В условиях перехода на удаленную работу многих руководителей и собственников стал мучить вопрос – чем занимаются наши сотрудники в рабочее время? Он мучил их еще и в офисе, но теперь все стало совсем серьезно. Вариантов отвлечься дома все больше, а возможностей контроля все меньше. Не будем рассматривать совсем варварские способы: установка камер или периодические снимки экранов монитора (реально такие методы применяются). Нужно сохранить отношения доверия в команде, но при этом понять эффективность работы сотрудника и его загрузку.
Портал Битрикс24 дает большие возможности по координации совместной работы – множество инструментов для любой сферы бизнеса. Основной – это задачи со встроенным счетчиком учета времени!
От сотрудника достаточно нескольких минут в день на запуск кнопки таймера, для фиксации времени по выполняемым задачам. Компания же получает в итоге полную картину загрузки менеджера, отдела и производственного процесса в целом. Подобный отчет не требует использования дополнительных инструментов, составления ручных отчетов – вы работаете в одной среде внутри вашего портала.
В некоторых компаниях строгая система контроля, а подобные автоматические отчеты позволят держать руку на пульсе.
Для нас система трекинга рабочего времени это:
Дашборд – Таймер текущей занятости
Для получения информации о том, кто из сотрудников и какую задачу сейчас выполняет, мы собрали дашборд, визуализирующий занятость в режиме реального времени внутри портала Битрикс24:
Единый список показателей по сотрудникам в виде плиток с цветами светофора сигнализирует нам:
- Зеленый цвет – сотрудник выполняет клиентскую задачу. Система идентифицирует ее по привязке к CRM. Данный тип задачи в нашей работе считается более приоритетной (здесь мы зарабатываем деньги).
- Желтый цвет – выполняется внутренняя задача: обучение, заточка своих инструментов, задачи развития и любые дела компании.
- Красный цвет – таймер учета времени не запущен.
Дополнительные возможности дашборда текущей занятости:
- Показывает время работы по задаче с момента ее последнего запуска. В случае с красным цветом – сколько уже не запускался таймер. Удобно контролировать простой и видеть участки, когда сотрудник «завис» с решением задачи.
- Кликабельные данные – можно перейти контекстно к выполняемой задаче, к сотруднику в профиль и к отображаемой в задаче компании – в карточку CRM.
- Список отображаемых на дашборде сотрудников настраивается в админке. Помимо специалистов производства, у нас учитывают время и аккаунты, и маркетологи.
- Автоматически исключаются из отчета сотрудники, ушедшие в отпуск. Если был запущен бизнес-процесс на отпуск, и информация попала в график отсутствия – сотрудник в отчете не выводится.
Мы начали практиковать этот инструмент еще в офисе до перехода на дистанционный режим работы – выводили на большой экран дашборд с таймерами, и все видели, чем каждый занимается в конкретный момент времени. На удаленке инструмент стал просто находкой – понимаешь, кого можно отвлечь сейчас, а кого лучше не дергать. Видно, что сотрудник сейчас трудится над сложной клиентской задачей, занят обучением или заточкой внутренних инструментов.
Отчет по затраченным часам
Для детализации работы по каждому сотруднику у нас собрана отдельная сводная таблица данных – отчет по часам. Через фильтр нужного промежутка времени выводится информация по объему затраченных часов и шкала выполнения плана. Сюда собирается информация по выполняемым задачам, где была фиксация времени по таймеру, запущенному через кнопку или отмеченного вручную.
- Зеленые и желтые полоски показывают процент времени, затраченного на клиентские и внутренние часы соответственно.
- Есть разделение по запущенным часам через кнопку «Начать учет моего времени» и проставленным вручную.
- В каждую цифру можно перейти и получить нужную детализацию.
Дополнительные возможности отчета по затраченным часам:Особенно интересны общие результаты: когда за месяц перелопачены тысячи часов - кликается цифра и появляется понимание, куда они все ушли, как распределились.
- Ежемесячная полоска строится из расчета планируемой загрузки в день (настраивается в админке) и количества рабочих дней в месяце.
- Учитываются отсутствия и праздничные дни (системные в Битрикс24).
- Привычный системный фильтр по любому периоду.
Все лаконично и максимально приближено к штатному интерфейсу Битрикс24. Это часть нашей общей производственной системы.
Проанализировав данные за пару месяцев трекинга времени, мы пришли к выводу, что у нас идет большое смещение в "желтую зону". Мы учимся, оптимизируемся, но выполняем не так много клиентских часов. С начала лета скорректировали распределение и поднастроили приоритеты, что привело к нужному финансовому результату.
Возвращаясь к вопросу доверия – отчеты по времени и общий дашборд открыты для всех сотрудников компании.
Вместо непринятия «за мной следит руководство, нужно отчитываться по каждому шагу» мы получили прозрачную систему, где даже руководители подразделений фиксируют время, и список выполненных ими задач могут посмотреть подчиненные. Приятный побочный эффект – команда сама начинает выявлять и «выталкивать» неэффективных сотрудников, у которых изо дня в день низкие показатели учета времени и закрытых задач. Это первый шаг на пути к самоорганизующимся командам, благодаря правильным инструментам и метрикам.
Конечно, можно попытаться схитрить – запустить таймер лишний раз или проставить время вручную. Но благодаря полной прозрачности это практически исключено: показатели видят руководители, клиенты и коллеги. Помимо высокой эффективности, мы переходим на другой уровень взаимодействия в работе.
Еще один "удобный момент" из практики – нужно было быстро понять, кто занимает монопольный доступ к серверу клиента. Сотрудник заглянул в дашборд и увидел, кто трудится над задачей клиента, а значит занял ресурс – коллеги мгновенно решили вопрос без долгих перекличек со всеми подряд.
Эти инструменты применимы не только в бизнесе интегратора, web-студии или других коллег из дижитал-мира. У нас уже есть клиенты из сферы юридических услуг, которым настроили подобный отчет с небольшой модификацией. Практически везде, где продается внутреннее время специалистов такие отчеты и дашборды будут полезны.
Готовы повторить решения на вашей коробке Битрикс24.
От вас потребуется доступ на портал вашей коробочной версии Битрикс24 и соблюдение дисциплины у сотрудников по запуску таймера в задачах для фиксации данных.
Остались вопросы? Обращайтесь по контактам компании, продемонстрируем работу отчетов на примере нашего портала и расскажем о деталях доработки.
