Важно уметь организовать работу так, чтобы дедлайны соблюдались, команде было комфортно работать в проекте, сохранялось качество продукта и удовлетворялись потребности заказчика. При этом важно не допускать и избегать как внутренних, так и внешних конфликтов. Иногда кажется, что задача невыполнима.
Есть методы и инструменты, которые могут упростить организацию работы внутри отдела или компании. Решением может стать построение процесса с использованием Канбан-системы.
Совсем коротко о Канбан-методологии. Метод позволят делать вашу работу лучше и точнее попадать в ожидания заказчика. Цель ― получать готовый качественный продукт вовремя. Метод Канбан эффективен в работе как в ИТ, так и в других сферах: в производственных компаниях, строительстве, HR и др. Подробнее о методе и его преимуществах рассказано на примере нашей компании в отдельной статье.
Чтобы успешно внедрить производство по методу Канбан в своем бизнесе самостоятельно с нуля, вам необходимо проштудировать огромное количество информации: онлайн-тренинги, книги, инструкции и, возможно, дополнительно обратиться за помощью к наставнику.Многие бросаются использовать сразу Канбан с поверхностным пониманием процессов и самой системы.
Рекомендуем начать с этапа проектирования на бумаге с предварительным анализом бизнес-процессов вашей компании и воспользоваться подходом S.T.A.T.I.K. Это инструмент для проектирования Канбан-доски. Разделим условно нашу статью на две части:
В статье подробно разберем этапы предварительного анализа и создания прототипа Канбан-доски для формирования потоковой системы. Заполним The STATIK A3 для процессов нашего отдела маркетинга.
Этапы разбора бизнес-процессов в S.T.A.T.I.K
Мы выделили для себя 10 шагов классического S.T.A.T.I.K:
- Понять, какое у нас назначение сервиса, т.е. какую услугу, продукт вы поставляете.
- Установить, кто является менеджером сервиса, и кто отвечает за качество и удовлетворенность от поставки.
- Определить ожидания у получателя сервиса.
- Понять, что поставляемый сервис этим ожиданиям соответствует (fitness for purpose).
- Найти и разобрать все источники неудовлетворенности (внешние и внутренние).
- Провести анализ спроса и возможностей команды сервиса для каждого выделенного типа работ.
- Создать поток ценности (жизненного цикла) для каждого типа работ.
- Определить классы обслуживания. Срочность и ценность для вашего бизнеса.
- Решить, какие регулярные события нам будут необходимы.
- Визуализировать получившуюся Канбан-систему.
На первый взгляд кажется, что разобраться в потоке вопросов сложно, но стоит только начать. В работе мы использовали инструкцию по заполнению The STATIK A3 (автор Алексей Жеглов). Вы можете сразу скачать версию для заполнения по ссылке.
Как правило, STATIK распечатывается на бумаге размером A3 и заполняется карандашом в процессе обсуждения. Для разбора можно также использовать онлайн-сервисы. При построении новой модели работы отдела маркетинга для нашей компании мы конструировали в программе разработки интерфейсов Figma. Получился неплохой вариант для онлайн-формата обсуждений.
Перед тем, как приступить к заполнению STATIK, вы должны ответить на важный вопрос: какой сервис вы оказываете или какой продукт производите? Под словом «сервис» понимается ваша деятельность. Кто отвечает за этот сервис, и кто является менеджером направления? По сути это ваша работа или услуга, которую вы оказываете вашим клиентам (заказчикам).
Инструкция по заполнению The STATIK A3
Оформляем каждый блок нашего листа по порядку.
В этом поле разделите все неудовлетворенности на внешние (от клиента, заказчика услуги) и внутренние (команды сервиса).
Примеры внутренних источников: непрозрачность, переработки, частые простои в работе, конфликты с заказчиками, отсутствие планов и приоритетов задач.
Примеры внешних источников: любые недовольства внешних заказчиков. Чаще всего это нарушение сроков, непрозрачность процессов и ссоры с исполнителями.
Этот раздел поможет определиться, какая работа к вам приходит. Заполнив все поля по выбранным рабочим элементам, вы сможете оценить скрытую информацию о рисках и понять неудовлетворенные ожидания от работы в целом. Для каждого типа рабочего элемента определите:
- Источник запроса – кто ставит задачу или от кого приходят запросы на поставку.
- Место назначения – для кого в итоге вы поставляете результат работы сервиса по этому элементу. Здесь определяем, куда и кому будем сдавать работу.
- Частота возникновения – определяем периодичность появления задачи.
- Характер или природа запроса – какие-либо закономерности в процессе выполнения.
- Ожидания клиента – дедлайн или в какой срок заказчик ждет выполнения задачи.
Нарисуйте 3-4 рабочих процесса для разных типов элементов. Определите, есть ли закономерность, схожесть или различия в этапах работы над задачами разных типов. Обязательно отметьте внешние риски, если они есть. Рисуйте в любом удобном, а главное понятном вам формате:
У каждого типа элемента из блока 2 нужно определить класс обслуживания и ожидания. Для этого просто задайте вопрос: «Как много денег мы теряем, если не сделаем эту задачу вовремя?». Выделяют четыре основных класса:
- Ускоренный класс обслуживания. Будем терять сразу и много.
- Класс обслуживания для задач с дедлайном. Пока не наступит дедлайн, мы не будем ничего терять.
- Стандартный класс обслуживания. Медленно теряем прибыль, если не сделаем эту работу.
- Нематериальный класс обслуживания. Ничего не потеряем, если не будем делать. Но, если таких задач накопится много, мы можем потерять бизнес. К такому классу задач обычно относят различного рода улучшения.
Разделите ваши рабочие процессы на плановые, регулярные и по запросу. Другими словами, какие задачи мы можем выполнять раз в месяц, а какие берем в работу по мере поступления.
На этом этапе важно установить сроки, выбрать точные даты или периодичность действий.
После проведенного анализа и отрисовки рабочих потоков вы сможете определить основные этапы и сделать черновик вашей канбан-доски. Важно понимать, что нет необходимости делать миниатюрную копию канбан-доски – нужен набросок. Он может включать в себя элементы, структуру, ответственных, цвета, ключевые этапы и тому подобное.
Закончили с теоретической частью – перейдите к практике
Постройте этапность процессов с использованием канбан-доски внутри вашей рабочей системы. Мы рекомендуем Битрикс24. Он подходит для работы с применением канбан-метода в своем штатном виде, но может быть и доработан с учетом добавленных автоматизаций.
В качестве вспомогательных инструментов для проектирования подобной доски рекомендуем использовать:
- Цветовое выделение типов задач
- Стопперы
- Элементы связки и управления
- Принципы общей эффективности
Имея выстроенную систему потокового движения задач, важно научиться правильно с ней работать и анализировать. Это уже отдельная часть работ, о которой готовы рассказать и продемонстрировать на практике нашей уже отлаженной и хорошо работающей канбан-доски IT-Производства.
Записывайтесь на бесплатную демонстрацию системы, реализованной на базе доработанной коробочной версии Битрикс24 по телефону +7 (495) 118-39-18.
