О компании
Бархатные сезоны – крупнейший в Европе гостиничный комплекс. Также, он входит в пятерку самых больших отелей мира!
Город-отель имеет удобное расположение. На его территории имеется собственный пляж, а Олимпийский парк «Бархатные сезоны» находится в шаговой доступности.
Место пользуется наибольшей популярностью для семейного отдыха и оздоровительных путешествий, ведь оно находится на самом берегу Черного моря.
Необходимость внедрения Битрикс24
Клиент обратился с запросом оптимизировать управление бизнесом. А именно:
- Оптимизировать внутренние процессы, упростить обработку документов и снизить вероятность ошибок;
- Отель работает о с большим количеством клиентов и большим объемом задач. Клиент хотел упростить управление задачами и повысить производительность сотрудников. Нужно было провести работы с CRM системой клиента;
- Заказчику было важно улучшить сбор обратной связи от клиентов.
Процесс внедрения, особенности проекта.
Процесс внедрения Битрикс24 включал в себя следующие ключевые этапы:
- Мы создали 2 направления сделок для работы с физическими и юридическими лицами. В рамках направлений обрабатываются заявки либо от физических лиц из источников: CRM обратной связи, звонок, почта, либо входящий звонок.
Вторая воронка уже от юридических лиц. Например, когда организация запрашивает размещение для своих сотрудников в отеле Бархатные сезоны. Для этого были настроены статусы воронки (новая заявка, качественный лид, не качественный лид).
После квалификации лида, менеджер передавал заявку далее в работу.
Также, есть статус «обратная связь». Под него настроили смарт-процесс для сбора обратной связи от клиентов. Посредством отсылки письменных уведомлений со ссылкой на прохождение анкетирования. Ответы попадали в воронку смарт-процесса. И Бархатные сезоны стали собирать отчеты по обратной связи. Анкета автоматически привязывается к сделке с клиентом. - Для улучшения документооборота внутри Битрикс24 были настроены процессы в живой ленте. Заказчику нужно было 2 вида процессов:
- Заведение неявки
Процесс нужен для того, чтобы сотрудник мог быстро зафиксировать информацию, что он сегодня не может выйти на работу.
Для подачи бизнес-процесса «заведение неявки» сотрудник должен был заполнить следующие данные: ФИО, должность, дата начала отсутствия, краткое описание причины, почему сотрудник отсутствует.
Далее заявка уходила на руководителя создателя заявки. И если заявка прошла согласование с руководителем, то отправлялась начальнику отдела кадров. Если процесс отклоняли, то создателю заявки приходил ответ с причиной отказа.
Почему было сделано так, а не на основе штатного функционала? Клиент запросил возможность формирования бумажной версии документов. Сначала электронных, а потом с возможностью печати и подписи вручную. Соответственно, для этого мы реализовали отдельный блок бизнес-процесса. Который позволял брать шаблон с диска. И подставлять его в результат согласования неявки. Далее этот документ можно будет распечатать и отнести на подпись в отдел кадров; - Заявка на проживание
Для второго процесса «заявка на проживание» аналогично был использован блок формирования документа по прохождению процесса в живой ленте.
Для чего был реализован этот процесс? Например, у сотрудника Ивана Петрова есть жена Мария Петрова. Иван хочет, чтобы жена пожила у них в отеле. Чтобы быстро утвердить процесс «заявка на проживание» и был реализован этот процесс. Также, мы сделали расчет стоимости проживания гостя учитывая скидку для сотрудников.
Сотрудник заполнял следующую информацию: ФИО сотрудника, должность, дату приема на работу, ФИО гостя, кем является гость сотруднику, тип проживания (завтраки, завтрак+обед), корпус отеля.
Далее согласование направляется руководителю сотрудника. Если руководитель согласовал, то ответственное лицо по работе с персоналом создает заявку у себя посредством заведения автоматической задачи.
Ответственное лицо по работе с персоналом связывается с сотрудником, подтверждает данное бронирование. Заводит бронирование в карточке жильца (которую мы настроили ранее). И принимает согласование.
После этого заявка уходит в бухгалтерию для подсчета стоимости и формируется документ по проживанию. В который подставляются данные из заявки гостя;
- Для более эффективного управления задачами были созданы группы, подгруппы и проекты, настроены канбан-доски. Это позволило точнее отслеживать статус задач и контролировать выполнение проектов в срок;
- Были созданы отдельные группы для отделов и подотделов, что упростило работу с задачами и проектами внутри отделов. Это привело к сокращению времени на администрирование и эффективному взаимодействию между сотрудниками.
Достигнутые результаты (со стороны клиента)
С внедрением Битрикс24 клиент достиг следующих результатов:
- Снижение времени, затрачиваемого на обработку документов, а также снижение вероятности ошибок и задержек;
- Сотрудники могут точно контролировать статус задач и сроки выполнения. Это помогает более оперативному решению задач и выполнению проектов в срок;
- Благодаря созданию структур и групп для отделов, клиент упростил внутренние процессы и повысил эффективность коммуникации между сотрудниками.
Преимущества от внедрения
Преимущества от внедрения Битрикс24 для Бархатных Сезонов:
- Облегчение работы отдела продаж и отдела по работе с юридическими лицами, благодаря оптимизации процессов и улучшенной координации задач.
- Упрощение администрирования по работе с сотрудниками, что сэкономило время и ресурсы.
- Упрощение документооборота по внутренним процессам, что привело к быстрой обработке документов и снижению ошибок.
- Упрощение процесса сбора обратной связи клиентов с возможностью построения отчетов. Это позволило клиенту эффективно реагировать на потребности клиентов и улучшать качество предоставляемых услуг.
Количество офисов: 1
Тип лицензии Битрикс24: Корпоративный портал 500
Сайт: https://bh-s.ru/
Хотите обсудить ваш проект? Звоните по номеру +7 (495) 118-39-18 или закажите обратный звонок, чтобы получить бесплатную консультацию.