У каждого руководителя настает момент, когда он задумывается о том, как улучшить работу своего отдела. Как сделать ее эффективной и, в некотором плане, прозрачной. Особенно это касается руководителей отдела территориальных продаж. Ведь это та ситуация, когда твои подчиненные, торговые представители, всегда в полях. А это, в свою очередь, затрудняет контроль выполнения их работы.
При этом на плечах менеджеров лежит огромный спектр обязанностей: от встречи с будущим заказчиком до контроля мерчендайзинга и проведения обучения сотрудников на собственных точках продаж. Чтобы облегчить работу вам и вашему территориальному менеджеру и сделать ее более эффективной необходим определенный набор инструментов, упрощающих повседневную рутину:
-
Варианты удобной работы на смартфоне или планшете
-
Возможность планирования мероприятия разных типов у разных клиентов
-
Синхронизация с календарем Битрикс24
-
Планирование визитов с учетом территориального расположения точек (построение оптимального маршрута, интеграция с Яндекс.Карты)
-
Возможность вносить результаты встреч в любом формате (фото, видео, текст, голосовое сообщение)
-
Возможность быстрой постановки задачи в Битрикс24
-
Возможность быстро и беспрепятственно добавлять информацию в карточки Компании и Контакта
-
Дашборды для руководителей в разных разрезах (например, в каких регионах запланированы/проведены/просрочены мероприятия)
Дело в том, что в Битрикс24, к сожалению, нет инструмента, который бы решал все вышеописанные задачи одновременно. Поэтому мы решили разработать кастомное решение, которое уже с успехом внедрили нашему клиенту.
В основе решения лежит канбан-доска, построенная на смарт-процессах Битрикс24. Благодаря ей наглядно будет отображаться элемент Посещение, который включает информацию где и когда был территориальный менеджер, цель визита и наименования организации.
Колонки канбан-доски (статусы) настраиваются в зависимости от бизнес-процесса. В нашем случае они такие:
-
Черновик - визиты, которые запланированы заранее на месяц, 2 месяца и т.д.;
-
Взял в работу - визиты, по которым в течение недели от даты посещения ведется активная работа;
-
Повторные визиты - запланированные по времени текущие визиты. При попадании в стадию Повторные визиты запускается таймер и перебрасывает визит на стадию Взял в работу за несколько дней до намеченной даты;
-
Просрочено - визиты, про которые забыли. Они могут храниться в данной стадии несколько дней и после попадают в проваленные сделки.
Итак, подробнее о том, что было сделано.
Всевозможные варианты для создания элемента Посещение
Выгрузка из карточки клиента или сделки
Информация здесь заполняется 50/50: часть полей автоматически, а часть вручную территориальным менеджером. Далее из карточки компании запускается бизнес-процесс, в котором менеджер выбирает дату и тип визита. После нажатия кнопки Сохранить создается элемент смарт-процесса и переходит в статус черновика.
Таким образом мы можем реализовать разные кейсы: руководитель территориального менеджера поставил план - 100 посещений в месяц и указал область, сам или при помощи менеджера, сформировал заявки, после следует этап контроля. Далее процесс поступает в работу.
При выборе на карте
Для реализации возможности провели интеграцию Битрикс24 и сервиса Яндекс.Карты:
-
Компании с заполненным полем адреса помечаются маркерами, с помощью интеграции на Яндекс.Карты. При этом мы не используем платное API, за счет чего сильно экономим на обращениях в сам Яндекс, так как храним эти метки у себя на сервере.
-
При нажатии на метку территориальный менеджер получает небольшую информационную справку (можно вывести те поля, которые необходимы). И, также, может перейти в саму карточку компании и уже из нее запустить процесс создания посещения.
-
Также мы сделали метки цветными: если менеджер был в компании (есть зафиксированное и завершенное посещение) - она окрашивается в желтый цвет. Так сотрудник сможет легко дифференцировать компании, по которым еще нет информации.
Из мобильного приложения
Если визит не был запланирован, то территориальный менеджер может зарегистрировать его в системе через мобильное приложение.
Схема работы такая: основная база данных находится в Битрикс24, но можно сделать зеркалирование, тогда доступ к компаниям будет и в приложении. То есть, благодаря доработке, для работы в приложении нет необходимости быть авторизированным в Битрикс24, потому что мобильная версия использует копию основного хранилища платформы. Также стоит отметить, что синхронизация баз происходит автоматически.
Важный момент! По опыту работы нашей компании, доработка стандартного мобильного приложения Битрикс24 безболезненно возможна только в случае незначительных изменений. Все потому, что сложное решение для него - глубокая кастомизация с последующими проблемами при обновлениях без которых, увы, не обойтись.
Но, где есть минусы, там есть и свои плюсы. У Битрикс24 прекрасный API, благодаря которому сотрудник может беспрепятственно общаться со внешним миром.
В целом есть несколько вариантов реализации приложения: конструктор (из предложенных вариантов) и с нуля(исходя из ваших предпочтений). Конструктор недорогое удовольствие, но есть ограничения по функциональным возможностям, например, таким как дизайн. Также, в зависимости от абонентской платы за него, будут доступны версии отличающиеся друг от друга по функциональности в целом. С нуля же абсолютно все создается под ваш запрос. Единственное но - цена работы стартует от 1,5 миллиона рублей.
Решение, которому посвящена эта статья, создано на конструкторе.
Возможности мобильного приложения
- Список всех запланированных посещений и календарь по статусам или группам. Статистика посещений за периоды.
Все посещения под рукой. Их можно посмотреть в разрезе списка или календаря. По клику на выбранный день в календаре открывается список визитов, оттуда мы можем перейти в любой из них и начать с ним работать.
В личном кабинете находится небольшая статистика по количеству закрытых посещений за месяц - это позволяет сотруднику формировать свой план работы.
- Повторное посещение
Функция помогает сотруднику запланировать повторное посещение, находясь в данный момент непосредственно у клиента. Оно моментально добавляется в базу Битрикс24. Также прямо из визита видно прошлые и запланированные посещения по компании.
Это отличное решение для территориального менеджера, например, для фиксации договоренности о встрече с клиентом через месяц, чтобы проверить, как его менеджеры работают с продуктом.
- Редактирование Карточки компании из визита
Все данные, которые заносит сотрудник, сохраняются в базу Битрикс24. Поэтому, при открытии нового визита к клиенту в новой точке, информация подтягивается, и территориальный менеджер видит, что было заполнено в прошлый раз. Например, он увидит время работы, информацию по лицу, принимающему решение или какая продукция интересна – это будет полезно клиентскому менеджеру и позволит осуществлять продажу точечно.
- Открытие маршрута сразу в Яндекс.Карты
Это сэкономит время менеджера на поиске оптимального маршрута, потому что не надо переходить из вкладки приложения в навигационные карты и вводить необходимые адреса.
- Метрики и отчеты
Тут мы реализовали на базе PowerBI от Microsoft получение и обработку базы данных, которая используется на основе Битрикс24.
В примере ниже сформирован небольшой дашборд с фактическим количеством и с планом на каждого сотрудника, элементы с типом посещения и их процентное соотношение. Также есть элемент по периодам факт/план.
Система позволяет подтянуть данные и из управленческой системы, например, 1С. Так можно посмотреть взаимосвязь по каждому сотруднику, количество посещений и сумму осуществленных ими продаж. Это поможет оценить их работу и проанализировать конверсию, исходя из указанных выше факторов.
Стоит отметить, что в основном в своих проектах мы реализуем один из двух вариантов отчетов - внутри системы или с выгрузкой системы в PowerBI. Плюсы внутренних отчетов - все в рамках одной системы. Вам не потребуется приобретать дополнительное программное обеспечение, а также нанимать специалистов по его настройке. В свою очередь реализовать отчеты в PowerBI в разы проще и дешевле, потому что необходимо сделать только выгрузку.
Подводя итог можно сделать вывод, что данное решение отличный вариант для работы вашего территориального менеджера. Комфортная и продуктивная работа сотрудника - ключ к продолжительному полету вашей компании.
Подводя итог можно сделать вывод, что данное решение обеспечивает комфортную и продуктивную работу территориального менеджера. А это ключ к продолжительному полету вашей компании.
Хотите узнать стоимость решения или заказать аналогичное для своей компании? Свяжитесь с нами через форму заявки или позвоните по телефону +7 (495) 118-39-18!
Вас также может заинтересовать:
