекта

Коробочное решение. Количество сотрудников - порядка 60. Портал делят с администрацией Калужской области, поэтому было важно не нарушить работоспособность портала при настройке процессов для АРБКО.

Со стороны отдела разработки были правки по интерфейсу. Добавлена возможность создать несколько направлений (изначально не было), переименование слова сделки в проекты по желанию заказчика.

Заказчик планировал перейти на электронный документооборот, чтобы ускорить процессы согласования на каждом из этапов.

Предварительная работа

Для более точной настройки и реализации внедрения предварительным этапом стало написание технического задания. После чего составлен перечень задач для выполнения:

• Девелоперские задачи, связанные с настройкой портала (настройка интерфейса по заказу клиента).

• Настройка модуля Проекты (клиент оперирует понятием проект, а не сделка, поэтому меню блок CRM называется Проекты, а не CRM).

• Настройка БП и роботов в Проектах.

• Настройка БП по согласованию документооборота.

• Составление отчетов.

• Базовое обучение (скайп, очно).

Жизненный цикл лидов – сценарий обработки

Основное направление лида в АРБКО - проведение консультации. Реализована следующая схема работы: в случае положительного решения стандартный “качественный лид” в результате запуска БП закрывается с созданием сделки в направлении Консультация.

Чтобы создать сделку из лида в направлении Консультация необходимо кликнуть на кнопку Создать консультацию

Если лид будет признан некачественным, необходимо выбрать Завершить обработку лида. Будет отображена только кнопка Некачественный лид.

Такая схема обработки лида минимизирует количество действий для ответственного менеджера, что существенно экономит время и помогает автоматически перевести качественный лид в сделку.

Направления сделок – движение проекта по стадиям

Как было отмечено ранее, клиент не использует в своей работе понятия CRM и сделка. Вместо этого все работы проводятся в сущности Проекты. Реализовать это было достаточно просто, так как АРБКО использует коробочную версию Битрикс24. Для агентства было создано несколько направлений для ведения клиента по стадиям.

После преобразования качественного лида в сделку направления Консультация можно увидеть, что добавился проект с тем же именем и данными, что были в лиде.

В результате обработки проекта в направлении Консультация, ответственный сотрудник должен выбрать - в каком центре будет далее производиться работа:

Разработаны стадии проекта и произведена автоматизация работ по прохождению каждого этапа.

Окно проекта земельно-имущественный центр:

В таймлайне отображаются задачи, которые ставятся автоматически на той или иной стадии.

При успешном закрытии проекта выводится информация о количестве дней сокращения или превышения времени на текущий проект:

Аналогично для всех центров разработаны стадии, произведена автоматизация работ по прохождению стадий, разработаны БП.

Возвращаясь к сделке направления Консультация, после того как работа по консультациям проведена (можно направить работы в несколько центров), необходимо выбрать Завершить проект и выбрать Итог работы.

Выполненные автоматизации позволяют менеджеру проекта не забыть о важных действиях на каждом из этапов текущего проекта. А ведение направлений по своей уникальной воронке делает проект максимально результативным, т.к. учитывает все особенности сделки.

Универсальные списки для ведения журнала консультаций

Также по согласованию с клиентом на основе универсальных списков был разработан журнал уникальных консультаций Агентства.

Вносить информацию можно по кнопке Добавить элемент

Данный журнал позволяет менеджеру вносить и видеть информацию по проведенным консультациям, отслеживать - какие из них переродились в проекты. Например, Иванов пришел за консультацией «Как организовать ферму на земле в Боровском районе». Ему все рассказали, его устроил ответ, и получился проект в одном из центров (отделов) АРБКО. Все эти данные можно быстро получить, перейдя в журнал консультаций.

Отчеты

По согласованию с клиентом разработаны отчеты по проектам, консультациям и лидам. Утверждены и выведены фильтры, в рамках которых формируются отчеты:

Данные отчеты помогают:

• видеть статистику по нужным разрезам,

• контролировать ключевые моменты по проектам,

• отражать результативность.

Работа с лидом в АРБКО строится по сложной схеме, ответственный менеджер должен вести проект согласно разработанному регламенту. Выполненные настройки в Битрикс24 дают возможность менеджеру максимально сосредоточиться на деталях проекта и не думать о том, что ему необходимо не забыть сделать. Система сама ставит задачи, подсказывает дальнейшие действия для менеджера согласно текущим условиям и этапам.

Документооборот

Для решения задачи контроля согласования и электронного прохождения документов внутри Агентства разработан бизнес-процесс (БП), включающий юристов, бухгалтерию и другие руководящие лица. В финале БП можно увидеть лист согласования с отчетной информацией - кто именно, когда работал с документом.

Из Живой ленты через Процессы запускается Документооборот, который содержит нужные поля.

Далее документ движется по настроенной схеме от одного ответственного к следующему с постановкой обязательных действий.

В зависимости от суммы сделки разработаны несколько веток обработки документов.

Варианты:

• до 100 тыс. – прямой вариант;

• свыше 100 тыс. – конкурентоспособный.

Для контроля, что документы получены, сделана кнопка:

После финального действия процесс завершается.

После перехода на подобную схему работы по согласованию документов, уже ни один из них не будет утерян или забыт. Всегда можно зайти в историю процесса и узнать детали. 

Результаты

На момент написания данного кейса клиент перешел к фазе активного тестирования выполненных настроек. Идут корректировки по процессу документооборота. Клиент ищет максимально комфортный для него сценарий работы с порталом посредством практического тестирования системы и выполненных настроек. Результаты оценивать пока рано, но одно ясно наверняка - начало положено. Главное, не сходить с намеченного пути автоматизации, чтобы полноценно ощутить эффект от проделанной работы. Теперь можно сосредоточиться на главных целях бизнеса и не думать о рутинных действиях - Битрикс24 помогает работать эффективнее.

Для того, чтобы все пользователи портала АРБКО чувствовали себя максимально уверенно при работе с системой, наша компания провела серию обучений.

На текущий момент мы ведем активную работу, т.к. в планах у клиента целый ряд настроек и доработок. Рассматривается интеграция с сайтом через Rest, настройка новых отчетов, корректировка работы по проектам и прочие доработки в рамках сотрудничества с нашей компанией.

На решение поставленных задач было затрачено 98 часов работы специалистов внедрения.

У вас похожие задачи? Обратитесь к нашим менеджерам по телефону 8(495)118-39-18 или заполните форму ниже, мы подготовим вам соответствующее предложение.