Согласование документов – важный процесс в любой организации. Если он упорядочен и автоматизирован, это помогает руководителю уменьшить бюрократию и снизить риск принятия неверных решений в финансовой, организационной и технологической сферах. А грамотная организация хранения актов, договоров — это в том числе юридическая безопасность компании. В случае непредвиденных обстоятельств сотрудники знают, где найти договор.
В Битрикс24 есть возможность реализовать процесс делопроизводства. Можно согласовывать как внешние документы сторонних организаций, просто прикладывая файл в карточку и запуская бизнес-процесс по согласованию, так и создавать на портале из настроенных шаблонов.
Настройка документооборота делится на 3 этапа: формирование документа, хранение и согласование.
Формирование документа
Файл создается вручную, или встраиваются внутренние шаблоны в Битрикс24 для работы с готовыми документами.
Для согласования сторонних документов проще использовать загрузку файла. Для внутренних документов организации с типовой формой идеально подойдут шаблоны Битрикс24. Существуют уже предустановленные макеты, которые часто используют для актов, счетов на оплату, договоров. Новые шаблоны создаются быстро, и процесс работы с документом ускоряется за счет автоматического заполнения информации из пользовательских полей.
Хранение документов
Как правило, при настройке документооборота в Битрикс24 мы предлагаем клиенту два возможных варианта хранения документов:
1. В карточках. Файл находится под рукой, и не нужно проваливаться в дополнительные окна. Минус такого хранения: нет возможности редактировать непосредственно внутри портала. Только при скачивании документа. Далее документ нужно прикреплять обратно в карточку.
2. На диске. В сравнении с предыдущим типом здесь нет прикрепленного файла, а есть ссылка на диск, которая разрешает отредактировать документ при необходимости.
Плюс такого хранения — это возможность автоматически создавать иерархическую структуру папок, в которых происходит хранение. Например, при запуске согласования первого документа по клиенту на диске автоматически создаётся папка с названием компании, в которой и будет создан этот документ. Последующие документы по этому клиенту будут уже создаваться в этой папке.
Из минусов хранения: без дополнительных доработок доступ к файлу будет у каждого сотрудника компании.
Процесс согласования
Процесс согласования представлен на канбан-доске. Карточка документа проходит некоторое количество стадий. Каждому, кто ответственен за документ, приходит уведомление о необходимости согласовать его. В один клик после просмотра документа можно утвердить или отклонить его, написав комментарий.
Инициация процесса согласования может происходить как вручную, так и по тому или иному событию в CRM. Например, при переходе сделки между статусами. Сами цепочки согласований не поддаются шаблонизации. Как правило, сотрудники из разных отделов согласовывают разные типы документов. Или же, в зависимости от суммы контракта могут быть разные цепочки согласования. Эти условия наша команда настраивает индивидуально под запрос каждого клиента.
Заключение
Вопрос наведения порядка в согласовании и хранении документов остро стоит у многих компаний. Иногда не понятно, с чего начать и как подступиться к этому вопросу. Наши аналитики помогут распутать клубок бизнес-процессов и выстроить линейную систему для документооборота компании.
Обращайтесь через форму заявки или позвоните по телефону +7 (495) 118-39-18!
