Локдаун давно позади, а ивент-менеджеры все еще побаиваются возвращаться к очным конференциям, отдавая предпочтение виртуальным мероприятиям. Да, планировать онлайн-конференцию проще: потенциальных участников (например, людей из других городов) будет значительно больше, да и затрат на подготовку — в частности материальных — не столь много. На фоне виртуальных реалий офлайн-мероприятия и правда выглядят как рискованная авантюра.
Поэтому нами, при организации очного ивента «Нейрореволюция в бизнесе», в том числе двигал азарт:
Сможем ли мы собрать аудиторию офлайн? Будет ли главная тема выступлений интересна слушателям?
Спустя месяц после проведения мероприятия мы, наконец, готовы поделиться подробностями, полученным опытом и цифрами. И, конечно, фотографиями с конференции и полезным материалом (читайте до конца, чтобы скачать презентации спикеров бесплатно).
- Формат мероприятия: очная конференция, сидячие места
- Общий бюджет мероприятия (траты): до 200 000 рублей
- Стоимость входного билета: бесплатно
- Количество зарегистрировавшихся на мероприятие: 94 человека
- Количество посетивших мероприятие: 32 человека
- Место проведения: город Москва, БЦ Серебряный город
- Времени на подготовку: 5 недель
l
Составление программы, разработка лендинга, анонс мероприятия
В организации мероприятия «Нейрореволюция в бизнесе» принимало участие в общей сложности пять человек. Основная нагрузка легла на аккаунт-менеджера, которая взяла на себя все основные вопросы по подготовке (составление программы выступлений, коммуникация с партнерами, привлечение спонсоров, распределение ресурсов, обзвон зарегистрировавшихся участников) и на маркетолога (дизайн и подготовка лендинга мероприятия, запуск рассылки e-mail).
Конференцию проводили в самый разгар рабочего дня — в четверг, с 9:30 до 14:20. Поэтому чрезмерного потока посетителей не ожидали (и не планировали: конференц-зал был рассчитан максимум на 50 человек).
В качестве каналов для анонса использовали почтовую рассылку по нашей и партнёрской базе, а также рекламу в группах Телеграм и социальных сетях.
С рекламы выхлоп был самым маленьким: нулевым. Возможно, выбирали не те каналы (с низким ER), а может — не зашла тема мероприятия или формулировка офферов не цепляла.
Основной приток посетителей обеспечили собственные контакты и email-рассылки.
День конференции
За день до конференции мы проверили техническую оснащенность площадки: она отвечала всем требованиям и сводила вероятность сбоев к минимуму. И всё равно мы переживали.
Срок подготовки к мероприятию был маленький, поэтому опасения, что офлайн никто так и не придёт, были велики. Предварительный обзвон отсеял часть зарегистрировавшихся участников: кто-то ссылался на неудобное время или место проведения, кого-то не устраивал формат мероприятия (рассчитывали на онлайн-стрим), и другие факторы.
Но в итоге мы собрали 32 участника.
Выводы и обратная связь
Обратная связь, собранная по итогу мероприятия показала, что посетители были в основном недовольны ранним началом конференции и ограниченностью пространства в месте проведения кофе-брейка. В остальном же работу организаторов, качество и уровень проведения мероприятия, а также подготовленность и опыт спикеров участники оценили высоко.
Какие выводы мы сделали в итоге?
- Затрачивать больше времени на подготовку. Анонс мероприятия (например, реклама в Директе) лучше проводить заранее, как и подготовку в целом. Хороших спикеров за месяц до мероприятия найти очень тяжело, поскольку их выступления расписаны на полгода вперёд. Правда, в нашем случае месяц на организацию был вынужденной мерой.
- Проводить мероприятие всегда стоит совместно с партнерами (или спонсорами). Мы проводили конференцию совместно с TalkBank и при поддержке Битрикс24.
- Более тщательно подходить к регистрации и отбору участников. Из неприятного опыта: были участники, пришедшие только ради кофе-брейка.
- Подключать к офлайн-формату трафик онлайн. Параллельно вещанию в «реальной жизни» можно вести трансляцию мероприятия для тех, кто не смог присоединиться очно.
Хотите поучаствовать в следующей конференции? Звоните по телефону
