+7 (495) 118-39-18
Заказать звонок
Москва, ул. Новодмитровская, дом 5А, стр. 11
zakaz@i-pusk.ru
Наш телеграм-канал
ПУСК
Купить Битрикс24
  • Облачный сервис
    • Бесплатный
    • Базовый
    • Стандартный
    • Профессиональный
    • Энтерпрайз
    • Старт+
    • CRM+
    • Задачи+
    • Команда
    • Компания
  • Коробочная версия
    • Лицензии
    • Продление
    • Переход
  • Готовые решения
    • Автосправка
    • Анализ продаж
    • Связанные списки
    • Учет занятости
    • Окно запроса
    • Настоящий Канбан
    • Интеграция со СПАРК
Приложения
  • Приложения
    • План-Факт
    • Service Desk
    • Управление чатами
  • Идеи
Услуги
  • Проекты внедрения
  • Сопровождение и развитие
  • Предпроектный анализ
  • Управление изменениями
  • Техническая поддержка
  • Составление ТЗ
  • Перенос из облака в коробку
  • Этапная настройка Битрикс
  • Инфраструктурный аудит
  • Комплексный аудит
Проекты
  • Все проекты
  • Коробочная версия
  • Облачная версия
Блог
О компании
  • О нас
  • Сертификаты
  • Наша команда
  • Вакансии
  • Партнеры
  • Отзывы
  • Реквизиты
  • Вопросы и ответы
Контакты
Ещё
    ПУСК
    Купить Битрикс24
    • Облачный сервис
      • Бесплатный
      • Базовый
      • Стандартный
      • Профессиональный
      • Энтерпрайз
      • Старт+
      • CRM+
      • Задачи+
      • Команда
      • Компания
    • Коробочная версия
      • Лицензии
      • Продление
      • Переход
    • Готовые решения
      • Автосправка
      • Анализ продаж
      • Связанные списки
      • Учет занятости
      • Окно запроса
      • Настоящий Канбан
      • Интеграция со СПАРК
    Приложения
    • Приложения
      • План-Факт
      • Service Desk
      • Управление чатами
    • Идеи
    Услуги
    • Проекты внедрения
    • Сопровождение и развитие
    • Предпроектный анализ
    • Управление изменениями
    • Техническая поддержка
    • Составление ТЗ
    • Перенос из облака в коробку
    • Этапная настройка Битрикс
    • Инфраструктурный аудит
    • Комплексный аудит
    Проекты
    • Все проекты
    • Коробочная версия
    • Облачная версия
    Блог
    О компании
    • О нас
    • Сертификаты
    • Наша команда
    • Вакансии
    • Партнеры
    • Отзывы
    • Реквизиты
    • Вопросы и ответы
    Контакты
    Ещё
      ПУСК
      • Купить Битрикс24
        • Назад
        • Купить Битрикс24
        • Облачный сервис
          • Назад
          • Облачный сервис
          • Бесплатный
          • Базовый
          • Стандартный
          • Профессиональный
          • Энтерпрайз
          • Старт+
          • CRM+
          • Задачи+
          • Команда
          • Компания
        • Коробочная версия
          • Назад
          • Коробочная версия
          • Лицензии
          • Продление
          • Переход
        • Готовые решения
          • Назад
          • Готовые решения
          • Автосправка
          • Анализ продаж
          • Связанные списки
          • Учет занятости
          • Окно запроса
          • Настоящий Канбан
          • Интеграция со СПАРК
      • Приложения
        • Назад
        • Приложения
        • Приложения
          • Назад
          • Приложения
          • План-Факт
          • Service Desk
          • Управление чатами
        • Идеи
      • Услуги
        • Назад
        • Услуги
        • Проекты внедрения
        • Сопровождение и развитие
        • Предпроектный анализ
        • Управление изменениями
        • Техническая поддержка
        • Составление ТЗ
        • Перенос из облака в коробку
        • Этапная настройка Битрикс
        • Инфраструктурный аудит
        • Комплексный аудит
      • Проекты
        • Назад
        • Проекты
        • Все проекты
        • Коробочная версия
        • Облачная версия
      • Блог
      • О компании
        • Назад
        • О компании
        • О нас
        • Сертификаты
        • Наша команда
        • Вакансии
        • Партнеры
        • Отзывы
        • Реквизиты
        • Вопросы и ответы
      • Контакты
      • +7 (495) 118-39-18
      Будьте на связи
      Москва, ул. Новодмитровская, дом 5А, стр. 11
      zakaz@i-pusk.ru
      • Вконтакте
      • Telegram
      • YouTube

      Автоматизация документооборота в Битрикс24

      • Пуск
      • Блог
      • Автоматизация документооборота в Битрикс24
      27 сентября 2022 12:23
      // Битрикс24 Pro
      Как работает документооборот в Б24. Как формируются, хранятся и согласовываются документы.

      Согласование документов – важный процесс в любой организации. Если он упорядочен и автоматизирован, это помогает руководителю уменьшить бюрократию и снизить риск принятия неверных решений в финансовой, организационной и технологической сферах. А грамотная организация хранения актов, договоров — это в том числе юридическая безопасность компании. В случае непредвиденных обстоятельств сотрудники знают, где найти договор.

      В Битрикс24 есть возможность реализовать процесс делопроизводства. Можно согласовывать как внешние документы сторонних организаций, просто прикладывая файл в карточку и запуская бизнес-процесс по согласованию, так и создавать на портале из настроенных шаблонов.

      Настройка документооборота делится на 3 этапа: формирование документа, хранение и согласование.

      Формирование документа

      Файл создается вручную, или встраиваются внутренние шаблоны в Битрикс24 для работы с готовыми документами.

      Для согласования сторонних документов проще использовать загрузку файла. Для внутренних документов организации с типовой формой идеально подойдут шаблоны Битрикс24. Существуют уже предустановленные макеты, которые часто используют для актов, счетов на оплату, договоров. Новые шаблоны создаются быстро, и процесс работы с документом ускоряется за счет автоматического заполнения информации из пользовательских полей.

      шаблон документа.jpg

      Хранение документов

      Как правило, при настройке документооборота в Битрикс24 мы предлагаем клиенту два возможных варианта хранения документов:

      заявление.jpg

      1. В карточках. Файл находится под рукой, и не нужно проваливаться в дополнительные окна. Минус такого хранения: нет возможности редактировать непосредственно внутри портала. Только при скачивании документа. Далее документ нужно прикреплять обратно в карточку.

      2. На диске. В сравнении с предыдущим типом здесь нет прикрепленного файла, а есть ссылка на диск, которая разрешает отредактировать документ при необходимости. 

      Плюс такого хранения — это возможность автоматически создавать иерархическую структуру папок, в которых происходит хранение. Например, при запуске согласования первого документа по клиенту на диске автоматически создаётся папка с названием компании, в которой и будет создан этот документ. Последующие документы по этому клиенту будут уже создаваться в этой папке.  

      иерархическая структура папок.png

      Из минусов хранения: без дополнительных доработок доступ к файлу будет у каждого сотрудника компании.

      договор.jpg

      Процесс согласования

      Процесс согласования представлен на канбан-доске. Карточка документа проходит некоторое количество стадий. Каждому, кто ответственен за документ, приходит уведомление о необходимости согласовать его. В один клик после просмотра документа можно утвердить или отклонить его, написав комментарий.

      Инициация процесса согласования может происходить как вручную, так и по тому или иному событию в CRM. Например, при переходе сделки между статусами. Сами цепочки согласований не поддаются шаблонизации. Как правило, сотрудники из разных отделов согласовывают разные типы документов. Или же, в зависимости от суммы контракта могут быть разные цепочки согласования. Эти условия наша команда настраивает индивидуально под запрос каждого клиента.

      Заключение

      Вопрос наведения порядка в согласовании и хранении документов остро стоит у многих компаний. Иногда не понятно, с чего начать и как подступиться к этому вопросу. Наши аналитики помогут распутать клубок бизнес-процессов и выстроить линейную систему для документооборота компании. 

      Обращайтесь через форму заявки или позвоните по телефону +7 (495) 118-39-18!

      Вас также может заинтересовать:

      Битрикс24

      Обучение Битрикс24

      Электронный кадровый документооборот


      Редакция
      Паукова Дарья
      Паукова Дарья
      Офис-менеджер

      Теги
      смарт-процесс документооборот автоматизация настройка
      Поделиться
      Назад к списку
      Категории
      • Акции и спецпредложения28
      • Битрикс24 Base53
      • Битрикс24 Pro56
      • Помощь43
      • Life39
      Это интересно
      • Как контролировать время перевода сделки на следующий этап в Битрикс24
        Как контролировать время перевода сделки на следующий этап в Битрикс24
        17 марта 2023
      • Как запретить менять постановщика на другого сотрудника в задачах Битрикс24
        Как запретить менять постановщика на другого сотрудника в задачах Битрикс24
        13 марта 2023
      • Доработка Битрикс24: цветные поля в карточках сущностей
        Доработка Битрикс24: цветные поля в карточках сущностей
        28 февраля 2023
      • Создание единого хранилища анкет для отдела кадров в Битрикс24
        Создание единого хранилища анкет для отдела кадров в Битрикс24
        28 февраля 2023
      • Управление рассылками в Битрикс 24. Создание страницы отписки и списка типов рассылок
        Управление рассылками в Битрикс 24. Создание страницы отписки и списка типов рассылок
        10 февраля 2023
      Облако тегов
      1С 1С-Битрикс Active Directory ADKAR amocrm Bitrix24 BitrixAwards CJM CRM CRM-маркетинг HR SCRUM sipoc smart автоматизация администрирование акция аналитика база знаний бизнес бизнес-процесс битрикс24 Битрикс24.Маркет БУС бэкап Бэкофис виджет внедрение воронка продаж вход в битрикс24 документооборот доработка дубликаты задачи здоровье импорт данных инструкции интегратор интеграция искусственный интеллект календарь канбан-метод кейсы конференция коробочная версия Лиды логистика маркетинг модуль настройка настройка прав начало работы облачная версия обновление обучение общение оплата опыт открытые линии отчеты отчёты ошибки перенос данных письма повторные продажи поддержка подписка пользователи права приложения продажи продление проекты ПУСК пуск рассылка рекрутинг релиз рецензия сайты сделки сервер скидки смарт-процесс тарифы телефония техподдержка уведомления удаленная работа услуги цены Чат эдо экстранет энтерпрайз

      Ответим на ваши вопросы.

      Поможем с оформлением заказа.

      Позвоните нам или оставьте заявку.

      +7 (495) 118-39-18

      Пн-Пт 9.00-18.00

      zakaz@i-pusk.ru
      Компания
      О нас
      Сертификаты
      Наша команда
      Вакансии
      Партнеры
      Отзывы
      Реквизиты
      Вопросы и ответы
      Покупка Битрикс24
      Облачный сервис
      Коробочная версия
      Готовые решения
      Услуги
      Проекты внедрения
      Сопровождение и развитие
      Предпроектный анализ
      Управление изменениями
      Техническая поддержка
      Составление ТЗ
      Перенос из облака в коробку
      Этапная настройка Битрикс
      Инфраструктурный аудит
      Комплексный аудит
      Проекты
      Все проекты
      Коробочная версия
      Облачная версия

      Блог
      Наши контакты


      +7 (495) 118-39-18 +7 (906) 644-04-00 (отдел продаж)
      zakaz@i-pusk.ru
      Москва, ул. Новодмитровская, дом 5А, стр. 11
      © 2023 Все права защищены.

      Роскомнадзор Рег.№ 40-19-001753

      • Agima
      • Вконтакте
      • Telegram
      • YouTube