Расхожая фраза – «Нет здоровых людей, есть недообследованные» – верна и для компаний.
Даже хорошо структурированным организациям присущ хаос, снижающий скорость развития и порождающий финансовые потери. С увеличением размера компании растут и издержки:
- потери при передаче информации
- постоянный поиск ответственных сотрудников
- размытая фокусировка целей, отсутствие визуальных инструментов их достижения
- переизбыток людей в штате
Вы стараетесь, двигаете бизнес вперед, жертвуете временем и здоровьем – но все поглощает беспорядок на местах.
Пишу после посещения бизнес-лагеря Михаила Рыбакова, где он наглядно демонстрирует и прорабатывает с участниками методику построения системного бизнеса. Самое важное – не превращать организацию в бездушную машину по заколачиванию денег! Живые люди и команда – в основном фокусе внимания системы.
Главное озарение я получил, когда увидел, что инструментарий корпоративного портала Битрикс24 идеально ложится на использование этой методологии.
Начинать систематизировать бизнес нужно с основных процессов – в них создается ценность для клиента и там же кроется 90% потерь. Кроме того, на отладку этих процессов энергии у команды больше, а значит с большей вероятностью они будут доведены до рабочего состояния!
А. Основные процессы целесообразно реализовывать на сделках в CRM* – это главный инструмент портала, где четко отстраивается путь компании по оказанию услуг и продажи товаров. И путь клиента – от обращения в компанию до получения пользы. Несколько основных процессов слажено организовываются в направлении сделок.
Б. Вспомогательные процессы делаются на задачах или новом модуле RPA (Robotic process automation) – специально предназначенном инструменте, который визуализирует и автоматизирует рутинные операции.
* Далее будем приводить примеры на базе основных процессов или сделок, но все пункты справедливы и для вспомогательных процессов.
Мозг так устроен, что гораздо лучше воспринимает последовательные этапы выполнения работы. Сложные конструкции априори не работают – невозможно выстроить нормальную схему и прописать ответственность. Кроме того, движение по стадиям гораздо проще анализировать, находить и устранять ошибки. Стадии сделок или задач четко визуализируют поток движения процесса. Легкий редактор стадий позволяет быстро перенести работу по проектированию БП в систему Битрикс24 и поэкспериментировать с ними.
Мы упоминали про декомпозицию сложного процесса на простые составные элементы. Подобный процесс реализуется с помощью туннелей продаж. Можно автоматически создавать новый экземпляр процесса на любой стадии родительского.
В данном случае действует хороший армейский принцип – за конкретную зону отвечает один человек. Причем ответственный – внутренний сотрудник, чтобы, в случае чего, – было с кого спросить.
Что предлагает Битрикс24? К каждому этапу сделки прикреплен один ответственный, причем назначаться он может автоматически, при переходе сделки на конкретный этап.
Дополнительно можно указать исполнителя – одного или несколько. Это могут быть, в том числе, и внешние пользователи: подрядчики, внештатники и даже клиенты.
По мере движения к завершению процесса происходят действия, которые требуется фиксировать. Как правило, результат каждого шага — это материальные изменения (отгружен товар, подписан договор и другое) и запись о них, которая хранится в информационной системе. Для этого подходят поля карточки сущностей, которые также легко добавляются и редактируются, как и сами стадии.
Можно назначить обязательные поля на каждой стадии – система не позволит передвинуть процесс дальше без заполнения требуемых полей.
При необходимости можно организовать их хранение в выделенных блоках, соответствующих стадиям.
Главное – вы получаете четкую структурированную базу данных для анализа и фильтрации сделок.
Поля уже структурируют ход движения процесса, но, если остались вопросы у ответственных и исполнителей – этап можно сопроводить инструкцией.
Это удобно реализовать внутри карточки с помощью встроенного конструктора документов. При этом поля, которые вы заполнили на каждом этапе, используются для динамического формировании инструкции, а также других шаблонных документов (счетов или договоров).
Если нужна стандартная общая инструкция – расположите ее во встроенной Базе знаний, создав переходы с заголовка этапа (потребуется доработка в коробочной версии).
Каждый этап процесса можно дополнительно автоматизировать при помощи встроенных роботов – небольших действий по напоминанию, уведомлению руководителя, смене ответственного, автоматической отправке письма.
При этом навыки программирования не нужны – интерфейс интуитивно понятный рядовому пользователю.
Таким образом, Битрикс24 помогает:
- спроектировать и в режиме реального времени начать работать по этапам ваших процессов
- быстро корректировать ошибки, определять роли и ответственность
- прошивать четкие правила и автоматизировать работу для всех участвующих сотрудников
- управлять не на словах, а благодаря четкой систематизации
А в дальнейшем получать отчеты по всем процессам и принимать решения на основании данных.
Мы рекомендуем только те инструменты, которыми пользуемся сами! Поможем вашему бизнесу навести порядок в процессах:
