Постановка SMART-задач в Битрикс24

Добиться успеха в любом деле проще, когда у вас есть четко определенные и поставленные цели. Создав дорожную карту (аналог CJM) для достижения желаемого результата, вы решите, как использовать свое время и ресурсы для наибольшего прогресса. Без целей бывает трудно определить, как именно работать над той или иной задачей.

В данной статье мы рассмотрим технику определения реалистичных и эффективных целей, а также разберем, как Битрикс24 поможет вам в постановке SMART-задач.

Применение SMART в компании оправдано, если:

1. Команда часто не достигает поставленных руководителем целей из-за отсутствия согласия в определенных вопросах
2. Вы не можете гарантировать, что цели или задачи в вашей компании четко определены и достижимы в течение заданного периода времени
3. Установленные приоритеты и ресурсы на выполнение целей и задач часто не совпадают

Что такое SMART

SMART* — это аббревиатура, обозначающая конкретные, измеримые, достижимые, актуальные и ограниченные по времени принципы, которым должна соответствовать цель (или, как в нашем случае, задача).

*Specific Measurable Achievable Relevant Time bound

Если данные принципы применимы к вашим целям, значит они достижимы, а их осуществление укладывается в поставленные сроки. Подобный подход устанавливает четкие временные рамки, — так называемые дедлайны — упрощает отслеживание прогресса и выявление упущенных этапов.

Пример формулировки SMART-цели может выглядеть следующим образом: Наша цель — [измеримая цель] должна быть достигнута к [крайний срок]. [Сотрудник или команда] достигнут этой цели за счет [шаги, которые необходимо предпринять для достижения цели]. Достижение этой цели принесет [четкий результат или польза].

SMART применим только к достижимым и измеримым целям. Эта методология не подойдет для:

• циклических задач (например, регулярное создание бэкапа данных)

• задач, которые в принципе нельзя завершить (например, изучение языка программирования)

Как поставить SMART-задачу в Битрикс

Для постановки задачи, соответствующей принципам SMART, в Битрикс24 удобно использовать штатный инструмент Задачи и проекты.

Рассмотрим поэтапно постановку задачи по методологии SMART.

S = конкретная задача

Чтобы задача была понятна для исполнителя, она должна быть четко сформулирована. Конкретная задача отвечает на такие вопросы, как:

• Что нужно сделать в рамках данной задачи?
• Кто отвечает за каждый этап (отдел разработки или, например, отдел инфраструктуры)?
• Какие шаги необходимо предпринять для успешного завершения задачи?

Подобные вопросы помогут понять, к чему вы стремитесь, ставя данную задачу для себя или коллеги.

Описывать задачи можно каждый раз с нуля. Однако если некоторый тип ваших задач можно подвести под определенный шаблон, то не пренебрегайте специальным инструментом от Битрикс24. Создать шаблон можно в разделе Задачи и Проекты → Ещё → Шаблоны:

Для себя мы определили несколько типов шаблонов, каждый из которых подходит для определенного сценария работы. Например, один из шаблонов для постановки задачи на отдел инфраструктуры компании ПУСК выглядит следующим образом:

Совет: чек-лист поможет сотруднику быстро определить, какие шаги требуется выполнить для успешного завершения задачи

М = измеримая задача

Конкретность в постановке задачи — это хорошее начало, однако количественная оценка ваших целей по задаче значительно упростит отслеживание прогресса выполнения.

Чтобы сделать задачу более эффективной, включите в описание измеримые и отслеживаемые контрольные показатели. Установите приоритеты по каждому пункту чек-листа или для задачи в целом.

А = достижимая задача

Цели и конечный результат задачи должны быть реалистичными. В момент постановки задачи задайте себе вопрос: сможет ли ваша команда достичь поставленной цели в указанный срок или уложиться в заложенный бюджет?

Также учитывайте размер вашей команды и общую рабочую нагрузку.

Распределение задач по степени нагрузки каждого отдела мы осуществляем с помощью доработки Service Desk, однако подойдет и бесплатное представление задач в Битрикс24: канбан.

*Обратите внимание, что в примере мы уменьшили ежемесячное количество новых посетителей до 1000 и ограничились тремя социальными сетями

P = актуальная задача

На данном этапе необходимо оценить задачу в целом. Соответствует ли она правилам и ценностям вашей компании и более масштабным долгосрочным целям?

Задайте себе вопрос: почему задача важна и как ее достижение поможет вашей компании?

T = ограниченная по времени задача

Четкая дата окончания задачи (или дедлайн) поможет вам или вашим сотрудникам расставить приоритеты в очередности выполнения.

При постановке задачи учитывайте следующий ряд вопросов:

1. Нужен ли в задаче крайний срок?
2. К какому сроку мы хотим завершить выполнение задачи?

Задачи по принципам SMART должны иметь временные ограничения. Это может быть:

• конкретная дата (например: до 28 сентября 2022 года)
• интервал (например: с 5 марта по 28 сентября 2022 года)

В Битрикс24 задача может как иметь крайний срок, так и быть бессрочной (однако это не соответствует принципам SMART):

Как понять, что SMART-задача поставлена корректно?

Итак, посмотрите на получившуюся задачу в вашей CRM и задайте себе 5 вопросов:

1. Для чего поставлена эта задача?
2. Как мы будем измерять успех задачи?
3. Как достичь этого успеха?
4. Насколько задача актуальна для достижения цели компании или команды?
5. Сколько времени и ресурсов уйдет на задачу?

Если вы четко смогли ответить на все вопросы, это SMART-задача.

Организуйте в своей компании достижимые цели и задачи, независимо от того, насколько они велики или малы!

По всем вопросам звоните по телефону +7 (495) 118-39-18 или просто заполните форму ниже.

Вас также может заинтересовать:

Битрикс24

Методология SIPOC

Учет KPI в Битрикс24