Автоматизируйте шаблонные и повторяющиеся сценарии работы при помощи бизнес-процессов (БП) по двум направлениям:
- работа всей компании – по заданной схеме оптимизации процессов из раздела Новости (Живая лента) или через блок RPA. Подходит для таких сценариев, как: согласование счета, заявление на отпуск, утверждение договоров.
- улучшение процессов коммерческого блока – автоматизация в модуле CRM. Подходит для работы с лидами, сделками и клиентами. Детальное описание схемы разобрали в отдельной статье.
С помощью автоматических процессов на портале реализуются разнообразные схемы, ежедневно помогающие работе сотрудников. Автоматизация:
- экономит время пользователей портала;
- регулирует порядок обработки документов;
- собирает информацию из различных разделов портала;
- взаимодействует с клиентами;
- контролирует исполнение обязательных действий.
Не всегда использование бизнес-процессов внутри Битрикс24 связано с повторяющимися действиями. В статье расскажем о сценариях разового применения автоматизации и о ситуациях, когда это действительно оправдано. Приведенные примеры – это реальные случаи из нашей практики.
Вносим массовые правки в поля CRM
Меняем ответственного за сущность по заданному условию
Добавляем новые параметры в карточку CRM
Разбираем преимущества использования бизнес-процесса для изменения большого массива данных.
Массовое изменение полей элементов CRM
К нам обратился клиент с просьбой: помочь в наведении порядка в CRM. Его база содержала 600 контактов с ошибками в текстовых полях. В них менеджеры фиксировали:
- город
- номер договора
Ошибки были схожего характера. Так, Москва, в спешке и по невнимательности сотрудника, могла быть записана в таких вариациях: Моква, Мсква, Масква. Номер договора содержал буквенный префикс, который также иногда писали с ошибкой. Верная приставка – Дезрем искажалась:
Клиент пробовал решить проблему самостоятельно, но при ручной редактуре тратилось много времени. Мы предложили выполнить правки через массовый запуск бизнес-процесса. С помощью БП изменение информации в текстовых строках каждой сущности CRM произойдет автоматически. Схема получилась несложной:
Сначала наши специалисты определили список ошибок, выбрав возможные вариации. Дальше протестировали сценарий работы процесса на одной сущности. После чего активировали массовое изменение. В результате отработки алгоритма в CRM, данные по заданным полям приняли корректные значения:
Для исключения подобных ошибок мы рекомендуем для повторяющихся значений использовать списочный формат данных. В таком случае сотрудник не будет заполнять поля вручную, а выберет уже занесенный в систему вариант. Однако не всегда эта рекомендация приемлема для пользователей и удобна на практике. Подробнее о типах полей читайте в отдельной статье.
Разное написание одного и того же параметра в полях сущностей приводит к невозможности выполнить фильтрацию по нужному критерию, создает бардак в данных. Запуск бизнес-процесса на изменение информации в полях можно выполнять периодически для поддержания порядка в CRM.
Массовая смена ответственного за контакт по условию
Следующий сценарий – смена ответственного для нескольких контактов. Выполнить штатно это можно с помощью строки фильтра, задав нужные параметры.
Но не по всем условиям можно проделать подобные действия.
Одному нашему клиенту требовалось сменить ответственного для всех контактов, по которым нет активных сделок (стадия сделки меньше Завершенной). Для таких сущностей – назначить нового ответственного Оператор Бот.
Для решения поставленной перед нами задачи использовали php-скрипт. Он нужен для разового запуска процесса через SSH с выборкой контактов (без активных сделок). Скрипт также отвечает за последующую смену ответственного. По итогам отработки агента изменения приняты к 9612 контактам.
В истории контакта отображена информация о выполненном действии:
Таким образом, заказчик проекта получил новый сегмент клиентов с заданным условием, по которому можно дальше проводить работу. Это отличный сценарий для повторных продаж. Хорошо сработает в том случае, если лида или сделку нужно снова прогнать по воронке продаж, вне зависимости от того, какой менеджер работал с ними раньше.
Массовое добавление данных в карточку CRM
Массовый запуск бизнес-процесса можно также использовать для распределения контрагентов на группы. Этот сценарий мы реализовали для компании, в которой уже была большая база данных. В названии карточек сущностей содержался признак для сегментации. Для того, чтобы этот признак можно было использовать в дальнейших автоматизациях, требовалось записать его в списочное поле внутри карточки.
В первую очередь мы создали новое поле «Принадлежность к холдингу» в карточке Компании, для возможности установить значение из созданного списка.
После этого собрали и массово запустили бизнес-процесс, который, основываясь на информацию из названия контакта, записывает данные внутрь карточки. В результате получили нужную привязку по признаку, указанному в отдельном поле компании.
Описанный сценарий позволил разово обогатить данные CRM недостающими параметрами. В дальнейшем менеджеры уже сами выбирают привязку к холдингу в созданном для этого поле. Информация из списка также используется для других автоматизаций.
Преимущества использования автоматического изменения данных в CRM
Обработка большого массива данных с помощью БП разово или системно вносит правки в уже созданную информацию CRM. Описанные выше задачи решаются в среднем за 3 часа работы наших специалистов и экономят от 10 и более часов времени ваших сотрудников, при этом:
- бизнес-процесс можно запустить вне рабочего времени портала, чтобы не мешать его производительности;
- автоматизация исключает ошибки ручного ввода – человеческий фактор;
- историю изменений всегда можно посмотреть по журналу бизнес-процесса или внутри сущности;
- вы экономите время сотрудников и увеличиваете скорость обработки данных;
- систематизированная информация помогает создать детальные сегменты для рекламных компаний.
Массовый бизнес-процесс настраивается внутри вашего портала по данным и параметрам, которые можно гибко задать для любого сценария изменения информации.
Обратитесь к менеджерам нашей компании для заказа оценки стоимости и способа реализации ваших задач с помощью Битрикс24 по телефону +7 (495) 118-39-18 или через форму ниже.
