Вам часто приходится слышать такой вопрос: а зачем проводить инвентаризацию? Нет специальных сотрудников, нанимать со стороны затратно или руководство не хочет тратить на это время.
Бесконтрольность в учете оборудования приводит к следующим последствиям:
- потеря инвентаря;
- затянутый процесс утилизации;
- неравномерное распределение ресурсов между персоналом;
- недостаточная или же, наоборот, избыточная закупка того или иного оборудования.
В данной статье расскажем, как с помощью автоматизации на инструментах Битрикс24 можно создать и использовать новый подход для проведения инвентаризации оборудования в компании. Опишем реальный бизнес-процесс, который мы успешно внедрили и используем в своей компании.
Задачи инвентаризации
Любой успешный бизнес имеет тенденцию к расширению. В первую очередь, это касается штата: чем больше клиентов обслуживает компания, тем больше сотрудников требуется для организации эффективной работы. А прирост сотрудников неумолимо влечет за собой проблему обеспечения оборудованием. Мониторы, ноутбуки, системные блоки, дорогостоящая гарнитура – всё это необходимо фиксировать.
Еще пару лет назад наша компания была небольшой – всего десять сотрудников. Необходимости в автоматизации процесса инвентаризации не возникало. Сейчас в нашем штате числится более тридцати человек. Каждый сотрудник снабжен как минимум одним монитором, системным блоком или ноутбуком и прочим оборудованием, необходимым для продуктивной работы. Итого – более 100 единиц компьютерной техники!
Для нас решение лежало на поверхности: использовать безграничные возможности Битрикс24.
На первом этапе сформировали три ключевые задачи инвентаризации:
- своевременный учет поступившего и утилизированного оборудования;
- эффективное распределение инвентаря между сотрудниками;
- быстрая замена неисправного оборудования на работающую технику.
Выбранный способ реализации: бизнес-процесс. Это просто, дешево, удобно, а главное – надежно!
Процесс инвентаризации
Принцип работы бизнес-процесса по инвентаризации предельно прозрачен. Выбираем ответственного за поступившие материальные единицы. В нашем случае это администратор компании ПУСК, который принимает новое компьютерное оборудование (или фиксирует старое) и вносит первоначальные данные по нему, а именно:
- тип оборудования (ноутбук, монитор, наушники);
- стоимость (за единицу товара);
- дата покупки;
- дополнительные характеристики (уникальный серийный номер).
Далее администратор запускает бизнес-процесс из Живой ленты Битрикс24 на выдачу оборудования ответственному сотруднику.
Также администратор в любой момент может поменять статус инвентаризации оборудования. Если компьютер сломался, его статус изменится на: «На ремонте».
На данный момент реализовано пять статусов инвентаризации:
- в резерве;
- на ремонте;
- закреплен за сотрудником;
- выдача сотруднику;
- утиль.
На этом миссия администратора окончена.
Нужны ли IT-специалисты?
Один из плюсов разработанного бизнес-процесса по инвентаризации: не нужно быть программистом, чтобы разобраться, как это работает. Однако если вы инвентаризуете компьютерное оборудование, то лучше найти человека, который будет разбираться в характеристиках.
В нашем случае это сотрудник отдела поддержки IT-инфраструктуры. Простой бизнес-процесс создает на данного сотрудника задачу: «Необходимо заполнить основные характеристики системного блока/ноутбука/монитора». Сотрудник IT-отдела эту задачу выполняет.
Какие действия потребуются от ответственного за оборудование сотрудника?
Как мы помним, администратор запускает бизнес-процесс на выдачу оборудования сотруднику. Здесь все предельно просто – сотрудник соглашается с тем, что ему нужна новая техника, утверждает документ и при желании пишет краткий комментарий. Оборудование с этого момента закреплено за данным сотрудником.
Если же сотрудник отклоняет документ, также аргументируя это кратким комментарием, новая техника уходит в резерв, ожидая своего часа.
Пока сотрудник не принял решение по поводу оборудования, последнему присваивается статус «Выдача сотруднику».
Процедура списания аналогична выдаче. Администратор запускает бизнес-процесс. Ответственный сотрудник утверждает или отклоняет списание. С этого момента оборудование списано в резерв.
Результатом разработанного бизнес-процесса является заполненный список внутри Битрикс24, состоящий из девяти полей:
- название;
- тип;
- основные характеристики;
- стоимость;
- дата покупки;
- статус;
- ответственный сотрудник;
- комментарий.
Список дает наглядное представление того, какое оборудование, в каком статусе и за кем закреплен. При необходимости его можно выгрузить и распечатать.
QR-код оборудования
Сходу определить, что за модель ноутбука лежит на вашем столе в офисе - MacBook Air или MacBook Pro сложно, а иногда и невозможно. И как определить, кому принадлежит данная техника?
Решение проблемы – QR-код — машиночитаемый код, содержащий информацию об элементе этого кода. Данная информация может включать изображения, музыку, веб-сайты и электронные адреса.
Вишенка на торте: любой современный смартфон с легкостью считывает QR стикер, хранящий в себе всю информацию об интересующем вас оборудовании.
Логика применения QR для нашей задачи предельно проста. Первым делом находим любой удобный для вас сервис по созданию кода. Мы использовали бесплатный. Выбираем тип QR-кода веб-сайт.
Добавляем страницу. В нашем случае это адрес на каждый элемент списка с инвентарными позициями. Выглядит строка адреса так:
В результате добавления каждой позиции списка, получаем набор уникальных QR-кодов, равный количеству инвентаризируемого оборудования.
Вторым шагом распечатываем полученные изображения с кодом на бумагу (мы использовали самоклеющуюся) и крепим их на соответствующее оборудование. В нашем случае первую наклейку на оборудование торжественно наклеил наш технический директор.
Готово!
Теперь любой сотрудник при помощи своего смартфона может отсканировать код с корпоративного инвентаря и узнать о нём всю необходимую информацию, в том числе – кому принадлежит техника. Никаких дополнительных сканеров для этого не требуется.
Переходим через браузер устройства по отсканированному коду на адрес страницы оборудования (в первый раз потребуется выполнить авторизацию для входа на корпоративный портал) и видим подробную информацию по устройству.
Что дает автоматизация процесса инвентаризации?
Все затраченные на организацию автоматизации учета оборудования ресурсы с лихвой окупятся уже в ближайшее время.
- информация по дорогостоящим приборам хранится в структурированном виде.
- компания прежде, чем закупить новое оборудование обратится к списку – может, есть свободное? И на это уйдут считанные секунды.
Преимущества использования нового бизнес-процесса по инвентаризации в нашей компании дали о себе знать уже сразу после внедрения:
- известно точное количество компьютерной техники в компании и его состояние;
- понятно, у какого сотрудника излишнее оборудование и на кого его можно перераспределить;
- денежные средства компании сэкономлены за счет решения вопросов инвентаризации на базе используемой ранее площадки Битрикс24 без привлечения сторонних ресурсов.
Экономическая эффективность от внедрения разработанного бизнес-процесса имеет только положительную тенденцию. Главная бизнес-задача инвентаризации – это не найти крайних в недостаче товара, а обеспечить компанию актуальной информацией об оборудовании.
Бизнес-процесс по инвентаризации с QR-кодом в вашей компании:
Подобная автоматизация выполняется за 25 - 50 часов,
в зависимости от объемов и количества учётного оборудования.
Вы можете также позвонить нам по номеру +7 (495) 118-39-18 или заполнить форму ниже.
