Директора и собственники компаний практически в один голос заявляют о том, что одной из важнейших задач является удержание и преумножение человеческого капитала. Зависимость бизнеса от прямых рук и светлых голов все больше, требования к руководителям HR-подразделений усиливаются!
Но вместе с этим наблюдается неготовность вкладывать в оптимизацию инструментов работы отдела кадров. Автоматизация HR-процессов все чаще откладывается «на потом». На выходе получаем:
- Невозможность привлечь нужных людей в компанию из-за слабой организации подбора.
- Потерю лояльности текущих сотрудников – следствие плохой прозрачности и высокой бюрократии в организации.
- Слабую мотивацию и малое количество «пользы» для компании в связи с неправильным учетом рабочего времени, отсутствию системы обучения.
- Потеря ценных кадров - как наиболее критичный показатель всех проблем.
Бизнес теряет деньги, вложенные в подбор, адаптацию и обучение сотрудников, а на рынке труда все меньше зрелых, адекватных соискателей.
Из собственного опыта и опыта наших клиентов, сотрудники HR часто выполняют одни и те же типовые задачи. Причем решение по ним в каждой организации может происходить по-разному, а вот трудности в реализации типовые.
Разберем четыре направления работ и особенности их выполнения HR-специалистом.
Процессы согласований
Уже в компаниях со штатом от 30 человек (проверили на себе) довольно остро начинает вставать вопрос о правильном учете всех аспектов жизнедеятельности компании.
Насколько автоматизированы у вас следующие процессы:
- Согласование отпусков и больничных;
- Ведение учета рабочего времени;
- Учет командировок;
- Процессы приема, адаптации и увольнения сотрудников.
Есть определенные требования законодательства, этим обусловлена некоторая бюрократия в отделе кадров. Зачастую процессы организации кадрового документооборота выстроены далеко не самым оптимальным способом – отсутствуют прозрачность и оперативность. Бумажное согласование отнимает много времени у всех - сотрудников, их руководителей, HR-подразделений. Гораздо эффективнее использовать согласование в электронном виде. Данная оптимизация сокращает время, повышает удовлетворенность сотрудников, облегчает жизнь специалистам по кадрам.
Хранение документов
HR называют самым «бумажным» подразделением. Шкафы, забитые папками с документами, приказы под подпись – все это не современно и не экологично!
Ведется ли у вас учет информации по сотрудникам: дата приема, достижения, награды, премирование? Можете ли вы быстро оперировать этой информацией, вносить изменения? Как хранятся анкеты для соискателей, регламенты, инструкции и прочие документы?
Отдельно сюда же можем добавить необходимость в информатизации персонала. Частая задача - оповестить всю компанию о важном событии, быстро получить сведения об ознакомлении и обратную связь. Какими инструментами вы это делаете сейчас?
Подбор
Одна из самых сложных и важных функций HR-департамента – подбор персонала.
Как вы общаетесь с соискателями? Через какие каналы? Есть ли какая-та общая история взаимодействия? Во многих компаниях эти данные разрознены, а меж тем количество кандидатов, которое нужно обработать на закрытие одной вакансии стремительно увеличивается. Умножаем это на разнообразие способов связи и получаем информационный хаос, в котором сложно принять решение и отобрать лучших.
Наверняка вы встречались с HRM-системами или что-то слышали о них. Автоматизированная воронка подбора персонала, четкие задачи при переходе с этапа на этап, назначение ответственных за стадии и, конечно, отчетность, которую можно предоставить руководству. Согласитесь – вероятность подобрать нужного сотрудника при таком системном подходе увеличивается на порядок.
Обучение и аттестация
В нашем стремительном мире знания устаревают с катастрофической скоростью, только постоянное совершенствование позволит удержать компанию на плаву.
Проводится ли повышение квалификации для сотрудников компании? Есть ли специальные внутренние программы для этого? Как организован учет прохождения курсов, аттестация персонала?
Решение задач HR с помощью корпоративного портала Битрикс24
Как решить большинство описанных выше задач с минимальным бюджетом и затратами по времени?
Корпоративный портал Битрикс24 обеспечивает выполнение части задач HR напрямую из системы – сразу после запуска вы и ваши сотрудники смогут получить блок коммуникаций для обмена информации: встроенный корпоративный чат и живую ленту.
Например, мы рассматривали выше процесс оповещения сотрудников – приказ по компании вы можете опубликовать и быстро собрать обратную связь с тех, кто уже ознакомился с сообщением. А также посмотреть, кто увидел сообщение, но по какой-то причине не нажал кнопку «Ознакомиться».
В нашей компании подобные оповещения отправляем 2-3 раза в неделю и получаем мгновенную обратную связь от коллег. Конкретных цифр экономии времени не приведем, но это очень удобно. Важные сообщения, интересные подборки, голосования и многое другое обсуждайте внутри одной системы:
Сразу штатно вам доступен модуль календаря для организации собраний и планерок – это отличный инструмент для координации. И блок задач для понимания занятости, учета загрузки сотрудников и потраченного рабочего времени.
Все инструменты связаны друг с другом – общаясь в чате Bitrix24 с коллегой, вы можете сразу контекстно создать задачу. А ваш корпоративный чат так может?
Можем сократить время как самих HR, так и сотрудников компании за счет того, что все предварительные согласования будут в электронном виде, а итоговый документ, согласно законодательству, будет храниться в бумажном.
Пример такой реализации – мы помогли запустить процесс согласования отпуска одному из наших клиентов. После прохождения по цепочке согласования и финального подтверждения, документ отправляется автоматически на принтер охраны, через пост, которой ежедневно проходят все сотрудники. А участникам процесса отправляется уведомление о необходимости поставить живую подпись, проходя мимо поста. Как итог:
- На 20% сократилось время, которое тратят сотрудники на данный процесс.
- Консолидированная информация по отработанным процессам хранится в виде универсального списка и доступна для быстрого просмотра истории.
- За счет интеграции всех инструментов друг с другом, информация в графике отсутствия Битрикс24 сразу видна при назначении встречи с нужным сотрудником и при постановке ему задачи.
Блок согласования отсутствий и командировок потребует определенной доработки вместе с вашими специалистами – его настройка может занять 10-15 дней в зависимости от сложности.
Ну а полноценную систему автоматизированного подбора персонала можем реализовать вместе за 30-50 дней. У нас есть пример подобного процесса, но из-за ограничений NDA мы не можем рассказать о нем публично.
Самое главное – интерфейс максимально понятен любому пользователю современных информационных ресурсов, очень быстро происходит обучение. И, конечно, все документы, задачи, чаты и встречи будут доступны с любого мобильного устройства в любой части планеты, где есть интернет.
Итак, что получает компания благодаря использованию HR-инструментов корпоративного портала Битрикс24:
- меньше нагрузка на HR за счет электронного согласования;
- выше эффективность HR за счет заявок и отслеживания статуса задач на подбор персонала;
- выше вовлеченность сотрудников - общее информационное пространство, всегда в курсе жизни компании;
- выше удовлетворенность сотрудников - оперативность, лучше сервис, вовлеченность в жизнь компании.
Используйте современные инструменты решения задач. Такие инициативы позволят руководству компании оценить вклад руководителя отдела по персоналу в бизнес-результат.
