По статистике, примерно 70-80% пользователей после запуска портала Битрикс24 в компании перестают им пользоваться спустя 2-3 месяца после ухода интеграторов из проекта.
Почему так происходит? Сами пользователи называют разные причины:
- система не прижилась в компании
- сложный интерфейс
- не ощутили ценности портала
- не смогли разобраться с инструментами и возможностями
За всеми этими причинами кроется основная проблема — вера в волшебную таблетку, ведь маркетологи в рекламных компаниях обещают быстрый рост продаж сразу после покупки сервиса. На деле изменения предполагают большую работу, в которой равнозначно важны две составляющих:
- Функциональная сторона: написание технического задания (ТЗ), реализация, внедрение
- Человеческий фактор: принятие перемен, освоение, использование
Каждый сотрудник должен пройти путь от первоначально неэффективного в продуктивное состояние. В процессе возможны потери кадров и желание вернуть все обратно. Однако в последнем случае пользователи многое упускают: не достигают цели, теряют ресурсы, доверие и уважение.
Как же тогда изменить компанию к лучшему и не потратить при этом время и деньги? Модель ADKAR — одна из лучших по управлению изменениями. С ее помощью можно трансформировать любую компанию и убедить сотрудников в необходимости перемен.
Что такое ADKAR
ADKAR — это аббревиатура, каждая буква которой подразумевает одну из ступеней методики. Всего этих ступеней пять, кратко опишем суть каждой:
- A — Awareness — Понимание. Этап, на котором происходит осознание необходимости перемен.
- D — Desire — Желание. Мотивация сотрудников участвовать в изменениях.
- K — Knowledge — Знание. Обучение сотрудников новой методике.
- A — Ability — Способность. Способность применить теорию на практике.
- R — Reinforcement — Закрепление. Закрепление перемен в компании.
Теперь раскроем каждый из пунктов модели подробнее.
Awareness (Понимание)
Отправным пунктом изменений является осознание их нужности. Поэтому на этапе Понимание сотрудникам в первую очередь необходимо дать четкие ответы на вопросы:
- Зачем нам меняться?
- Почему именно сейчас?
- Что произойдет, если мы не будем меняться?
Действия, которые можно предпринять для повышения уровня Понимания в коллективе:
- назначьте лидера, который будет отстаивать необходимость изменений
- расскажите о том, что случится в случае неэффективного внедрения изменений. Например, что вы потеряете время, деньги и сотрудников
- вспомните прошлый неудачный опыт внедрения изменений и сделайте выводы совместно с командой
Desire (Желание)
На этапе Желание вы, как руководитель, должны позаботиться о том, чтобы сотрудник захотел внедрить изменения и нашел для себя ответы на вопросы:
- Нужны ли мне перемены в работе?
- Должен ли я в этом участвовать?
- Каковы преимущества для меня в изменении компании?
Для того чтобы этап Желание прошел гладко, рекомендуем выполнить следующие действия:
- вовлечь старшее руководство. Как показывают исследования Prosci, рядовые сотрудники, видя интерес руководства, быстрее подключаются к движению
- найти наставника для начала перемен. Этим человеком может стать либо сторонний специалист, либо заинтересованный человек из команды, прошедший специальную подготовку
Knowledge (Знание)
Чтобы перейти к этапу Знание, важно проработать прошлые два пункта. Без четкого осознания проблемы и желания ее решить начинать обучение не стоит: бросить все на полпути без должной мотивации очень легко. Вопросы, которые решаются на этом этапе:
- Какие навыки необходимы?
- Как эти навыки приобрести?
Что требуется сделать, чтобы этап Знание не затормозил процесс изменений:
- проверьте вашу текущую базу знаний, в ней должна быть только актуальная информация
- организуйте обучение на уровне компании
- предоставьте сотрудникам доступ к профессиональному обучению
Ability (Способность)
На этапе Способность ключевым моментом является способность коллектива применять полученные знания на практике. Здесь у каждого члена команды могут появиться следующие вопросы:
- Смогу ли я применить полученные знания на практике?
- К кому я могу обратиться в случае вопросов и проблем?
Действия, которые требуется предпринять для ускорения этапа Способность:
- для скорого преодоления разрыва между знанием и способностью предоставьте все материалы и, если требуется, наставника
- предоставьте больше возможностей для практики
- учтите, что сотрудникам потребуется время, чтобы применить полученные знания
Reinforcement (Закрепление)
Полученные изменения требуют Закрепления, поэтому на завершающем этапе важно не допустить возвращение сотрудников к прежнему уровню работы.
Вопросы коллег на этапе Закрепление:
- Что будет после достижения цели?
- Какова будет награда?
- Будут ли в будущем подобные награды за новые достижения?
Важные действия на этапе Закрепление:
- создать систему измерения прогресса
- выбрать соизмеримое вложенному труду вознаграждение
- отметить успехи — так вы покажете свою вовлеченность
Необходимо понять, что каждый из этапов обязательно надо выполнить для качественного управления изменениями, а приведенные вопросы и действия облегчат процесс. Не стоит пытаться ускорить преобразования, так как перемены проходят последовательно. Перескакиванием через одну или несколько ступеней сложно добиться результатов.
Область применения ADKAR
Как мы упоминали ранее, изменения по модели ADKAR — это ряд последовательных шагов, которые всегда должны идти друг за другом. И каждый из этих шагов должен быть сопровожден определенными материалами.
На примере первой стадии изменений А — Понимание расскажем, каким должен быть набор документов:
- дорожная карта проекта, которая способствует пониманию того, как именно будут происходить изменения, и сколько они будут стоить
- план коммуникаций, который поможет достигнуть взаимопонимания между всеми сотрудниками компании
- план личностного роста, который поможет в поддержании положительного настроя команды на всех этапах изменения
- план обучения, необходимый на этапах K — Знание и A — Способность
- план минимизации сопротивления, который мы также советуем разработать после того, как до сотрудников донесли информацию по изменениям и перешли на этап D — Желание
Ниже представим таблицу с этапами ADKAR и документами, нужными на каждом из этапов:
Плюсом ADKAR является последовательность метода и легкость его сопоставления с различными методологиями разработки. Поэтому так просто синхронизировать изменения с проектом.
Объясним на примере: если сотрудник выучил наизусть инструкцию по Битрикс24, но не понимает, почему эту систему внедряют, то нужно прорабатывать эту проблему, а не переходить на следующие этапы. В этом кейсе недоработка на этапе A — Понимание тормозит внедрение изменений. Отслеживание сложностей при обучении на уровне каждого сотрудника поможет следить за изменениями на уровне подразделений, что облегчит переход из одного состояния компании в другое.
Как уже упоминалось выше, лицами изменений должны стать топ-менеджеры и руководитель компании. В подкрепление слов приведем статистику:
Заключение
Модель изменений ADKAR при всей своей легкости требует настойчивости и последовательности от участников, что не всегда получается осуществить самостоятельно.
Если похожие проблемы возникают и в вашей компании, и вы не знаете, с чего начать — обратитесь к нам!
