Внедрение любой системы учета рано или поздно сталкивается с проблемой правильного представления данных. Цифры есть, сотрудники их дисциплинировано заполняют, но отсутствует удобная визуализация. Как следствие — невозможно принять нужные решения на основании данных. А если решения касаются клиентов — самой важной части бизнеса?
В работе компании, которая оказывает услуги, выполняет проекты, важно понимать — каким именно заказчикам, какого типа услуги и в каком объеме оказываются. Для внутреннего учета подходит аналитика часов по задачам сотрудников, о ней подробнее читайте в отдельной статье. Мы решили сделать похожее представление и для внешнего учета. Все данные у нас были, вывод дашборда в виде полосок плана нас полностью устраивал, и в итоге удалось собрать такой интересный отчет по клиентам:
В отличие от дашборда по сотрудникам, в отчете по клиентам оформление стало более наглядно и насыщено с точки зрения цветовой гаммы. На полосках графика используется заполнение цветом карточки выполненной задачи, исходя из ее типа.
Дополнительные функции клиентского отчета по выполненным работам:
- Компания выводится с фотографией ответственного за нее (аккаунт-менеджера) и возможностью перейти в карточку сущности CRM, кликнув по заголовку.
- Полоски и цифры показывают соотношение каждого типа услуг, оказанных компании.
- Дополнительный признак «поддержка» дает понимание, что работы оказывались в рамках договора сопровождения и дополнительной оплаты не предусматривают.
- Возможность раскрыть детально каждую цифру, представленную в отчете.
- Штатный фильтр позволяет выбрать нужный период для вывода данных.
- Мы существенно расширили этот фильтр, добавив поле ответственный — так, например, аккаунт может посмотреть только свои компании. Добавили сразу и поле привязки к CRM — можно будет выбрать только нужную компанию.
Отдельно остановимся на поле «Тип подсчета». Некоторые наши клиенты платят за факт потраченных часов — не важно, завершена ли задача в этом месяце или работы по ней еще продолжаются. Часть наших клиентов оплачивают работу только по завершенным задачам, а кто-то платит за закрытые задачи только по предварительно оценённому времени. В итоге, чтобы не путаться в цифрах, сделали три различных представления:
- Затраченные часы – считаем все время, что уже потрачено на выполнение задачи, и не важно, завершена она на момент подсчета или еще выполняется.
- По закрытым задачам (факт) — здесь считаем количество потраченных часов из уже закрытых задач.
- По закрытым задачам (план) — считаем количество согласованных часов с клиентом, по которым и будет проводиться оплата.
Разные представления используются в том числе для оценки расхождений плана с фактом.
Графики помогают сделать выводы и понять:
- Кто из клиентов нагружает более дорогие ресурсы и в каком объеме.
- Насколько экономически оправдана услуга поддержки и не пора ли ее индексировать для отдельных клиентов.
- Насколько стабильно клиент заказывает доработки.
- Какие способы работы с клиентом (по факту или по плану) приводят к повышению эффективности.
- И наконец - на каких клиентах мы реально зарабатываем, а кто от месяца к месяцу тянет нас вниз?
Data-driven подход (подход к управлению, основанный на данных) — единственно верный метод в принятии решений для любой организации. Битрикс24 обладает прекрасными встроенными инструментами по учету задач и времени — достаточно небольшой, но аккуратной доработки для представления разбросанных цифр в едином лаконичном интерфейсе и выработки нужных решений на их основании.
Для составления оценки затрат на сбор отчета внутри вашей коробочной версии Битрикс24 оставьте заявку в форме. Мы свяжемся для уточнения деталей и проработки решения.Создание подобного отчета по клиентам требует существенного анализа текущей CRM и учета задач в ней: нарисовать картинку — не проблема, важно согласовать единый подход к учету времени. Итоговая стоимость решения 39 900 руб. (возможны индивидуальные нюансы).
Остались вопросы по отчету? Обратитесь за уточнениями к нашим менеджерам по телефону +7 (495) 118-39-18. Вы также можете записаться на демонстрацию описанной настройки на нашем портале — услуга бесплатная.
