В этой статье мы разберем наиболее частые задачи, с которыми приходится сталкиваться руководителю IT в компании. Расскажем, как можно оптимизировать работу технического направления с помощью инструментов корпоративного портала.
Многообразие корпоративных систем
Одно из ресурсоёмких направлений работ - IT-поддержка корпоративных систем компании в актуальном состоянии (серверы, виртуальные машины) и обновление ПО. Кроме того, необходимо проводить обучение пользователей работе со всеми имеющимися системами, периодический контроль знаний и аттестацию.
Добавляем сюда такие вопросы как:
- защита и безопасность
- документация систем
- мониторинг работы
- резервное копирование
Таким образом, помимо стоимости самого программного обеспечения, часто не учитываются расходы на его содержание, а это очень и очень дорого - от нескольких десятков тысяч до сотен и даже миллионов. Разнородность порождает кратные коэффициенты на эту статью расходов. Зачастую эти системы никак не связаны друг с другом, что влечет за собой дополнительные затраты на взаимную интеграцию.
Отдельный случай - когда в вашем «зоопарке» есть диковинный «зверь» - уникальная система, которая написана специально для компании особо ценными разработчиками - и она критична для ведения бизнеса. Отказаться от нее нельзя, потому что её возможностями пользуются, а затраты на переписывание с нуля велики. Регулярно мы сталкиваемся с ситуацией, когда генеральный директор находится практически в заложниках у администратора (программиста), который «рулит» подобной системой.
Сложность управления людьми и постоянная нехватка ресурсов
Типовые задачи IT руководителя, связанные с персоналом:
- Необходимо содержать штат своих разноплановых специалистов, а так как грамотный IT-директор должен резервировать критичные ресурсы - то каждому нужна пара.
- Развитие сотрудников - также, как и с обновлением ПО, их нужно поддерживать в актуальном состоянии.
- Взаимодействие с большим количеством подрядчиков на выполнение разовых и постоянных работ.
Часто ИТ-директора вырастают из рядовых технических специалистов. Часть из них испытывают определенные проблемы в человеческих коммуникациях - просто такой склад ума, а общаться необходимо не только с подшефными подразделениями. Руководители компании требуют выполнения бизнесовых задач. Фиксация проектов, планов, выработки ИТ-подразделения - частая боль для CIO.
Отсутствие единой системы внутреннего взаимодействия (или устаревшая система)
Часто именно для себя любимых не хватает времени и ресурсов – IT-шники обычно свою автоматизацию оставляют на потом. А между тем система внутреннего взаимодействия между сотрудниками позволяет управлять подразделением организации и отчитываться за работу снаружи.
Какие модули внутренней автоматизации обычно востребованы:
- HelpDesk. Многие по привычке используют почту, мессенджеры, а кто-то предоставляет сервис по телефону. Отсутствие или несовременная система учета обращений пользователей - частая IT-проблема.
- Управление проектами. Необходимая часть организации потоков информации практически в любом департаменте IT и не только.
- Время и задачи. Даже учет повседневных дел требует продвинутого таск-трекера для контроля поручений и рутинных задач.
- Аналитика. Правильный CIO должен предоставлять сводную информацию по данным, используемым в своем подразделении и в компании в целом.
Как следствие пунктов выше – «лоскутная» автоматизация, много ручного труда, сильная зависимость от отдельных сотрудников, неудовлетворенность результатами IТ со стороны руководства и внутренних заказчиков. Огромное количество запросов от бизнеса – их всегда больше, чем возможностей их реализовать, порождает вечный аврал и выгорание руководителя IT.
Какой инструмент закроет задачи IT-руководителя?
Наша работа предполагает общение с руководителями разных подразделений. В разговоре с CIO мы слышим следующие пожелания:
- Получить платформу, которая позволит уменьшить «зоопарк из систем».
- Получить большое количество готовых решений под ключ, чтобы быстрее удовлетворять запросы пользователей.
- Оптимизировать расходы, чтобы не покупать, не поддерживать и не интегрировать множество различных или дублирующих друг друга решений.
- При необходимости привлекать аутсорсинг, и при этом не быть зависимым от конкретного подрядчика, иметь возможность его замены в случае необходимости.
В качестве интересного решения, которое отвечает многим требованиям выше, рассмотрим систему Битрикс24. Она предлагает заменить большое количество систем и специалистов, которые их обслуживают, единым корпоративным порталом:
- Довольно скромные требования по железу.
- Встроенная система обновлений.
- Наличие курсов для пользователей и администраторов.
- Встроенные системы резервного копирования.
- Постоянно обновляемая документация.
- Сертификация и высокая степень защиты.
- Продвинутые средства мониторинга.
Это стандартизированная система – в мире сейчас более 12 тысяч партнеров, чьи сотрудники прошли аттестацию у вендора по работе с Битрикс24. В первую очередь это независимость от внутренних разработчиков. Также вы сразу получаете систему обучения сотрудников - курсы типовые и открыты для всех.
Портал дает возможность CIO быстро удовлетворить запросы многих внутренних заказчиков компании:
- Все сотрудники получают единое информационное пространство для общения и получения ключевой информации о компании.
- HR получает инструмент для взаимодействия с сотрудниками.
- Маркетинг получает возможность создания лендингов, систем рассылки, а главное сквозной аналитики по каналам, сразу интегрированной в CRM.
- Руководитель отдела продаж получает CRM, интегрированную с сайтом и телефонией, с возможностью управления продажами, контролем работы своих сотрудников, единым колл-центром.
- Руководитель проектного офиса получает возможность управления проектами - задачи, хранение документов, обсуждения и коммуникации.
Сам CIO с Битрикс24 получает:
- Решение множества запросов на автоматизацию бизнес-процессов без использования ресурсов программистов.
- Экономию ресурсов - лицензируется, развертывается и поддерживается один продукт, закрывающий множество задач.
- Уменьшение зависимости от разработчиков.
- Возможность отказаться от поддержки устаревшего ПО.
- Стабильность - система поддерживается множеством партнеров, их можно сменить.
- Сохранность данных - коммерческая информация хранится внутри компании.
- Экономия времени - нет необходимости нанимать и обучать персонал – развертывание, поддержка самой платформы и доработки выполняются на аутсорсинге.
- Инструменты и решения для проведения собственной автоматизации: готовый helpdesk, управление задачами, модуль экстранет для взаимодействия с подрядчиками.
- Дополнительная экономия - можно обучить собственного нетехнического специалиста (из поддержки) настраивать модули системы и бизнес-процессы, что дает дополнительную оперативность, снижение затрат.
Вот, что говорит Евгений Ильченко, технический директор компании Рубраслет, использующий Битрикс24 для решения своих задач:
Мы выбрали Битрикс24 в качестве единой системы работы коммерческого блока и автоматизации процессов непосредственно производства – сделка от продаж переходит в производственный заказ. Весь процесс глубоко автоматизирован по всем стадиям – от планирования до сводных отчетов и дашбордов.
Также наши сотрудники пользуются:
Задачами и календарями.
Чатами и живой лентой.
Корпоративной базой знаний.
Онлайн-чатом на сайте и многими другими возможностями корпоративного портала.
Одним из главных преимуществ использования корпоративного портала является сквозной поиск по любой сущности Битрикс24 – все происходит в одном окне.
По предварительным подсчетам, затраты на содержание разнородных систем и взаимную интеграцию друг с другом закрывающих все эти потребности, составили бы не менее двухсот тысяч рублей ежемесячно.
Сейчас мы платим:
25 тыс. в месяц за хостинг (у нас действительно очень много информации и бизнес-процессов завязано на Битрикс24, обычно стоимость хостинга меньше).
20 тыс. в месяц за сопровождение и помощь по работе портала.
2,5 тыс. в месяц за продление лицензии Битрикс24 (разовый платеж за льготное продление 30 тыс. в год).
Итого менее 50 тыс. в месяц за поддержку единой консолидированной системы, на основании которой держится весь наш бизнес.
Будьте правильным IT-директором - предлагайте бизнесу современные решения, экономьте бюджет компании на автоматизацию. А главное - свои нервы и время – пора работать по-новому!
