Любой бизнес постоянно стремится к максимальной эффективности, и системная интеграция становится необходимостью. Объединение возможностей СБИС и Битрикс24 позволяет не только автоматизировать рутинные процессы для менеджеров, но и ускорить взаимодействие с клиентами.
Мы провели такую интеграцию для нашего клиента, который занимается продвижением продукции московских производителей на зарубежные рынки. Поскольку компания стремится к повышению прозрачности своих бизнес-процессов, она внедряет современные технологии для управления документацией. Это включает автоматизацию документооборота, подготовку и проверку всех актов о выполненных работах, а также использование электронной подписи, что позволяет ускорить обработку данных и снизить вероятность ошибок.
В этой статье мы рассмотрим частный случай двусторонней интеграции СБИС и Битрикс24.
Зачем нужна интеграция Битрикс24 и СБИС?
Наш клиент, стремясь максимально автоматизировать процесс обработки документов, в начале взаимодействия с контрагентами уточняет удобный для них способ подписания счетов и актов о выполненных работах. Это может быть:
- Физическая подпись. В таком случае документы отправляются контрагенту на подпись в бумажном виде по почте
- Электронная цифровая подпись. В таком случае документы отправляются контрагенту на подпись после принятия приглашения в системе СБИС
Однако клиента не устраивала работа в режиме двух окон: в системе Битрикс24 и СБИС. Изначально сценарий подписания документов выглядел следующим образом: менеджер обрабатывал заявку от клиента в Битрикс24, затем вручную переключался в СБИС для отправки актов о выполненных работах на подпись. После получения подписанного документа менеджер снова возвращался в Битрикс24 для обновления статуса сделки и дальнейшего хранения документации. Кроме того, необходимо было вручную отслеживать статус подписания документов в СБИС и синхронизировать эту информацию в Битрикс24, что требовало постоянного мониторинга обеих систем.
Этот процесс был не только времязатратным, но и увеличивал риск возникновения ошибок из-за постоянного переключения между системами. Клиенту требовалась максимальная автоматизация и упрощение процесса, чтобы исключить необходимость постоянного переключения между системами.
Решение, которое требовалось клиенту: интеграция, которая позволила бы менеджерам компании работать исключительно в Битрикс24. При этом все операции с документами должны были синхронизироваться с информацией в СБИС, включая автоматическую отправку документов на подпись, получение уведомлений о статусе подписания и обновление информации в CRM-системе без дополнительных действий со стороны пользователя.
Реализация сценария интеграции CRM со СБИС
В первую очередь мы реализовали связь между системой Битрикс24 и СБИС и создали реестр актов. Помимо этого, мы настроили цифровизацию процесса работы с актами как в бумажном, так и в электронном виде. Важно отметить, что данное решение было реализовано посредством прямого взаимодействия Битрикс24 и СБИС, без использования сторонних приложений и подписок.
Реализованный нами механизм обмена документацией позволил:
- добавлять пользователей в специально созданную отдельную группу по работе с актами
- формировать акты, создав отдельную запись, связанную со Сделкой в CRM
- просматривать список актов со статусами и фильтрацией
- отмечать для каких продуктов необходимо сформировать акт в карточке Сделки
- просматривать список всех актов в карточке Компании
- просматривать список сделок без актов
Реализованная нами функциональность не конфликтует с действующими возможностями системы. Решение не допускает тупиковых сценариев, а также не требует дополнительных вмешательств администраторов системы
Рассмотрим сценарий работы менеджера компании после проведения интеграции.
Сценарий работы с Битрикс24, после синхронизации со СБИС
Сценарий работы с актами после интеграции Битрикс со СБИС в компании следующий:
- Менеджер создает акт о выполненных работах на стадии «Подготовка акта»
- После того, как менеджер составит акт и при переходе сделки в стадию «Одобрено комиссией», контрагенту автоматически направляется письмо со ссылкой на CRM-форму. В данной форме контрагенту необходимо выбрать способ обмена актами, а также указать данные для электронного обмена документами (оператор и идентификатор ЭДО) при выборе данного способа подписания актов
- Если контрагент не заполнил форму, ответственному за сделку менеджеру через 3 дня приходит уведомление с необходимостью связаться с контрагентом и уточнить данные по актам
- После того как контрагент заполнит форму, ответственному за сделку в CRM направляется уведомление о получении ответа от заявителя.
- Менеджер также может самостоятельно направить письмо контрагенту со ссылкой на CRM-форму из карточки Сделки
- В процессе обработки заявки менеджер может выбрать, каким способом контрагенту будет направлен акт: посредством e-mail, в бумажном виде или через ЭДО
- Акт формируется только из Сделки. Менеджер самостоятельно заполняет или изменяет поле с данными для ЭДО
- Менеджер может выбрать следующие типы Актов:
- Бумажный акт для ИП
- Бумажный акт для юридических лиц
- Электронный акт для ИП
- Электронный акт для юридических лиц
Далее сценарий зависит от того, какой тип акта выбрал контрагент.
Если контрагент выбрал способ обмена актами в бумажном виде:
- Менеджер создает в CRM акт (в специально созданном для этого смарт-процессе). В акте при этом указывается свойство документа в отдельном пользовательском поле – «Тип акта: Бумажный».
- Менеджер загружает копию распечатанного и подписанного акта в CRM и меняет статус акта на «Подписан с нашей стороны».
- Менеджер направляет акт контрагенту. При этом он указывает статус акта на «Акт направлен заявителю». Стадия Сделки автоматически переходит в статус «Акт направлен Заявителю».
- Если акт, направленный контрагенту, получен в течение 5 рабочих дней, то менеджер загружает подписанный акт в карточку акта. При этом указывается статус акта - «Акт получен и подписан». Сделка переходит на стадию «Услуга оказана».
- Если акт, направленный контрагенту, не был загружен в течение 5 рабочих дней, то менеджеру автоматически ставится задача «Указать статус акта». Результатом этой задачи может быть два сценария:
- Менеджер связывается с клиентом. Если с актом все в порядке, но клиент не планирует в ближайшее время подписывать его, то менеджер меняет статус акта на «Акт принят, но не подписан заявителем». При этом стадия сделки переходит в статус «Услуга оказана»
- Менеджер связывается с клиентом. Если к акту есть замечания, то менеджер меняет статус сделки «Услуга оказана, есть замечания», а статус акта на «Отказ от подписания»
Если контрагент выбрал способ обмена актами в электронном виде:
- CRM вносит данные об операторе, идентификаторе и выборе способа получения Акта в соответствующие поля карточки акта. В акте при этом указывается свойство документа в отдельном пользовательском поле – «Тип акта: Электронный».
- Менеджер формирует акт. Статус акта меняется на «Акт направлен заявителю». Сформированный акт на основе данных CRM-системы автоматически направляется в СБИС, готовый к подписанию.
- После подписания контрагентом акта в СБИС в карточке Сделки статус автоматически меняется на «Акт направлен заявителю», а в карточке акта статус меняется на «Акт направлен заявителю».
- CRM при смене статуса акта на «Акт направлен заявителю» начинает отслеживать факт подписания акта контрагентом. Если контрагент подписывает акт через ЭДО, в CRM сменяется статус Акта на «Акт получен и подписан». Стадия сделки меняется на «Услуга оказана».
- Если уведомление о подписании акта не приходит в CRM в течение 5 рабочих дней после отправки, то менеджеру автоматически ставится задача «Указать статус акта». Результатом этой задачи может быть два сценария:
- Менеджер связывается с клиентом. Если с актом все в порядке, но клиент не планирует в ближайшее время подписывать его, то менеджер меняет статус акта на «Акт принят, но не подписан заявителем». При этом стадия сделки переходит в статус «Услуга оказана»
- Менеджер связывается с клиентом. Если к акту есть замечания, то менеджер меняет статус сделки «Услуга оказана, есть замечания», а статус акта на «Отказ от подписания»
Таким образом, интеграция Битрикс24 со СБИС упростила и автоматизировала процесс работы с документами для нашего клиента. Теперь менеджеры могут сосредоточиться на более важных задачах, не отвлекаясь на рутинные операции и минимизируя риск ошибок. Благодаря автоматической синхронизации данных и удобному интерфейсу, компания смогла повысить прозрачность и эффективность своих бизнес-процессов.В ходе реализации проекта не удалось реализовать функциональность отправки приглашений в СБИС по API, из-за ограничений в самом API СБИС, который на момент реализации не предоставлял необходимых методов для автоматической отправки приглашений
Эта интеграция является отличным примером того, как современные технологии могут трансформировать бизнес, делая его более гибким и адаптивным к изменениям рынка. Мы продолжаем работать над улучшением наших решений, чтобы предлагать клиентам эффективные инструменты для достижения целей.
Если у вас есть вопросы или вы хотите узнать больше о возможностях интеграции Битрикс24 с другими системами, пожалуйста, свяжитесь с нами. Мы будем рады помочь вам оптимизировать ваши бизнес-процессы и достичь новых высот в вашем бизнесе. Звоните по телефону
