О компании

Международный союз немецкой культуры – общественная организация немцев России, основанная в 1991 году. Объединяет свыше 450 центров немецкой культуры в России. Ежегодно реализует более 500 федеральных, региональных и местных проектов. С 1992 г. входит в состав Межправительственной Российско-Германской комиссии.

Количество офисов: 1 офис в г. Москве
Число сотрудников, работающих в Битрикс24: 18
Тип лицензии Битрикс24: Коробочная версия

Куратор Международного союза немецкой культуры (далее – МСНК) обратилась к нам в апреле 2020 года. Сотрудники компании установили бесплатный тариф и тестировали функциональные возможности Битрикс. В процессе самостоятельного изучения инструментов системы пришли к выводу, что требуется помощь в настройке некоторых модулей и обучении сотрудников. Свой выбор остановили на компании ПУСК.

После краткого брифа с куратором МСНК наши специалисты составили список первоначальных целей:

1. Консультация по покупке домена и подключению SMTP
2. Разворот коробочной версии Битрикс24 на сервере клиента
3. Установка SSL-сертификата
4. Приглашение сотрудников на портал, построение структуры компании
5. Настройка CRM: создание воронок продаж по направлениям работ
6. Настройка карточек сущностей: Сделки, Контакта и Компании
7. Перенос базы контрагентов из облачного портала с сохранением привязки
8. Добавление пользовательских полей и списков
9. Интеграция с почтовым сервисом. Разработка инструкции для сотрудников
10. Первичное обучение сотрудников работе в коробочной версии системы
11. Автоматизация: построение бизнес-процессов для упрощения работы менеджеров
12. Загрузка шаблонов документов

Мы оценили трудозатраты по согласованному плану работ и приступили к реализации.

Разворот коробочной версии и настройка структуры компании

После приобретения коробочной версии Битрикс24 мы приступили к развороту портала на сервере. Стандартно данный этап работ включает в себя пять обязательных шагов:

1. Установка корпоративного портала
2. Исправление возможных ошибок и оптимизация
3. Установка SSL-сертификата для безопасного подключения
4. Установка тестового контура для тестирования будущих обновлений и доработок
5. Исправление возможных ошибок и оптимизация тестового портала

Наши специалисты развернули рабочий портал и настроили его для дальнейших действий. 

Далее сделали бэкап корпоративного портала и установили тестовый контур. Полная копия боевого портала важна при установке официальных обновлений от 1C-Битрикс и проверки доработок.

Структура компании

Следующий этап настройки портала – создание структуры компании и приглашение сотрудников в систему. Куратор компании прислал нам диаграмму иерархии, согласно которой мы составили схему организации:

Далее мы добавили в систему сотрудников, заполнив следующие поля в карточке профиля:

• ФИО
• Должность
• E-mail
• Связь с отделом

Для каждого сотрудника мы сгенерировали пароль для доступа в систему. По итогу реализации составили Excel-файл со всеми сотрудниками и доступами в их Личный кабинет.

Структура компании важна для распределения зоны ответственности каждого сотрудника и настройке прав доступа к инструментам системы Битрикс24.

Настройка CRM

Третий этап настройки портала мы разделили на шесть шагов:

1. Создание воронок продаж по направлениям работ
2. Настройка карточек сущностей: Сделки, Контакта и Компании
3. Перенос базы контрагентов из облачного портала с сохранением привязки
4. Добавление пользовательских полей и списков
5. Первичное обучение сотрудников работе в системе
6. Загрузка шаблонов документов

Мы настроили CRM под логику работы организации. Менеджеры МСНК начали работу в новой системе с привычными этапами ведения клиента:

Дополнительно наши специалисты провели обучение сотрудников основным вопросам: Живая лента, Чат и задачи, Воронки и туннели продаж. 

Теперь работа в CRM-системе оптимизирована: обработка новых лидов упрощена и прозрачна.

Интеграция с почтовым сервисом

Следующий этап настроек – интеграция с почтовым сервисом. Для сотрудников компании подключение почты было приоритетной задачей, после настройки CRM. В организации есть выделенный почтовый сервер.

Мы подключили почтовые ящики сотрудников. Дополнительно провели консультацию по подключению SMTP. Связали почтовые ящики некоторых сотрудников в CRM (создание лидов из входящих писем). Разработали инструкцию для дальнейшей самостоятельной настройки:

После интеграции портала и почтового сервиса скорость обработки заявок повысилась на 20%. При этом, на данный момент портал работает не в полную силу. В дальнейшем после добавления бо́льшего количества сотрудников на портал эффективность обработки лидов планируется увеличить до 30%. 

Автоматизация процессов компании

Заключительный этап настроек по проекту МСНК – автоматизация рутинных процессов и задач на портале.

Мы реализовали четыре бизнес-процесса, упрощающих работу менеджеров в системе:

1. Заполнение анкеты участником по внешней ссылке, при помощи CRM-формы
2. Передача E-mail, адреса и региона контакта в связанный элемент
3. Согласование договоров с контрагентом (юридическое лицо)
4. Перенос поля из карточки Контакта в реквизиты, для корректного заполнения шаблона документа «Бухгалтерский список» (блок с php-кодом):

Благодаря настроенным бизнес-процессам часть задач и действий, не требующих участия менеджеров, выполняется автоматически.

Преимущества от внедрения

Благодаря выполненным настройкам, общественная организация Международный союз немецкой культуры:

• Получила работающую систему, упрощающую обработку заявок
• Хранит все данные клиентов в единой информационной среде Битрикс24
• Обрабатывает поступающие письма в рамках CRM, новые лиды не теряются
• Сортирует все сделки по стадиям, что упрощает их обработку

Мы продолжаем сотрудничество с представителями МСНК. Ежемесячно выполняем регламентные работы по обновлению портала. Впереди – завершающий этап настройки Битрикс24, включающий в себя сложную автоматизацию с доработками системы.