В ноябре 2021 года в Трудовой кодекс Российской федерации были внесены поправки (№ 377-ФЗ). Нововведения позволили работодателям хранить, обрабатывать и передавать практически всю документацию в электронном виде. То есть, теперь подать заявление на увольнение, заключить трудовой договор или взять отпуск сотрудник может и без бумажной «волокиты».
Подобные поправки сильно упрощают работу кадров, ведь в среднем на каждого сотрудника составляется около 30 бумажных документов за год. ЭДО не только сократило расходные материалы — бумагу и краску, — но и упростило ведение отчетности.
В данной статье подробно опишем, как без потерь перевести компанию на кадровый электронный документооборот (далее КЭДО) и как Битрикс24 поможет в этом вопросе.
Пару слов о кадровом ЭДО
Пандемия 2020 года внесла свои коррективы и стала отправной точкой в изменении законодательства по вопросам КЭДО. Вначале работодателям позволялось вести электронный документооборот в случае, если позже документы будут подписаны в бумажном виде. Наряду с этим электронные подписи признавались судами равнозначными обычной подписи, на основании закона Об электронной цифровой подписи. Сегодня же даже электронные документы о приеме на работу воспринимаются спокойно, что значительно упрощает процесс найма сотрудников, устраивающихся удаленно.
Переход компаний на ЭДО — главная тенденция 2022 года. Чтобы не ждать, когда его сделают обязательным для всех, перейдите на упрощенный способ ведения документов уже сейчас.
Для внедрения ЭДО в компанию необходимо:
- Сгенерировать для сотрудников уникальную электронную подпись
- Подготовить ряд внутренних документов для принятия ЭДО
- Настроить электронную систему (например, СБИС)
Виды электронной подписи
Для начала, введем определение электронной подписи (ранее — электронной цифровой подписи).
Электронная подпись (далее ЭП) — это уникальная комбинация символов, которую используют при подписании электронных документов. Подделать такую подпись нельзя и, хоть она и отличается от рукописной, тем не менее, гарантирует высокий уровень вашей информационной безопасности.
На данный момент выделяют три типа подписи электронного вида:
- Простая (ПЭП)
- Усиленная неквалифицированная (НЭП)
- Усиленная квалифицированная (КЭП)
Также действует еще два вида подписей, но их затрагивать в этой статье не будем по причине узкой направленности.
Представим наглядно информацию о том, в каких именно типах документов можно применять ту или иную ЭП:
|
|
ПЭП |
НЭП/КЭП |
|
Заявление на ежегодный отпуск, расчетный лист, командировочные бланки, заявление на декретный отпуск |
✓ |
✓ |
|
Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР), трудовой договор, должностные инструкции |
— |
✓ |
Отметим ряд тонкостей: простую и усиленную подпись наниматель уполномочен выпустить самостоятельно, но для создания усиленной подписи необходимо специализированное платное ПО. Поэтому подпись такого вида выпускают только специальные аккредитованные удостоверяющие центры (УЦ) при Минкомсвязи.
При этом бессрочной будет только простая подпись (ПЭП), в то время как два других вида придется обновлять каждый год.
Чтобы выпустить НЭП, HR-менеджер, наряду с другими обязательными документами при приеме на работу, должен подать заявку на выпуск электронной подписи. Сотрудник — владелец подписи — после генерации при желании может записать ее на физический носитель.
Помните о пяти видах документов, которые нужно продолжать предоставлять в бумажном виде:
- Приказ о расторжении трудового договора (об увольнении)
- Акт о несчастном случае (форма Н-1)
- Журналы регистрации вводного инструктажа (например, по охране труда или пожарной безопасности)
- Трудовые книжки
- Сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р)
Как внедрить КЭДО
Любой наниматель, будь то крупная организация или ИП, может перейти с бумажного документооборота на электронный, независимо от рода деятельности. Порядок перехода описан в статье ТК РФ ст. 22.2 ч. 2. Вкратце поясним: работодателю следует разработать так называемый локальный нормативный акт (ЛНА), который должен содержать следующую информацию:
- наименование и информация о системе, с помощью которой осуществляется электронная обработка и хранение документов
- права доступа, предоставляемые работодателю системой
- список сотрудников, переходящих на ЭДО
- список документов, которые становятся электронными
- срок оповещения сотрудников о переходе на ЭДО
- точная дата введения ЭДО в компании
Необязательно сразу полностью переключать деятельность компании на КЭДО, можно попробовать поэтапное внедрение, чтобы при допущении ошибок не нарушить закон. Также помните, что согласие работника по переходу на ЭДО должно быть предоставлено исключительно в бумажном виде. Однако и в данном случае есть нюанс. Если вы нанимаете сотрудника после 31 декабря 2021 года, и он ни разу не был официально трудоустроен, то вы можете перевести его на электронный документооборот и без получения предварительного согласия.
Как в Битрикс24 работать по системе КЭДО
В Битрикс24 пока нет инструментов, позволяющих работать в режиме кадрового электронного документооборота, но есть возможности, облегчающие работу HR-менеджеру или бухгалтеру.
Например, во вкладке Новости доступны специальные бизнес-процессы (далее БП). Благодаря данной функциональности сотрудники могут заполнить следующие документы:
- счет на оплату
- заявление на отпуск (с указанием причины, например: ежегодный отпуск или прогул)
- заявление на командировку
- исходящие документы
- почтовые отправления документов
- сертификация
- учет командировочных
- учет лицензий Б24
- выдача наличных
К бизнес-процессам легко отредактировать и настроить права доступа, а руководителю будет просто и быстро найти БП подчиненного, набрав его имя в поиске. История запущенных БП хранится во вкладке Мои процессы – если требуется, все документы будут под рукой, и не нужно их искать в бумажном виде.
Также в Битрикс24 недавно стала доступна совместная работа с файлами. Просто создайте электронную картотеку документов на Диске и обрабатывайте файлы коллективно.
Кроме того, функциональные возможности Битрикс24 позволяют произвести интеграцию системы с оператором ЭДО (например, Контур.Диадок), чтобы подписание документов происходило непосредственно в БП. К тому же, во вкладке Маркет есть приложения, помогающие интегрировать ЭДО к Битрикс24.
Дополнительно можно настроить бизнес-процесс по документообороту с обязательными этапами согласования. Подобные доработки мы выполняли для нескольких наших клиентов. Например, для Агентства развития бизнеса Калужской области и Инжиниринговой компании «Современные литейные технологии».
Заказать настройку бизнес-процесса по документообороту
Заключение
Тема перехода на кадровый ЭДО сейчас очень актуальна, так как в постковидные времена удаленный формат работы прижился и нанимать сотрудников с помощью КЭДО очень удобно. Чтобы внедрить этот процесс в работу компании, можно потратить много времени на оформление ЭП для всех сотрудников, составление локального нормативного акта и поиск программы для КЭДО.
Битрикс24 уже предоставляет своим клиентам инструменты для эффективного ведения ЭДО, для этого не нужны дополнительные финансовые и временные затраты. Все, что нужно, есть в разделе Бизнес-процессы.
Нужна помощь с настройкой кадрового документооборота на инструментах Битрикс24? Обращайтесь в компанию ПУСК по номеру
