Любой бизнес постоянно стремится к максимальной эффективности, и системная интеграция становится необходимостью. Объединение возможностей СБИС и Битрикс24 позволяет не только автоматизировать рутинные процессы для менеджеров, но и ускорить взаимодействие с клиентами.
Мы провели такую интеграцию для нашего клиента, который занимается продвижением продукции московских производителей на зарубежные рынки. Поскольку компания стремится к повышению прозрачности своих бизнес-процессов, она внедряет современные технологии для управления документацией. Это включает автоматизацию документооборота, подготовку и проверку всех актов о выполненных работах, а также использование электронной подписи, что позволяет ускорить обработку данных и снизить вероятность ошибок.
В этой статье мы рассмотрим частный случай двусторонней интеграции СБИС и Битрикс24.
Зачем нужна интеграция Битрикс24 и СБИС?
Наш клиент, стремясь максимально автоматизировать процесс обработки документов, в начале взаимодействия с контрагентами уточняет удобный для них способ подписания счетов и актов о выполненных работах. Это может быть:
- Физическая подпись. В таком случае документы отправляются контрагенту на подпись в бумажном виде по почте
- Электронная цифровая подпись. В таком случае документы отправляются контрагенту на подпись после принятия приглашения в системе СБИС
Однако клиента не устраивала работа в режиме двух окон: в системе Битрикс24 и СБИС. Изначально сценарий подписания документов выглядел следующим образом: менеджер обрабатывал заявку от клиента в Битрикс24, затем вручную переключался в СБИС для отправки актов о выполненных работах на подпись. После получения подписанного документа менеджер снова возвращался в Битрикс24 для обновления статуса сделки и дальнейшего хранения документации.
Этот процесс был не только времязатратным, но и увеличивал риск возникновения ошибок из-за постоянного переключения между системами. Клиенту требовалась максимальная автоматизация и упрощение процесса, чтобы исключить необходимость постоянного переключения между системами.
Решение, которое требовалось клиенту: интеграция, которая позволила бы менеджерам компании работать исключительно в Битрикс24. При этом все операции с документами должны были синхронизироваться с информацией в СБИС, включая автоматическую отправку документов на подпись, получение уведомлений о статусе подписания и обновление информации в CRM-системе без дополнительных действий со стороны пользователя.
Реализация сценария интеграции CRM со СБИС
В первую очередь мы реализовали связь между системой Битрикс24 и СБИС и создали реестр актов. Помимо этого, мы настроили цифровизацию процесса работы с актами как в бумажном, так и в электронном виде.
Реализованный нами механизм обмена документацией позволил:
- добавлять пользователей в специально созданную отдельную группу по работе с актами
- формировать акты, создав отдельную запись, связанную со Сделкой в CRM
- просматривать список актов со статусами и фильтрацией
- отмечать для каких продуктов необходимо сформировать акт в карточке Сделки
- просматривать список всех актов в карточке Компании
- просматривать список сделок без актов
Реализованная нами функциональность не конфликтует с действующими возможностями системы. Решение не допускает тупиковых сценариев, а также не требует дополнительных вмешательств администраторов системы
Рассмотрим сценарий работы менеджера компании после проведения интеграции.
Сценарий работы с Битрикс24, после синхронизации со СБИС
Сценарий работы с актами после интеграции Битрикс со СБИС в компании следующий:
- Менеджер создает акт о выполненных работах на стадии «Подготовка акта»
- После того, как менеджер составит акт и при переходе сделки в стадию «Одобрено комиссией», контрагенту автоматически направляется письмо со ссылкой на CRM-форму. В данной форме контрагенту необходимо выбрать способ обмена актами, а также указать данные для электронного обмена документами (оператор и идентификатор ЭДО) при выборе данного способа подписания актов
- Если контрагент не заполнил форму, ответственному за сделку менеджеру через 3 дня приходит уведомление с необходимостью связаться с контрагентом и уточнить данные по актам
- После того как контрагент заполнит форму, ответственному за сделку в CRM направляется уведомление о получении ответа от заявителя.
- Менеджер также может самостоятельно направить письмо контрагенту со ссылкой на CRM-форму из карточки Сделки
- В процессе обработки заявки менеджер может выбрать, каким способом контрагенту будет направлен акт: посредством e-mail, в бумажном виде или через ЭДО
- Акт формируется только из Сделки. Менеджер самостоятельно заполняет или изменяет поле с данными для ЭДО
- Менеджер может выбрать следующие типы Актов:
- Бумажный акт для ИП
- Бумажный акт для юридических лиц
- Электронный акт для ИП
- Электронный акт для юридических лиц
Далее сценарий зависит от того, какой тип акта выбрал контрагент.
Если контрагент выбрал способ обмена актами в бумажном виде:
- Менеджер создает в CRM акт (в специально созданном для этого смарт-процессе). В акте при этом указывается свойство документа в отдельном пользовательском поле – «Тип акта: Бумажный».
- Менеджер загружает копию распечатанного и подписанного акта в CRM и меняет статус акта на «Подписан с нашей стороны».
- Менеджер направляет акт контрагенту. При этом он указывает статус акта на «Акт направлен заявителю». Стадия Сделки автоматически переходит в статус «Акт направлен Заявителю».
- Если акт, направленный контрагенту, получен в течение 5 рабочих дней, то менеджер загружает подписанный акт в карточку акта. При этом указывается статус акта - «Акт получен и подписан». Сделка переходит на стадию «Услуга оказана».
- Если акт, направленный контрагенту, не был загружен в течение 5 рабочих дней, то менеджеру автоматически ставится задача «Указать статус акта». Результатом этой задачи может быть два сценария:
- Менеджер связывается с клиентом. Если с актом все в порядке, но клиент не планирует в ближайшее время подписывать его, то менеджер меняет статус акта на «Акт принят, но не подписан заявителем». При этом стадия сделки переходит в статус «Услуга оказана»
- Менеджер связывается с клиентом. Если к акту есть замечания, то менеджер меняет статус сделки «Услуга оказана, есть замечания», а статус акта на «Отказ от подписания»
Если контрагент выбрал способ обмена актами в электронном виде:
- CRM вносит данные об операторе, идентификаторе и выборе способа получения Акта в соответствующие поля карточки акта. В акте при этом указывается свойство документа в отдельном пользовательском поле – «Тип акта: Электронный».
- Менеджер формирует акт. Статус акта меняется на «Акт направлен заявителю». Сформированный акт на основе данных CRM-системы автоматически направляется в СБИС, готовый к подписанию.
- После подписания контрагентом акта в СБИС в карточке Сделки статус автоматически меняется на «Акт направлен заявителю», а в карточке акта статус меняется на «Акт направлен заявителю».
- CRM при смене статуса акта на «Акт направлен заявителю» начинает отслеживать факт подписания акта контрагентом. Если контрагент подписывает акт через ЭДО, в CRM сменяется статус Акта на «Акт получен и подписан». Стадия сделки меняется на «Услуга оказана».
- Если уведомление о подписании акта не приходит в CRM в течение 5 рабочих дней после отправки, то менеджеру автоматически ставится задача «Указать статус акта». Результатом этой задачи может быть два сценария:
- Менеджер связывается с клиентом. Если с актом все в порядке, но клиент не планирует в ближайшее время подписывать его, то менеджер меняет статус акта на «Акт принят, но не подписан заявителем». При этом стадия сделки переходит в статус «Услуга оказана»
- Менеджер связывается с клиентом. Если к акту есть замечания, то менеджер меняет статус сделки «Услуга оказана, есть замечания», а статус акта на «Отказ от подписания»
Таким образом, интеграция Битрикс24 со СБИС упростила и автоматизировала процесс работы с документами для нашего клиента. Теперь менеджеры могут сосредоточиться на более важных задачах, не отвлекаясь на рутинные операции и минимизируя риск ошибок. Благодаря автоматической синхронизации данных и удобному интерфейсу, компания смогла повысить прозрачность и эффективность своих бизнес-процессов.
Эта интеграция является отличным примером того, как современные технологии могут трансформировать бизнес, делая его более гибким и адаптивным к изменениям рынка. Мы продолжаем работать над улучшением наших решений, чтобы предлагать клиентам эффективные инструменты для достижения целей.
Если у вас есть вопросы или вы хотите узнать больше о возможностях интеграции Битрикс24 с другими системами, пожалуйста, свяжитесь с нами. Мы будем рады помочь вам оптимизировать ваши бизнес-процессы и достичь новых высот в вашем бизнесе. Звоните по телефону
