Учёт рабочего времени редко получает положительные отзывы среди сотрудников. Безусловно, мало кому нравится постоянно отвлекаться на фиксирование выработанных часов, чтобы «доказать» свою продуктивность.
Однако табели учета рабочего времени — полезный инструмент как для руководителей отделов, так и для членов их команд. Главное — рассматривать табель как важный показатель для аналитики и один из параметров измерения KPI*, а не инструмент неусыпного контроля.
*Ключевой показатель эффективности (KPI) — это количественная метрика, позволяющая измерить степень достижения целей, результативность или эффективность сотрудников
В данной статье расскажем о нескольких способах получения информации из табеля и приведем аргументы в пользу учета рабочего времени. Также продемонстрируем доработку Табель учета рабочего времени в Битрикс24 для нашего постоянного клиента.
Что такое табель учета рабочего времени в управлении проектами?
Табель для учета рабочих часов — распространенная практика мониторинга и анализа личных и командных показателей по проектам.
Аналитика самого табеля необходима, как минимум, по трем причинам:
- для расчета размера премий сотрудников
- для высчитывания почасовой ставки
- для выставления счетов клиентам (на основании зафиксированных часов по соответствующему проекту)
Изначально рабочее время фиксировалось на листе бумаги — отсюда и название Табель учета рабочего времени. Однако прогресс не стоит на месте и онлайн-табели стали привычной и удобной функциональностью. При этом доступно множество вариантов:
- Простые электронные таблицы, среди которых: Microsoft Excel, Google Sheets, OfficeSuite, Table Notes
- Онлайн-инструменты по управлению проектами (включая Битрикс24)
- Настольное программное обеспечение (ПО)
Но, как мы уже упоминали ранее, сотрудники усердно избегают и противятся внедрению табелей в рабочие процессы. Попытаемся развенчать миф, который часто возникает на рабочих местах по всему миру.
Табель учета времени – это излишний контроль?
В большинстве случаев табель учета рабочего времени используется для доказательства того, что сотрудники выполнили свою работу в заданный срок. Однако в подобных ситуациях встает ребром вопрос доверия и подотчетности. Прежде всего, это способствует созданию негативной атмосферы в коллективе. Сотрудники считают, будто затраченное на задачу время важнее, чем ценность и результаты их работы.
Постоянно доказывать свой вклад и вовлеченность в рабочие процессы тяжело, равно как и ощущать, что за твоими успехами — или недочетами — пристально наблюдают.
Еще один камень преткновения — заполнение табеля задним числом. В некоторых компаниях сотрудники пренебрегают своевременным занесением данных по отработанным часам. Впоследствии это выливается в трудности с фиксацией реально затраченного на ту или иную задачу времени. Именно поэтому заполнение табеля в конце отчетной недели или месяца редко ведет к сбору действительно достоверных бизнес-данных.
Учитывая все вышесказанное, заполнение табеля дает максимальный результат только при соблюдении следующих базовых принципов:
- Прежде чем внедрять табель учета рабочего времени, определите для себя его назначение и донесите до каждого члена команды ценность данного нововведения
- Заполняйте табель учета рабочего времени регулярными и достоверными данными
- По возможности подкрепляйте количественные данные табеля дополнительной информацией, которая даст более детальный отчет о проделанной работе
- Убедитесь, что табель учета рабочего времени доступен каждому сотруднику и прост в использовании
Как начать работу с табелем учета рабочего времени
Несмотря на то, что многие — даже крупные — предприятия все еще полагаются на простые электронные таблицы для фиксации рабочего времени, большинство компаний перешли на современные инструменты.
Перенос учета рабочего времени с бумажных или децентрализованных носителей в онлайн-приложение — шаг в правильном направлении. Онлайн-табель учета рабочего времени легко обновляется и доступен для всех членов команды в любое время.
Использование табеля в рамках современного ПО для управления проектами делает весь процесс более удобным.
Системы учета рабочего времени в Битрикс
Как мы уже упоминали ранее, учет рабочего времени можно вести и в CRM Битрикс24. Делать это можно при помощи нескольких инструментов. Помимо штатной функциональности можно реализовать доработку в коробочной версии продукта.
Самый распространенный инструмент учета затрат времени в Битрикс24 — это так называемый личный тайм-трекер:
Мониторинг рабочего времени сотрудников можно осуществлять и с помощью инструмента задач. Зафиксировать время в задаче Битрикс24 можно всего за пару кликов. Вся информация о том, сколько дел завершено, а сколько — еще находятся в работе, и нет ли по ним перерасхода, видна в системе. Отчеты доступны для выгрузки в Excel для дальнейшей аналитики.
Система мониторинга рабочего и нерабочего времени сотрудников в разделе Время и отчеты позволит спланировать личный график отсутствия:
С помощью раздела Занятость в Задачах и Проектах легко отслеживать степень планирования рабочего времени и нагрузки пользователей. С помощью данного инструмента можно избежать простоев как одного сотрудника, так и всего отдела и правильно распределить объем работ.
С помощью инструмента Конструктор отчетов можно проанализировать результаты работы отдела, сотрудника или целой компании. Для этого достаточно создать нужный отчет (в нашем примере — Отчет по затраченному времени в задачах) и с помощью фильтров вывести информацию:
Руководители проектов могут использовать эти данные в режиме реального времени для оценки состояния проекта и оптимизации рабочих процессов.
Разумеется, не обязательно ограничиваться штатными средствами Битрикс24. Коробочная версия системы позволяет доработать стандартные инструменты или создать новую функциональность. Рассмотрим кастомизированный Табель учета на примере доработки для нашего клиента.
Кастомизированный табель учета времени в Битрикс24
К нам обратился постоянный клиент компании ПУСК со следующей просьбой:
Согласно регламенту нашей компании каждый сотрудник должен фиксировать выработанные часы. Необходим табель учета рабочего времени с автоматическим перерасчетом отработанного времени в минуты (по нашей формуле)
Отсутствие табеля учета рабочего времени не только являлось нарушением свода правил в компании, но и значительно усложняло работу бухгалтера.
Согласно техническому заданию в табель требовалось вынести следующую информацию:
- Колонка A — ФИО сотрудника (с возможностью редактирования)
- Колонка B — должность сотрудника (с возможностью редактирования)
- Колонка С — дни недели
- Колонка D — суммарное количество отработанных часов (пишется напротив каждого работника). Формат ячейки: дробный, поскольку сотрудник может отработать как 8, так и 8,5 часов
- Колонка E — количество отработанных минут. Формула подсчета отработанного времени в минутах: суммарное количество часов × 55
Также отдельным пожеланием клиента было добавление возможности редактирования определенных колонок вручную. То есть сотрудник должен при открытии табеля самостоятельно записать число в ячейку и после этого сохранить.
Определив фронт работы, мы приступили к реализации. Результатом стал новый инструмент, с удобным интерфейсом и автоматическим расчетом отработанных минут:
Дополнительно наши специалисты добавили цветовую индикацию. Например, если сотрудник ушел в отпуск, в табеле напротив его фамилии автоматически установится 8 рабочих часов, а ячейка подсветится зеленым цветом. Если сотрудник на больничном — голубым цветом.
Использование ПО по планированию и организации рабочего графика — это не всегда чрезмерный контроль или недоверие в коллективе. Табели учета позволяют систематизировать рабочий процесс.
В этой статье мы лишь кратко рассказали, как аналитика рабочего времени помогает руководителям в реализации проектов. Тем не менее, мы надеемся, что вы и ваши сотрудники теперь более открыты для использования табелей учета рабочего времени.
Хотите опробовать разработанное нами решение в своем проекте? Просто оставьте заявку, нажав на кнопку ниже и наши менеджеры свяжут с вами в ближайшее время!
