Базовые настройки Битрикс24 для логистической компании АМТЭК

Логистическая компания АМТЭК организует международные грузоперевозки, используя различные виды транспорта.

Количество офисов: 1 офис в Москве и 1 офис в Екатеринбурге.
Число сотрудников, работающих на портале: 15 человек.
Тип Битрикс24: облачный тариф Команда.

Заказчик проекта зарегистрировал портал еще в начале 2019 года, но после самостоятельных попыток освоить сервис решил обратиться к профильному интегратору. Наше предложение заинтересовало Амтэк по срокам и цене, и мы взялись за реализацию задач.

Требовалась помощь по системе с настройками по следующим блокам:

1. Структура компании
2. CRM
3. Отчеты
4. Обучение

Начало работ

На момент начала работ в компании использовали бесплатную версию. Мы начали с подбора и покупки тарифа. Свой выбор наш клиент остановил на бизнес-тарифе Команда – оптимальное решение для автоматизации продаж в CRM, проектной работы и всех процессов в компании.

Настроили структуру компании, распределив сотрудников по соответствующим отделам.

Далее перешли к блоку CRM. 

Лиды и Сделки в CRM

Битрикс24 присваивает Лидам так называемые статусы для отслеживания успешности или неудачи контакта с клиентом. Стандартные статусы для Лидов следующие:

1. Не обработан – Лид ожидает обработки и перехода на следующую стадию.
2. В работе – Лид обрабатывается.
3. Повторный контакт.
4. Качественный Лид – клиент заинтересован в сотрудничестве и переходе в сделку.
5. Некачественный Лид – клиент по той или иной причине не заинтересован в услугах компании.

По просьбе клиента мы установили на портал Амтэк следующие статусы для первичной проработки Лида:

1. Холодный звонок – звонок, которого потенциальный клиент компании не ждет. Это популярный способ найти новых клиентов, однако шансы установить с ними положительную связь низкие. 
2. Повторный контакт.
3. Качественный Лид.
4. Некачественный Лид.

Аналогичным образом мы настроили необходимые заказчику стадии по сделкам:

Воронки несложные и заказчик сможет их легко изменять в процессе работы, т.к. мы обучили администратора портала самостоятельно делать правки в случае необходимости.

Дополнительно мы отредактировали карточки сущностей в CRM, чтобы менеджерам было проще фиксировать и отслеживать данные по клиенту, компании и сделке. 

Подключение открытой линии

Открытые линии в Битрикс24 – удобный способ взаимодействия потенциального клиента и компании. Подключить открытую линию для работы со входящими обращениями можно как к виджету на сайте компании, так и на отдельную страницу.

Мы выполнили настройку по второму сценарию – чат с компанией Амтэк теперь доступен по ссылке:

Следующим шагом мы подключили сайт компании к порталу, добавив виджет с чатом открытой линии Амтэк, включили заказ обратного звонка и CRM-форму:

После добавления специального кода на сайт Амтэк, все обращения с виджета попадут в CRM, менеджеру не потребуется вручную создавать Лид. Обратная связь с клиентом станет моментальной, и не нужно переключаться между разными площадками для ответов на обращение – все внутри портала. 

Права доступа в CRM

Следующая задача – настройка прав доступа для отдела продаж. Это типовые работы, которые требуют не столько технических навыков, сколько правильно продуманной логики. От этого этапа зависит дальнейшая безопасность данных портала.

Первый шаг – создать новую роль «Отдел продаж». По умолчанию в Битрикс24 созданы роли начальника отдела, директора, менеджера и администратора.

Далее настраиваем для сотрудников отдела продаж свои права. В нашем случае они ограничены – сотрудники могут просматривать, добавлять и редактировать информацию, касающуюся Контактов, Компаний, Сделок и Лидов. Доступ к счетам, заказам и прочему функционалу для отдела продаж закрыт.

Подобная система ограничений требуется для следующих целей:

• избежать утечки информации;
• исключить непрофильную работу с данными;
• оградить от лишней информации пользователя. 

Настройка отчетов

Система Битрикс24 отслеживает отчеты по компании в режиме реального времени. Это могут быть стандартные отчеты, например:

1. Отчеты по сделкам:
   - выигранные сделки;
   - объем сделок по контактам;
   - ожидаемые продажи.
2. Отчеты по товарам:
   - доходы по товарам.
3. Отчеты по Лидам:
   - распределение Лидов по менеджерам;
   - распределение Лидов по статусам;
   - распределение Лидов по источникам.
4. Отчеты по счетам:
   - счета по менеджерам;
   - счета по компаниям.
5. Отчеты по делам
   - выполнено менеджерами.

Кроме этого, вы можете самостоятельно настроить сложные отчеты по нестандартным метрикам или по каким-то параметрам, которых нет в базовых исходниках. За подобным отчетом к нам и обратился заказчик данного проекта:

«Нужны отчеты по Лидам со стадиями и по сделкам, желательно также с указанием дел по каждой сделке. Также требуется смотреть отчеты по сотрудникам»

Мы настроили требующиеся отчеты согласно пожеланию клиента:

Аналогично сформировали статистику для Сделок по стадиям:

Преимущество отчетов Битрикс24 – можно просматривать отчет за любой желаемый период, будь то прошлая неделя или какой-то конкретный промежуток времени, для этого достаточно воспользоваться установленным фильтром:

Помимо этого, можно просматривать отчет по конкретному ответственному менеджеру. Для примера выберем компанию ПУСК в поле ответственного, период «За все время»:

Как видно из отчетов на портале Амтэк у компании ПУСК 3 тестовые сделки за весь период работы.

Отчеты настроены. Работа отдела продаж стала прозрачнее, руководству легче контролировать важные процессы на основании данных в режиме реального времени. 

Роботы

Что такое робот и почему он поможет в разы упростить работу компании? Грубо говоря, робот – это маленький бизнес-процесс, определенный алгоритм, который запускается в конкретный момент времени.

Например, клиент прочитал письмо, которое вы отправили ему два дня назад. Система тут же создаст задачу, отправит письмо сотруднику, создаст сообщение в Живую ленту и забронирует ресурс. Что в это время делаете вы? Обрабатываете другой Лид, созваниваетесь с клиентом, оформляете заявление на отпуск – в общем, все то, что не сможет сделать робот.

Заказчик проекта поставил перед нами следующую задачу:

«На стадии Лидов «Повторный контакт» через 30 дней необходимо поставить задачу ответственному менеджеру «Связаться с клиентом». Еще через 30 дней вновь - «Связаться с клиентом»»

Звучит запутанно, однако наглядно реализация несложная:

Теперь, когда Лид переходит на стадию «Повторный контакт», начинается отсчет времени. Через 30 дней ответственному за данный Лид менеджеру будет поставлена следующая задача:

В случае если менеджер ничего не предпримет и Лид останется на той же стадии, через 30 дней придёт очередная задача, о том, что потенциальный клиент находится в статусе «Повторный контакт» уже 60 дней.

Таким образом, каждый Лид будет обработан. Выполненная автоматизация уменьшает % потери потенциального клиента. 

Обучение

Изначально заказчик проекта обращался к нам с просьбой помочь разобраться в системе, поэтому обучение при работе с компанией Амтэк заняло важное место.

Наши сотрудники провели обучение по следующему функционалу:

1. Живая лента.
2. Меню.
3. CRM.
4. Задачи.

Отдельное внимание клиент просил уделить именно задачам. Это не удивительно: пульс компании указывает на активное использование функционала CRM, а также задач и проектов.

Телефонию заказчик решил подключать сам. От нашей компании требовалась лишь консультация. В рамках данной задачи наш специалист ответил на такие вопросы как:

1.      Где найти инструкции по интеграции Asterisk с Битриксом.

2.      Особенности установки модуля для PBX.

3.      Настройки функционала записи и просмотра звонков.

Мы всегда идем навстречу клиентам, стремящимся к самостоятельному освоению тех настроек, которые можно и нужно периодически редактировать в виду изменения процессов в компании. Это позволяет вам не зависеть от помощи сторонних специалистов и экспериментировать с функционалом системы.

Ещё одну проблему, возникшую у клиента во время настройки портала (а именно – почты), вынесем в отдельный пункт.

Почта

«В Outlook почта по IMAP настраивается без проблем, а в Битриксе не подключается и не пишет никакие информативные ошибки. Как можно более детально посмотреть ошибки при подключении?» - с таким вопросом к нам обратился сотрудник компании Амтэк при попытке подключения почтового ящика к порталу Битрикс24.

Как выяснилось – проблема в сертификатах безопасности. Клиент использует сторонний сервер, отправляя письма не через сервера Битрикс24. При подключении исходящих писем через внешний SMTP-сервер, если на нем есть SSL-сертификат - он обязательно должен быть валидным (утвержденным).

Самоподписанный сертификат безопасности не подходит. При всем удобстве, его можно применять только при обмене данными между пользователями, которые осведомлены об этом SSL-сертификате и подтвердили его в своем браузере. В противном случае, данный сертификат не является доверенным.

В системе Битрикс24 наличие сертификата определяется автоматически и выбрать вручную использование конкретного невозможно по техническим причинам. Данная особенность принята Амтэк для дальнейшего самостоятельного применения альтернативного решения сложившейся ситуации. 

Итоги работ

Поставленные задачи внедрения Битрикс24 для Амтэк компанией ПУСК выполнены, а именно:

1. Создали структуру компании – сотрудники распределены по отделам.
2. Добавили стадии в воронку Лидов и Сделок – менеджерам удобно вести клиентов, и работать с сегментами.
3. Настроили карточки сущностей в CRM – данные по клиентам и сделкам содержат только нужные поля, помогающие менеджеру работать с информацией.
4. Подключили открытую линию для связи с клиентами из различных источников – менеджеры не потеряют ни одно обращение, все коммуникации фиксируются в Битрикс24.
5. Настроили права доступа в CRM – определили роли для сотрудников для безопасной работы с данными системы.
6. Настроили пользовательские отчеты – руководству компании всегда доступна актуальная информация по сделкам и результатам работы менеджеров – удобно контролировать и планировать дальнейшие действия.
7. Настроили роботов на стадии движения клиента для обязательных действий менеджера при работе с ними – конверсия переходов на следующий этап воронки не будет падать.
8. Провели серию обучений по работе с порталом и настройкам системы для дальнейшего самостоятельного использования.

Экономический эффект от внедрения в конкретных цифрах еще предстоит оценить. Как правило, первые результаты видны уже после первых месяцев. На момент сдачи проекта сотрудники Амтэк еще продолжали самостоятельно настраивать функционал портала с учетом наших рекомендаций.

На выполнение проекта затрачено 26 часов работы сотрудников компании ПУСК. 

Если у вас похожие задачи, нужна автоматизированная CRM для отдела продаж – обращайтесь к нам +7 (495) 118-39-18, подскажем оптимальные сценарии работ с учетом специфики вашего бизнеса.